Ganz ohne Druck

Papierlos im Büro und Alltag – ein Selbstversuch

Praxis & Tipps | Praxis

Das Versprechen vom papierlosen Büro ist Jahrzehnte alt, erfüllt hat es sich nie. Dank neuer Technik ist der Traum endlich greifbar – und es lohnt sich: Der Verzicht auf Notizblock, Post, Bücher und Zettel steigert die Produktivität und erleichtert die Organisation.

Vor zehn Jahren bin ich mit einem Experiment gescheitert. Ausgestattet mit Scanner, Tablet PC und einer Software zur Dokumenten-Verwaltung wollte ich mein Studentenleben digitalisieren: Gedanken in Hypertexten strukturieren, Notizen mit Stylus schreiben, Handouts per OCR durchsuchen. Das Experiment währte nicht lange: Die Technik kostete zu viel, das Digitalisieren dauerte zu lang, die Hürden im Alltag lagen zu hoch.

Beim jüngsten Tablet-Test erinnerte ich mich wieder daran und dachte darüber nach, was sich seit 2003 geändert hat: Bahntickets sind auf dem Handy gespeichert, die Steuererklärung auf dem PC, die Signatur auf dem Personalausweis. Tablets kosten weniger als Notebooks und Texte scannt jedes Smartphone. Der Alltag ohne Papier scheint in greifbare Nähe gerückt. Doch um das zu beweisen, musste ich das Experiment wiederholen.

Versuchsaufbau

Video: Papierlos für 4 Wochen

Knapp eine Vierteltonne Papier wird in Deutschland jährlich pro Kopf verbraucht. Auch ich bin schuld daran, ich lese leidenschaftlich gern Bücher, Zeitungen und Magazine. Der Bücherschrank ist prall gefüllt. Zu Bergen türmen sich zu Hause und im Büro Rechnungen, Belege und Notizen.

Den gesamten Dezember wollte ich all diesen Blättern aus dem Weg gehen und versuchen, mein Leben so papierarm wie möglich zu gestalten. Die Umweltaspekte spielten dabei eine geringere Rolle für mich: Technische Geräte wie E-Book-Reader oder Tablets sind bei einer Nutzungsdauer von zwei oder drei Jahren mindestens genauso problematisch für die Umwelt wie die Papierstapel auf meinem Schreibtisch [1]. Auch um Ersparnisse beim Drucken und Papierkauf ging es mir nicht. Ich wollte keine Ordner mehr, keinen unaufgeräumten Schreibtisch, kein stundenlanges Suchen nach einer Kundennummer oder einem Passwort.

Für mein Experiment setzte ich mir drei einfache Regeln:

 kein Papier verbrauchen

 Papiereingänge vermeiden

– Papierbestände reduzieren

Archiv

Ich stelle also meinen Drucker in den Keller. Alles, was sich im Büro und zu Hause an Papier stapelt, wird ab dem ersten Dezember eingescannt. Als Scanner benutze ich mein Smartphone: Das ist zwar nicht so genau wie ein Flachbettscanner, das Fotografieren geht aber schneller und reicht für meine Zwecke völlig aus. Als Sammelort entscheide ich mich nach vielem Herumprobieren für den Webdienst Evernote: Für alle meine Geräte gibt es funktionsreiche Apps und Evernote indexiert die Dokumente via OCR automatisch – Gedrucktes ebenso wie Handschriftliches. Eine Sicherheitskopie wandert auf die Festplatte. Danach werfe ich das Papier weg – Ausnahme sind Rechnungen und Quittungen, die ich für Garantiezwecke oder das Finanzamt im Original behalte.

Schon nach wenigen Tagen stellen sich die ersten Vorteile der Umstellung heraus. Mein Schreibtisch ist aufgeräumter denn je. In den Regalen ist mehr Platz. Als ich unterwegs meine IBAN brauche, werde ich in Evernote sofort fündig. Ausstehende Rechnungen verknüpfe ich mit Terminerinnerungen, Relevantes für die Steuer bekommt ein entsprechendes Schlagwort.

Keinen Gefallen finde ich daran, dass meine gesamten Dokumente jetzt in der Evernote-Cloud lagern und damit Hackerbeute werden könnten. Für die vertraulichsten Infos – Passwörter, PINs oder TANs – verwende ich deshalb das Verschlüsselungsprogramm Boxcryptor in Kombination mit meiner Dropbox. Das bedeutet zwar, dass ich jetzt bei der Suche nach bestimmten Daten zwei Orte abgrasen muss. Aber sicher ist sicher. Auch nervt mich, dass der Evernote-Ordner schon nach wenigen Wochen auf über 300 Megabyte angewachsen ist.

Um die Papiereingänge zu reduzieren, bestelle ich alle Infopost und Katalogsendungen ab oder stelle sie auf digital um. Ich zwinge mich, Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen regelmäßig per Online-Banking abzurufen, damit sie mir meine Bank nicht postalisch schickt.

