Raus aus der Cloud-Falle

Kalender, Kontakte, E-Mail unter eigener Kontrolle

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Ein bisschen Cloud muss sein, wenn man mehr als einen Computer oder ein Smartphone benutzt oder mit der Familie oder den Kollegen auf die gleichen Daten zugreifen muss. Doch die naheliegenden, kostenlosen Dienste sind nicht immer die beste Lösung. Es gibt Alternativen, die mehr Freiheit, Flexibilität und Funktionen bringen.

Beim Einrichten eines Smartphones oder Tabletts drängen einen Apple, Google oder Microsoft dazu, ein Konto in der unternehmenseigenen Cloud anzulegen. Nur wenige Handgriffe sind notwendig, schon empfängt das gute Stück E-Mail und teilt Kalender- sowie Adressdaten mit anderen Geräten und Benutzern. Mit der Installation der passenden Cloud-Anbindung auf dem Desktop-PC geht dann meist das Angebot einher, die darauf bereits vorhandenen Daten in den Cloud-Dienst zu importieren. Bequemer geht es kaum.

Im Nachhinein stellt sich dann aber heraus, dass man ein solches Konto nur schwer wieder los wird. Bei Windows Phone 8 zum Beispiel spielt das erste hinterlegte Microsoft-Konto eine so zentrale Rolle, dass man es nur abschütteln kann, indem man das Gerät zurücksetzt, wobei alle Daten und Einstellungen verlorengehen.

Gefangen

Man sitzt also unversehens in der Cloud-Falle. Die Amerikaner kennen viele Begriffe für so etwas: Gated Community oder Walled Garden zum Beispiel. Der erfolgreichste eingezäunte Garten ist derzeit Facebook. Dort sind alle Freunde, der ganze Tratsch, Spiele, Gutscheine für Schnäppchen, Gewinnspiele, Nachrichten und vieles mehr. Viele Nutzer verbringen dort den Großteil ihrer Online-Zeit und konsumieren dabei Werbung, an der Facebook verdient. Nebenbei hat Facebook ein sehr gutes Bild über ihren Freundeskreis und ihre Aktivitäten. Immerhin senden die Facebook-Apps für Mobilgeräte nicht mehr standardmäßig alle Kontakte aus dem Adressbuch zum sozialen Netzwerk hoch.

Der Erfolg von Facebook hat Google zu einer Neuausrichtung bewegt. Sein Kerngeschäft ist eine Suchmaschine, bei der man nur kurz vorbeischaut, um sich zu anderen Webseiten führen zu lassen. Seit einigen Jahren versucht das Unternehmen immer stärker, die Nutzer zum Verweilen in seinem weitläufigen Dienstegarten zu bewegen. Der Freundeskreis in Google+ ist wie bei Facebook der Klebstoff, der die Benutzer besonders fest an all die anderen von Google bereitgestellten Dienste binden soll.

Der hinter der Suche zweiterfolgreichste Google-Dienst ist Gmail. Er bietet Mail, Kontakte, Kalender und etwas versteckt auch Aufgaben. Mail lässt sich per POP abholen und per IMAP verwalten. Google Sync synchronisierte nahezu jede Mobilplattform mit Gmail. Die Protokolle bieten aber keine Werbefläche. Und was nicht Google+ dient, was keine Werbeerlöse einbringt oder was nicht das zarte Pflänzchen Google Enterprise nährt, mit dem zahlende Geschäftskunden angelockt werden sollen, das steht zur Disposition.

Isolation

Sei es zum Spring Cleaning, dem Frühjahrsputz, sei es zu anderen Gelegenheiten: Google stellt regelmäßig Dienste ein oder Funktionen ab, von denen sich das Unternehmen nichts mehr verspricht. Anfang des Jahres traf es Google Sync: Neu angemeldete Geräte (nicht Konten) dürfen nicht mehr mit Googles ActiveSync-Variante auf das kostenlose Gmail zugreifen. Lediglich Windows Phone 8 bekam eine Verlängerung bis Ende Juli eingeräumt.

