Die virtuelle Bewerbungsmappe

Bei Online-Bewerbungen gelten spezielle Regeln

Praxis & Tipps | Praxis

Mehr und mehr Unternehmen setzen heutzutage auf Online-Bewerbungen. Nur wer Soft- und Hardware richtig einsetzt, nutzt seine Chancen im heiß umkämpften Web-Arbeitsmarkt optimal.

Wer als Bewerber einfach seinen zehn Jahre alten Bewerbungstext in die Zwischenablage kopiert und auf der Karriere-Website des Wunsch-Arbeitgebers einfügt, verschenkt wichtige Punkte im harten Wettstreit um den Traumjob. Auch oder gerade bei Online-Bewerbungen sollten Sie besondere Sorgfalt walten lassen.

Stellen Sie Ihre Dokumente entsprechend den Vorgaben des potenziellen Arbeitgebers zusammen. Verlangt dieser eine Kurzbewerbung, werden üblicherweise Anschreiben und tabellarischer Lebenslauf erwartet. Bei einer ausführlichen Bewerbung sollten Sie zusätzlich Kopien Ihrer Zeugnisse beifügen. Eine Initiativbewerbung hat keinen konkreten Bezug zu einem Angebot, das Interesse am anvisierten Unternehmen sollte jedoch klar zu erkennen sein. Ein bisschen Recherche im Internet hilft, das Anschreiben so zu formulieren, dass klar wird, warum man sich gerade bei dieser Firma bewirbt. Überfordern Sie bei spontanen Bewerbungen Ihren Empfänger nicht mit einem Zuviel an Dokumenten, sondern senden Sie nur eine Kurzbewerbung. „In 30 Sekunden Lesezeit sollten Ihre Kernkompetenzen klar zu erkennen sein“, so Marcel Gysin, Managing Partner bei Oprandi Personal Recruiting. „Bewerber sollten ihre Fähigkeiten kurz und prägnant präsentieren, bitte keine langen Briefe.“

Bei Bewerbungsformularen haben Sie keine Wahl: Sie müssen das Anschreiben als eigenständige Datei erstellen. Bei einer Bewerbung per E-Mail können Sie den Text wahlweise in den Mail-Body schreiben oder als Anhang beifügen. Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff, um zu vermeiden, dass Ihre E-Mail vom Spam-Filter des Empfängers aussortiert wird. Der Adressat möchte Ihnen vielleicht nicht auf elektronischem Weg antworten, deshalb ist es wichtig, dass Ihre Mail eine Signatur mit Ihren vollständigen Kontaktdaten enthält, also außer der E-Mail-Adresse auch Telefonnummer und postalische Anschrift. Schreiben Sie Ihre Nachricht im Text-Format – sollte der Empfänger die HTML-Darstellung beim Lesen von E-Mails deaktiviert haben, wird er Ihre Formatierungen nicht oder nur teilweise sehen können. Falls Sie Ihr Bewerbungsschreiben als separate Datei anhängen, sollte diese – wie ein klassischer Bewerbungsbrief – einen vollständigen Briefkopf mit Absender, Empfänger und Betreff haben.

Die Form machts

Achten Sie auch bei Online-Bewerbungen darauf, ein personalisiertes und auf die Stelle zugeschnittenes Anschreiben zu verfassen. Wenn möglich, richten Sie es an einen konkreten Empfänger. Es ist zwar verführerisch, sich mit demselben Text online schnell auf eine große Anzahl von Stellen zu bewerben, aber auch hier sollte gelten: Klasse statt Masse.

Georg Bachmaier, Leiter Recruiting & Personalmarketing bei Microsoft Deutschland, nennt einen der verbreitetsten Fehler: „Formular-Freitextfelder werden für die individuelle Ansprache verwendet, der Lebenslauf aber ist zu allgemein gehalten. Wir bei Microsoft interessieren uns hauptsächlich für den Lebenslauf und die darin aufgeführten Kompetenzen des Bewerbers.“ Ein auf die Wunschstelle zugeschnittener Lebenslauf zeigt, dass ein Bewerber besonderes Interesse an der ausgeschriebenen Stelle hat.