Notizen

Mein dritter Ablageort neben der Dropbox und Evernote wird das Microsoft-Werkzeug OneNote. Ursprünglich wollte ich die Software auch als Dokumentenablage verwenden; aber die mobile App kann mir zu wenig und die Desktop-Oberfläche ist bei meiner Datenmenge unübersichtlich. Aber als Notizbuch ist das Programm mächtiger als Evernote: Fotos und PDFs vermische ich mit handschriftlichen Notizen, geschrieben mit Eingabestift auf einem Windows-Tablet. Fortan ist OneNote mein Notizbuch am Arbeitsplatz, bei Meetings und zu Hause. Auch OneNote indexiert alle handschriftlichen und gedruckten Informationen, sodass ich meine gesamten Notizbücher in Sekundenschnelle durchsuchen kann.

Als Tablet probiere ich zuerst Microsofts Surface Pro aus, es hat allerdings einige Schwächen: Es wird schnell warm, ist klobig und seine Stifterkennung nicht besonders genau. Ich wechsele auf das Samsung Ativ Tab 3, das mit 550 Gramm eines der leichtesten Windows-8-Tablets ist. Das Riesen-Smartphone Galaxy Note 3 wäre eigentlich noch handlicher und praktischer, doch unterstützt die Android-App von OneNote keine Eingabe von Notizen per Eingabestift. Unterwegs verwende ich das kleinere Note aber dennoch häufiger als das Tablet, um schnell mal etwas in die Notizen-App des Note 3 hineinzuschreiben. Das Ergebnis kann ich auf anderen Rechnern allerdings nur als Evernote-Fotonotiz abrufen.

Lesen

Zwar ist meine Wohnung vollgestellt mit Papierbüchern, aber seit einigen Jahren lese ich fast nur noch E-Books. Vor allem im Urlaub möchte ich sie nicht mehr missen: Auf meinem UMTS-Kindle habe ich immer dutzende Bücher dabei, und selbst in den abseitigsten Flecken Schottlands oder Korsikas habe ich auf meinen Wandertouren alle paar Tage noch ein bisschen UMTS gefunden, um mir neuen Lesestoff zu kaufen oder eine Zeitung herunterzuladen. Einige Bücher, die ich gerne lesen würde, gibt es allerdings nur gedruckt; sie verschwinden für die nächsten Wochen im Regal. Probleme bereitet mir der Kindle beim digitalen Ausleihen. Das von meiner Bücherei unterstützte Ausleihsystem Onleihe beruht technisch auf dem Kopierschutz Adobe DRM, der nicht mit dem Amazon-Reader kompatibel ist.

Meine Tageszeitung taz erhalte ich bereits seit einiger Zeit digital auf E-Book-Reader und Tablet. Interessante Artikel aus anderen Zeitungen und Zeitschriften fotografiere ich ab, um sie digital zu lesen. Das ist umständlich, außerdem sind die Texte etwas verzerrt und deshalb schwieriger zu lesen. Die c’t lese ich ab jetzt nur noch per App, auch den Spiegel und Vereinszeitungen stelle ich auf digital um. Meine Outdoor-Zeitschrift ist nicht in digitaler Form verfügbar und wird deshalb abbestellt. Als Ersatz suche ich mir zwei US-amerikanische Magazine heraus, die sich über Amazon abonnieren lassen; die sind zusammen günstiger als meine bisherige Zeitschrift. Fürs Abo muss ich allerdings meinen Kindle-Account permanent auf den amerikanischen Shop umbiegen.

Die Sorge, ohne Papierhefte auf dem Wohnzimmertisch seltener zu lesen, erweist sich als unbegründet. Im Gegenteil komme ich mehr dazu, weil ich nun immer alle meine Magazine und E-Books dabei habe und auch mal ein paar Minuten in der Bahn oder in der Mittagspause lesen kann. Als großen Nachteil empfinde ich aber die Kopierschutzmechanismen, deretwegen ich nicht mal eben interessante Artikel aus c’t oder Spiegel fürs Archiv oder einen Bekannten kopieren kann. Das geht nur bei der taz, die ohne Kopierschutz ausgeliefert wird.

Auch fehlt mir ein gemeinsamer Ort und eine übergreifende Volltextsuche für alle meine digitalen Bücher und Abonnements. Stattdessen lese ich nun auf zwei verschiedenen E-Book-Readern und habe auf meinem Tablet Nexus 7 vier verschiedene Lese-Apps installiert.

Auf der Arbeit

Der deutsche Büroarbeiter generiert im Schnitt täglich über 30 Papierseiten. Das trifft mit Sicherheit auch auf uns Redakteure zu, denn diverse Arbeitsvorgänge sind bei der c’t eng mit Papier verknüpft: Artikel-Manuskripte sind dem Gegenleser in Papierform zu überreichen, Endkorrekturen für Layout und Text werden in Ausdrucken abgezeichnet. Und allzu oft habe ich auf dem frischen Ausdruck eines Artikels-Manuskripts doch noch einen Rechtschreibfehler entdeckt und es vom Drucker direkt in den Papierkorb geworfen.