Im mobilen Bereich, egal ob bei iOS, Android, BlackBerry 10 OS, Windows Phone und Windows RT, ist Exchange ActiveSync (EAS) aber Lingua franca. Darüber werden Mail, Kontakte, Kalender und Aufgaben abgeglichen, und zwar sofort, wenn sich Änderungen im Datenbestand ergeben. EAS unterhält dazu trickreich eine offene TCP-Verbindung zum Server, über die neue Sync-Vorgänge angestoßen werden (Direct Push).

Patentiert hat das allerdings Microsoft. Die Höhe der Lizenzgebühren für die Nutzung von EAS bleibt geheim. Uns verriet Microsoft nur, dass nicht immer Geld fließe, sondern oft Abkommen zur gegenseitigen Freigabe von Patenten getroffen werden. Beispielsweise Kerio, Anbieter von Groupware-Lösungen, hat aber wohl nichts zum Freigeben und muss nach eigenen Angaben Lizenzgebühren zahlen. Diese wird das Unternehmen künftig an seine Kunden durchreichen und gibt die Kosten pro Nutzer mit 1,60 Euro im Jahr an.

Das deutet darauf hin, dass Microsoft jetzt rigoroser kassiert. Davon könnte künftig auch Z-Push betroffen sein, eine Open-Source-Implementierung von ActiveSync, die sich in diverse kostenlose Groupware-Lösungen hineinbasteln lässt.

Stellt Google ActiveSync also wegen der Kosten ein? Wohl kaum. Wahrscheinlicher ist, dass damit Google Enterprise gefördert werden soll. Denn die kostenlosen Google-Dienste sind so gut, dass sie auch von Profis genutzt werden. Die Einstellung von ActiveSync betrifft nur das kostenlose Gmail, zahlende Kunden von Google Apps können ihre Mobilgeräte auch weiterhin damit synchronisieren. Das könnte Nutzer dazu bringen, zu den kostenpflichtigen Google Apps zu wechseln.

Freigang

An den Google Kalender kommt man aktuell auch noch über das offene CalDAV-Protokoll ran, einen wenig geschmeidigen WebDAV-Ableger. Google hat aber bereits erklärt, Entwickler sollten besser sein Calendar-API nutzen. Nur wenn das partout nicht geht, dann gebe es eine Ausnahmegenehmigung. Mit anderen Worten: CalDAV müffelt bei Google schon ein wenig. Ob es eine Ausnahme für Microsoft geben wird, das CalDAV gerade in Windows Phone 8 implementiert, ist unklar.

Im Unternehmensumfeld ist mit der Protokollkombination aus IMAP, CalDAV und CardDAV (für Kontakte) aber sowieso kein Blumentopf zu gewinnen. Dort dominiert als integrierte Lösung Outlook. Leider hat Google auch seine Software Calendar Sync eingestellt, mit der man den Google Kalender mit Microsoft Outlook synchronisieren konnte.

Doch nicht nur Willkür ist ein Grund, sich aus Googles Umklammerung lösen zu wollen. Einen weiteren liefert das Geschäftsmodell: Google nimmt Milliarden mit Werbung ein. Um die Anzeigen möglichst exakt auf die Interessen des jeweiligen Empfängers zuschneiden zu können, führt Google die Daten, die man bei den kostenlosen Diensten hinterlässt, zu Nutzerprofilen zusammen. Europäische Datenschützer kritisieren dies und Google erhielt dafür gerade erst den Negativpreis Big Brother Award in der Kategorie globales Datensammeln.

Nutzer von Gmail, die Personendaten ihrer Kontakte in Googles Cloud senden, begeben sich datenschutzrechtlich auf dünnes Eis. Es besteht aus der Selbstzertifizierung von Google nach dem Safe-Harbor-Abkommen zwischen den USA und der EU. Darin verpflichtet sich Google, die grundlegenden europäischen Datenschutzstandards einzuhalten. Allerdings vermissen Datenschützer bei Safe Harbor eine flächendeckende Prüfung. Googles Erklärung stammt aus dem Jahr 2005 und ist damit am Ablaufen. Außerdem bezieht sich der Teil zu personenbezogenen Daten darin auf Firmen.

Google hat noch ein weiteres Ass im Ärmel: Die erfolgreiche, deutlich strengere SAS-70-Prüfung durch einen US-Wirtschaftsprüfer. Sie bezieht sich jedoch nur auf die kostenpflichtigen Dienste von Google Apps, die Teil von Google Enterprise sind.