Bauen Sie Ihren Lebenslauf chronologisch absteigend auf, die letzten Stationen in Ihrer Karriere zuoberst, länger zurückliegende weiter unten. Im angelsächsischen Raum ist diese Form längst Standard; sie setzt sich auch bei uns mehr und mehr durch. Sollte die Darstellung Ihrer Vita mehr als zwei Seiten belegen, fassen Sie weniger relevante Abschnitte zusammen. Falls Sie Referenzen beifügen, achten Sie darauf, die Kontaktdaten (Durchwahl, E-Mail) der genannten Personen auf Aktualität zu überprüfen. Bei verschiedenen Diensten können Sie Ihren Lebenslauf hosten lassen und bei Bedarf online darauf zugreifen. Das Karriere-Netzwerk LinkedIn erleichtert dies mit verschiedenen Templates und einer Möglichkeit, den Lebenslauf als PDF-Datei zu exportieren [1].

Nach einer Absage legen Firmen Online-Bewerbungen meist in einer Bewerber-Datenbank ab und gleichen sie bei Bedarf später mit ausgeschriebenen Stellenprofilen ab. Microsoft speichert, das Einverständnis der Kandidaten vorausgesetzt, Bewerbungsprofile in einem fachspezifischen Talent-Pool ab und kontaktiert den Bewerber bei passenden Stellenausschreibungen erneut. „Aber auch Bewerber haben die Möglichkeit, durch Eingabe von Keywords auf unserer Karriere-Website ein Suchprofil abzuspeichern und erhalten passende Angebote dann automatisch zugeschickt“, erläutert Georg Bachmaier. Bei Oprandi kommt ein internes Punktesystem zum Einsatz, nach dem Profile regelmäßig bewertet und auf Aktualität überprüft werden. „Mit Einverständnis der Bewerber behalten wir die Profile bis zur erfolgreichen Vermittlung und auch darüber hinaus“, erklärt Marcel Gysin. Um auch bei solchen Zweit-Kontakten noch den Überblick über versandte Bewerbungen zu haben, sollten Sie diese nach einem einheitlichen System ablegen, zum Beispiel nach Stelle, Firma und Datum.

Formulare geben der Bewerbung den Rahmen vor. Füllen Sie Textfelder nicht direkt im Browser aus – nutzen Sie eine Textbearbeitung und überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. Speichern Sie den Text dann als .txt-Datei ohne Steuerzeichen und Formatierung und fügen Sie ihn anschließend per Copy & Paste ein. So erreichen Sie, dass Dokumente unverfälscht und lesbar beim Empfänger ankommen. Die meisten Websites filtern Formatierungen aus dem Text oder interpretieren diese in speziellen Rich-Text-Feldern – mit mehr oder minder ansehnlichem Erfolg.

Füllen Sie bei Multiple-Choice-Fragebögen den kompletten Fragenkatalog aus, notfalls mit Näherungswerten – die Vollständigkeit der Beantwortung ist auch ein Qualitätskriterium.

Das Format der Wahl

Ob Online-Formular oder Bewerbung per E-Mail: Oftmals gibt der mögliche Arbeitgeber eine maximale Größe – üblicherweise 2 bis 3 MByte – der Dokumente vor. Vermeiden Sie native Formate, konvertieren Sie Ihre Dateien in das PDF-Format, das spart Platz. So ist außerdem sichergestellt, dass der Empfänger diese unabhängig von verwendeter Software oder Betriebssystem öffnen kann. Sowohl Microsoft Office als auch die Open-Source-Büropakete OpenOffice und LibreOffice können PDF-Dateien erzeugen. Falls Sie keine dieser Suiten verwenden und Ihre Textbearbeitung keine PDFs generieren kann, bietet sich PDFCreator an, ein kostenloses Programm, das sich als Druckertreiber im System einbettet (siehe c’t-Link). Durch Senden auf den PDFCreator-Druckertreiber wird ein PDF erzeugt. Die meisten Programme erlauben auch das Speichern im Formatstandard PDF/A. Die so erstellten Dateien sind in Hinsicht auf Langzeitarchivierung zwar strenger genormt, bringen aber bei einer Online-Bewerbung keinen Nutzen und sind zudem größer.