Ich wage den Widerstand und übergebe meine Artikel als OneNote-Datei. Weil die Gegenleser handschriftlich arbeiten, muss ich ihnen den Tablet PC mitgeben. Die Reaktion: Erst Neugier und Interesse. Nach dem Lesen sind sie weniger begeistert. Dem einen ist die Stifterkennung zu ungenau, dem anderen die Bildschirmfläche zu klein. Das Surface Pro wird beim Korrigieren unangenehm warm.

Davon abgesehen gibt es auch Vorteile: Dank zeitnaher Synchronisation kann ich dem Gegenleser beim Redigieren auf meinem eigenen Rechner zuschauen. Und nach dem Lesen habe ich automatisch eine digitale Kopie seiner Korrekturen.

In der Layout-Abteilung akzeptieren einige Kollegen digitale Korrekturen, die andern verweigern sie. Bei Verwaltung und im Personalbereich scheitere ich: Die Abrechnung für Dienstreisen oder die Bestätigung für den Erhalt meines Presseausweises muss auf Papier erfolgen.

In der Freizeit

Noch grandioser scheitere ich allerdings außerhalb meines Büros und meiner eigenen vier Wände. Der Supermarktverkäufer druckt mir den Beleg aus, auch wenn ich ihm schon von Weitem zurufe, dass ich keinen brauche. Dank Touch & Travel fahre ich bei der Bahn zwar theoretisch mit einem digitalen Ticket – den günstigen Rabatt und die City-Option kann ich allerdings nur in Kombination mit einem Papierticket verwenden.

Im ehrenamtlichen Engagement sammele ich Unterschriften auf ausgedruckten Petitionen. Als Mannschaftsführer meiner Volleyballmannschaft muss ich die Spielergebnisse und Mannschaftslisten schriftlich gegenzeichnen.

Neuer Mitgliedsausweis: Bitte unterschreiben. Freistellungsauftrag bei der Bank: Einmal unterzeichnen, bitte. Auto ausleihen: Hier, hier und bitte auf der Rückseite. Entnervt registriere ich eine DE-Mail und gehe zum Bürgeramt, um den elektronischen Personalausweis zu aktivieren. Vielleicht kann ich dadurch den Unterschriftenwahn etwas eingrenzen, denke ich mir. In vier Wochen begegnete ich nicht einer einzigen Stelle, die den Perso statt der handschriftlichen Unterschrift akzeptiert.

Dass ich nicht vollständig verzweifle, liegt an unverhofften Mitkämpfern, die mir immer mal wieder begegnen: Mein Lieblingsrestaurant wickelt Bestellungen und Rechnungen auf den Smartphones der Mitarbeiter ab. Den Leihvertrag für ein Testgerät kann ich digital signieren. Mein Friseur gibt mir meine Wartenummer als SMS statt auf einem Papierzettel.

Einen Monat später

Nach einem Monat ohne Papier kann ich sagen: 70 Prozent der Umstellung fielen unglaublich leicht, 20 Prozent waren mit einiger Arbeit verbunden. Die letzten 10 Prozent waren umständlich oder sogar unmöglich. Etwa ein dutzend Mal habe ich im Dezember doch etwas ausdrucken oder unterschreiben müssen. An der Technik liegt es nicht, vielmehr an der Außenwelt aus Banken, Einkaufsläden, Kollegen und Mitmenschen. Ist das Experiment deshalb fehlgeschlagen?

Nein, denn was mich eigentlich motivierte und woran ich vor zehn Jahren gescheitert bin, das habe ich dieses Mal erreicht: Der Papierturm ist weg. Keine Rechnung geht mehr verschütt. Und seit Anfang Dezember habe ich jeden Tag davon profitiert, alle Informationen jederzeit zur Hand zu haben. (acb)

Literatur
  1. [1] The Millions, Are eReaders really green?, http://www.themillions.com/ 2012/05/are-ereaders-really-green.html
Helfer für ein Leben ohne Papier

UMTS-Kindle: E-Books und Zeitungen überall dabei

Epub-Reader: E-Books in der örtlichen Bibliothek über die Onleihe ausleihen

Smartphone mit 5-Megapixel-Kamera zum Erfassen von Dokumenten

Samsung Galaxy Note 3: mobiles Notizbuch in Smartphone-Größe

Google Nexus 7: handliches Lesegerät für Magazine und Zeitungen

Microsoft Surface Pro: gutes Notebook, brauchbarer Notizblock

Samsung Ativ Tab 3: guter Notizblock, brauchbares Notebook

Evernote: digitales Archiv

Microsoft OneNote: mächtiger Notizbuch-Ersatz

PDF Annotator: Dokumente handschriftlich kommentieren und signieren

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