Google unterscheidet beim Datenschutz also ebenso wie bei der Einstellung von ActiveSync ganz deutlich zwischen seinen werbefinanzierten und kostenpflichtigen Cloud-Diensten.

Ausbruch

Wenn man Google nicht mehr traut, braucht man eine Alternative. Wir beschränken uns in diesem und dem folgenden Artikel auf kleine Lösungen, also vom Heimanwender mit oder ohne Familie bis zum kleinen Büro. Da viele Nutzer heute eine Reihe mobiler Geräte besitzen, sollten die alle mit der Lösung funktionieren. Die eigene Mail sowie Kalender, Kontakte und Aufgaben sind das absolute Minimum. Besser wird es, wenn man auch Kalender und Mail-Ordner teilen, Aufgaben von anderen mit einplanen, Gruppen bilden und Ressourcen verwalten kann.

Das Beratungsunternehmen Gartner hat dazu den Begriff „Consumerization of IT“ geprägt: Die Grenzen zwischen Arbeits- und privatem Umfeld verwischen zusehends. Was zu Hause funktioniert, soll auch im Büro funktionieren – und zwar nicht nur die Gerätschaften, sondern auch die Dienste dahinter.

Dabei schleicht sich Bequemlichkeit ein; die Geschäftsbedingungen sind schnell weggeklickt, gelesen werden sie nie bis sehr selten. Aber man sollte wenigstens kurz über das Risiko nachdenken. Dazu muss man noch nicht einmal die Datensicherheit und den Datenschutz bemühen. Was ist, wenn das Konto mal nicht erreichbar ist? Wen ruft man an?

Bei kostenlosen Diensten darf man nicht viel Support erwarten. Auch in dieser Hinsicht fällt Google negativ auf. Der Verbraucherzentrale Bundesverband hat das US-Unternehmen abgemahnt, weil eine Mail an die im Impressum von Google aufgeführte Adresse support-de@google.com mit einer automatisch generierten Nachricht beantwortet wird: „Bitte beachten Sie, dass aufgrund der Vielzahl von Anfragen, E-Mails, die unter dieser E-Mail-Adresse […] eingehen, nicht gelesen und zur Kenntnis genommen werden können.“ Microsoft reagiert auf Mails an kunden@microsoft.com zwar auch automatisch, kündigt damit aber eine individuelle Antwort binnen drei Tagen an.

Verlegung

Wer Google verlassen will, aber in der Cloud bleiben mag, der sollte Outlook.com in Augenschein nehmen. Hier kann er mit Outlook arbeiten und seine Mobilgeräte über EAS abgleichen. Outlook.com war mal Hotmail, ist aber mittlerweile komplett überarbeitet. Microsoft verzahnt im neuen Design vier Bereiche: Mail, Kontakte, Kalender und Skydrive. Wer neu einsteigt, bekommt 7 GByte Storage in Skydrive – so viel wie bei Google Drive – und dazu so viel Mail, wie er speichern will. Ein Quota gibt es dort nicht; das kann sich mit einem größeren Erfolg aber ändern.

Als Absender für ausgehende Mails erlaubt Microsoft, ähnlich wie Gmail, auch die Verwendung eigener Domains. Man gibt einfach seine Mail-Adresse ein, Microsoft schickt eine Testmail mit einem Verifizierungslink, klick, fertig. Unter allen so angelegten Aliases und Mail-Adressen kann man einen Default wählen. Mit diesem Absender schickt Outlook.com dann Mails raus, wenn man nichts anderes bestimmt. Der Clou: das funktioniert auch mit mobilen Geräten. Leitet man einen anderen Posteingang auf die Outlook.com-Adresse um, hat man das Postfach in Sekunden mobil nutzbar gemacht. Man kann aber auch Mail-Exchange-Eintrag der eigenen Domain auf Outlook.com umbiegen und bis zu 500 Mailboxen einer Domain dort hosten.