Beim Erstellen von PDF-Dateien sollten Sie nicht nur die Darstellung am Bildschirm vor Augen haben – ein Personaler wird Ihre Unterlagen bei Interesse ausdrucken. Das heißt: Sie sollten die Auflösung von Bildern und Text so wählen, dass die Dateien nicht zu groß werden, aber die Bilder scharf sind. 300 dpi liefern den besten Kompromiss zwischen Größe und Auflösung. Die meisten Programme komprimieren im Dokument eingebettete Bilder nahezu verlustfrei. Die beiden kostenlosen Office-Distributionen bieten als Voreinstellung 90 Prozent an, das ist für Drucke in Normalgröße ausreichend. Sollte das Resultat dennoch unscharf oder die erzeugte Datei zu groß sein, können Sie den Kompressionsfaktor in den Voreinstellungen nachjustieren. Bei Microsoft Word sollte im PDF-Dialog die „Standard“-Einstellung gewählt werden, „Minimale Größe“ eignet sich nur für die Anzeige am Bildschirm.

PDF-Programme unterstützen die Anzeige der 14 Standard-Schriftarten wie zum Beispiel Helvetica. Gebrauchen Sie eine solche, wird das Dokument beim Empfänger so angezeigt und ausgedruckt, wie Sie es formatiert haben. Vermeiden Sie verspielte oder exotische Varianten. Grundsätzlich gilt: Verwenden Sie in allen Dokumenten die gleiche Schrift. Möchten Sie einen etwas ausgefalleneren Font benutzen, binden Sie diesen in das Dokument ein. Bei PDFCreator können Sie dies bei den Einstellungen zum PDF-Format im Reiter „Schriftarten“ festlegen, bei den freien Office-Paketen ist das die Standardeinstellung – leider werden dadurch die Dateien etwas größer. Microsoft bietet im PDF-Optionsdialog an, nicht einbettbare Schriften als Bitmap ins Dokument zu übernehmen.

PDFs enthalten eine Reihe von nicht sichtbaren Metadaten, die einiges über den Bewerber preisgeben. Dokumententitel, Autor und Erstellungsdatum sollten den professionellen Charakter Ihrer Bewerbung unterstreichen, nicht zerstören. PDFCreator erlaubt es, diese Informationen vor dem Speichern zu erfassen. So kann beispielsweise im Autorenfeld der Betriebssystem-Username durch den Vor- und Zunamen ersetzt werden. Möchten Sie die Felder nachträglich ausfüllen oder einen Eintrag ändern, helfen Ihnen dabei Tools wie das kostenlose becypdfmetaedit (siehe c’t-Link).

Ins rechte Licht gerückt

Viele Arbeitgeber verlangen auch bei Online-Stellenausschreibungen „vollständige Bewerbungsunterlagen“, das heißt eine virtuelle Bewerbungsmappe mit digitalisierten Arbeitszeugnissen. Die in Windows integrierte Scanfunktion macht es einem einfach: Die Voreinstellung zum Foto- und Dokumentenscan liefert brauchbare Ergebnisse. Diese unterstützt leider keine Scanner mit Twain-Treiber – hier muss die Einstellung direkt im Twain-Dialog oder in der Digitalisierungs-Software vorgenommen werden. Scannen Sie Ihre Arbeitszeugnisse mit einer Auflösung von 300 dpi. Grautöne sind gegenüber dem reinen Schwarzweiß-Scan zu bevorzugen, um einen Fotokopie-Effekt zu vermeiden. Farbscans erhöhen die Dateigröße unnötig und können bei verschiedenfarbigen Zeugnissen zu einem unruhigen Gesamtbild des Dokuments führen.

Fassen Sie alle Zeugnisse in einer PDF-Datei zusammen – mehrere Bilddateien mit unterschiedlichen Namenskonventionen oder gar Formaten einzusenden macht keinen guten Eindruck. Wenig Kontrolle über das Resultat haben Sie bei Verwendung der Serienscan-Funktion. Besser ist es, eine einzelne Bilddatei zu jedem Zeugnis zu erstellen, diese dann in ein Office-Dokument einzubinden und aus dem Ergebnis ein PDF zu generieren. Stellen Sie das neueste Zeugnis auf die erste Seite und versehen Sie das Dokument mit Seitenzahlen, das macht es dem Empfänger einfacher, dieses rasch zu sichten. Drucken Sie die Datei aus: Ist alles lesbar, haben die Zeugniskopien die gleiche Größe?

Ein gutes Bewerbungsbild kann den Weg zum Vorstellungsgespräch ebnen. Standardgröße ist 65 mm × 45 mm bei einem Seitenverhältnis von 3 : 4. Querformat (4 : 3) wird auch akzeptiert und kann einen interessanten Akzent setzen. Scannen Sie Ihr Bild mit 300 dpi und speichern es als JPEG, so erzielen Sie gute Ergebnisse bei akzeptabler Dateigröße – PNG- oder BMP-Dateien werden oft zu groß. Porträts mit überzeichneten Farben sollten vermieden werden, ebenso unter- oder überbelichtete Fotos. Graustufen können seriöser als Farbscans wirken, grelle Farben entschärfen und ergeben kleinere Dateien.

Sparen Sie nicht an der falschen Stelle und lassen Sie Ihre Bewerbungsbilder von einem Profi schießen – ein Fotograf setzt Sie richtig in Szene. Sie können das Bild vom Fotostudio auch gleich als Datei mitnehmen, so vermeiden Sie Qualitätsverluste beim Scannen. Achten Sie beim Einfügen des Bewerbungsbildes in den Lebenslauf auf die Ausrichtung: Der Blick sollte in Richtung Blattmitte gehen.

Die elektronische Visitenkarte

Die von Ihnen in der Bewerbung angegebene E-Mail-Adresse sollte nur aus Ihrem Vor- und Zunamen bestehen (peter.mueller@provider.com). Bei einem häufig vorkommenden Namen dürfte es Ihnen schwerfallen, diese Kombination bei einem kostenlosen Mail-Provider zu reservieren. Vermeiden Sie es dennoch, Vorschläge der Anbieter, wie „PeterMueller1977“, anzunehmen. Am elegantesten ist eine eigene Mail-Domain – mittlerweile bieten die meisten E-Mail-Dienstleister eine solche preisgünstig an. Damit sind Adressen im Stil von<Name>@<Eigene-Domain.tld> möglich. Früher war dies automatisch auch mit einer eigenen Webpräsenz verbunden, die man pflegen musste. Heute kann man eine Top-Level-Domain (TLD) exklusiv zur Verwendung als Mail-Adresse reservieren; Besucher werden beim Aufruf im Browser zur Seite des Providers weitergeleitet [2].

Nicht wenige Arbeitgeber nutzen soziale Netzwerke, um mehr über ihre Bewerber herauszufinden. So auch Microsoft, verriet uns Georg Bachmaier. Dabei werde weniger nach „verräterischen Partybildern gesucht, vielmehr interessieren Aussagen der Kandidaten, die ihre Einstellung zum Unternehmen und dessen Werten mitteilen.“ Jeder Bewerber sollte sich darüber im Klaren sein, dass Online-Communities öffentlicher Raum sind und Äußerungen aller Art von Personalfachleuten gesehen werden können.

Eine genaue Justierung Ihrer Privacy-Settings in Facebook oder Google+ ist ein Muss und erfordert besondere Aufmerksamkeit. Selektiv posten lässt sich bei Facebook beispielsweise mit dem Einsatz von Listen [3]. Mitgliedschaften in professionellen Netzwerken wie XING oder LinkedIn werden von Personalverantwortlichen positiv bewertet. Unternehmen oder Headhunter nutzen diese Kanäle aktiv, um selbst nach Kandidaten zu suchen. „Allerdings“, so gibt Georg Bachmaier zu bedenken, „sollten von Ihnen hier veröffentlichte Informationen wie beruflicher Werdegang oder Qualifikationen nicht von denen abweichen, die Sie bei der Bewerbung eingereicht haben.“ (gil)

Literatur
  1. [1] Ragni Zlotos, Gut aussehen, Visitenkarte als Infografik, c’t 7/12, S. 162
  2. [2] Urs Mansmann, Postmaster für alle, Die eigene Maildomain für Kleinunternehmen und Familien, c’t 3/12, S. 102
  3. [3] Jo Bager, FAQ: Facebook-Privacy, Datenschutz bei Facebook: Fragen und Antworten, c’t 1/11, S. 116

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Kapitel
  1. Die Form machts
  2. Das Format der Wahl
  3. Ins rechte Licht gerückt
  4. Die elektronische Visitenkarte
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