An die Daten auf Outlook.com kommt man per Browser, Outlook 2013, oder – bei älteren Outlook-Versionen – mit dem Hotmail-Connector. Mobile Geräte unterstützt Outlook.com per EAS. Schwierig wird es allerdings am Desktop, wenn man keinen Outlook-Client hat: Es gibt kein IMAP; lediglich POP3 ist nutzbar, aber das hat eher historischen Wert. Bei IMAP argumentierte Microsoft stets, das sei ein veraltetes Protokoll, das ja anders als EAS oder EWS (Exchange Web Services) nur E-Mail könne. Darüber hinaus ist aber auch bei CalDAV und CardDAV Fehlanzeige.

Das bedeutet zusammengefasst: Outlook.com taugt nur für Mobilgeräte, Web-Browser und Windows-Nutzer. Selbst die Mac-Version von Outlook kann mit dem Service nichts anfangen.

Offener Vollzug

Verträgt man noch mehr Microsoft-Medizin, kann man sich Exchange-Postfächer in der Cloud mieten. Unter der Marke Office 365 bietet Microsoft Exchange-Hosting in unterschiedlichen Preisklassen an. Ab 3,93 Euro pro Monat und Nutzer erhält man bereits 25 GByte große Postfächer, auch einzeln. Office 365 gibt es in vielen Spielarten. Bei Bedarf kann man beispielsweise eine Langzeitablage von Mails bekommen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Microsoft entwickelt sich hier von einem Software- zu einem Diensteanbieter.

Interessant wird das Microsoft-Angebot ab Office 365 Small Business Premium. Das kostet pro Benutzer ab 15,23 Euro im Monat oder 148,51 Euro im Jahr. Dabei sind dann außer dem gesamten Exchange-Programm auch Team-Websites und Online-Konferenzen. Dazu bekommt jeder Anwender die neueste Version von Word, Excel, PowerPoint, Outlook OneNote, Access, Publisher und Lync zur Installation auf bis zu fünf PCs oder Macs. Die einfache Variante ohne Office gibt es ab 4,90 Euro pro Monat.

Freiheit

Damit ist das Ende der Cloud erreicht, an dem das Thema des folgenden Artikels anfängt. Er stellt Lösungen für diejenigen vor, die den Cloud-Diensten von Google, Microsoft und Apple ganz entsagen wollen, aber dennoch Kalender, Kontakte und Mail alleine oder mit anderen auf allen Systemen synchron halten möchten.

Das sind in Deutschland gehostete Server, auf denen Exchange oder ein Exchange-Klon läuft. Sie bieten etwa bei Gruppenfunktionen oder der Verwaltung von Ressourcen mehr, als man von Google bekommt. Sie kosten allesamt Geld. Dafür erhält man ein gewisses Mehr an Verlässlichkeit.

Zwar kann auch ein Hoster, den man fürs Bereitstellen einer Groupware bezahlt, ein Produkt einstellen oder Funktionen einschränken, doch in der Regel ändert sich für Bestandskunden dadurch nichts. Die Erfahrung zeigt, dass so lange Geld fließt, auch Leistung erbracht wird – von seltenen Pleiten mal abgesehen.

Wenn Sie sich zum Umzug entschließen, hilft Ihnen der Artikel ab Seite 124 zudem beim Transfer von Kontakten, Kalendereinträgen und Mails. Denn angesichts der vielen Protokolle ist es nicht immer ganz einfach, die Daten aus einem Dienst vollständig und geordnet in einen anderen zu überführen. Außerdem gibt der Artikel wertvolle Tipps, wie man seine Daten aus der Cloud sichert.

Welchen Service man auch immer nutzt, man sollte in jedem Fall dafür eine eigene Domain kontrollieren. Die kann man im Notfall auf einen anderen Anbieter umlenken oder die Dienste selbst bereitstellen. Damit ist das Risiko am geringsten, dass wichtige Funktionen abgeschaltet werden. Dafür hat man aber die ganze Software-Pflege am Hals.

Eine einfache Selbstbaulösung finden Sie ab Seite 128. Sie nutzt OwnCloud, das vornehmlich zur Dateiablage gemacht ist und keine Mail- und Groupware-Funktionen enthält. Dafür lässt es sich problemlos auf einem einfachen Webspace mit ftp-Zugang einrichten, um Termine und Kontakte zu verwalten. (ad)

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