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Netz-Kalender

Themen-Special: Thunderbird und Lightning synchronisieren Termine und Aufgaben

Wer im Büro eingetragene Termine und Aufgaben auch daheim parat haben möchte, synchronisiert die Daten üblicherweise auf sein Handy. Bequemer wäre hingegen ein zentral im Internet vorgehaltener Kalender, auf den man von überall aus zugreifen könnte. Mit Thunderbird und Lightning klappt das sogar plattformübergreifend.

Artikel aus c't 13/08

Mit der Kalender-Erweiterung Lightning mausert sich der freie Mailclient Thunderbird zum persönlichen Terminplaner, den man nicht mehr missen mag. Kein Wunder also, dass "Mozilla Messaging" einen Kalender auf Lightning-Basis fest in Thunderbird 3 integrieren will.

Da Thunderbird und die im Folgenden besprochenen Erweiterungen und Tools (bis auf wenige Ausnahmen) für Windows, Linux und Mac OS X verfügbar sind, entfällt die Suche nach anderen Applikationen, die plattformübergreifend zusammenarbeiten. Wir stellen Ihnen auf verschiedene Ansprüche zugeschnittene Szenarien vor, wie Sie Ihre Termine, Aufgaben sowie Kontakte ganz ohne Groupware-Server mit Thunderbird netzwerktransparent verwalten können.

Dieser Artikel entstand aus dem Wunsch heraus, einen einfachen Mechanismus zu finden, damit sich tagsüber im Büro unter Windows eingetragene Termine ohne weiteres Zutun automatisch im Kalender des heimischen Linux-PC wiederfinden. Mit Lightning klappt es aber auch mit anderen Betriebssystem-Konstellationen; Gleiches gilt für die Synchronisierung von Kalender und Aufgaben mit der Kalenderanwendung Sunbird.

Wer privaten Webspace besitzt, kann dort einfach eine oder mehrere Kalender-Dateien deponieren und von verschiedenen Rechnern – im Büro, vom Notebook oder von daheim – darauf zugreifen. Lightning kümmert sich um den automatischen Abgleich der Inhalte, sodass Sie stets auf dem aktuellen Stand sind. Damit die Kalenderdatei nicht in falsche Hände gerät, sind selbstverständlich Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen: Allen außer dem Besitzer die Zugriffsrechte entziehen, Directory Listing untersagen und robots.txt anweisen, das Verzeichnis zu ignorieren. Dazu muss die im Webserver-Rootverzeichnis abgelegte robots.txt die Zeilen

User-agent: *
Disallow: /Pfad zum Kalender

enthalten. Netzwerk-Kalender binden Sie in Lightnings Kalender-Ansicht über "Datei/Neu/Kalender/" mit der Option "im Netzwerk" ein. Zur Auswahl stehen die Formate iCalendar (ICS), CalDAV und Sun Java System Calendar Server (WCAP). Wählen Sie iCalendar und geben Adresse und Pfad zur Kalenderdatei ein; als Protokolle kommen HTTP(S) – sprich WebDAV – und FTP infrage. Scheitert Lightning daran, die Kalenderdatei auf dem FTP-Server anzulegen, erzeugen Sie kurzerhand eine neue leere Datei mit dem betreffenden Namen und übertragen diese per FTP an den in Lightning angegebenen Ort – danach klappts auch mit der Aktualisierung per FTP.

Nach einem Klick auf "Weiter" erfragt Thunderbird Benutzername und Passwort. Abschließend vergeben Sie einen Kalendernamen und eine Farbe, in der alle Einträge dieses Kalenders dargestellt werden sollen. Die Farbkodierung verhilft zu mehr Übersicht, etwa wenn man private und geschäftliche Termine in separaten Kalendern verwaltet, sie aber gemeinsam in Lightning anzeigen lässt. Wer lieber alle Termine in einer Datei speichern will, kann in Lightnings Einstellungen Kategorien für bestimmte Ereignisse (Projekte, Fortbildung, Dienstreise, Geburtstage, Feiertage etc.) definieren und ebenfalls farbig kennzeichnen – der daraufhin bei den Einträgen angezeigte Farbtupfer ist allerdings weniger augenfällig.

Sollen nur mehrere Rechner im lokalen Netz auf ein und dieselben Termine zugreifen können, kann man sich freilich den Umweg über das Internet sparen. Dafür müssen Sie einen Webdav- oder FTP-Server betreiben oder einen IMAP-Server zweckentfremden – dazu später mehr.

Seit Version 0.8 kann Lightning Netzwerk-Kalender übrigens für den Offline-Betrieb zwischenspeichern – praktisch für Notebook-Besitzer und diejenigen, deren Rechner nicht permanent im Internet zugegen sind. Obwohl das Offline-Caching noch als experimentell gekennzeichnet ist, funktionierte es bei unseren Versuchen zuverlässig.

Kontakte beziehungsweise Adressbücher lässt Lightning links liegen – sie fallen in Thunderbirds Domäne. Doch freilich gibt es auch zum Netzwerk-Abgleich der Kontakte im reichhaltigen Fundus der Thunderbird-Erweiterungen Lösungen – etwa SyncMab (Sync Mozilla Addressbook). SyncMab führt automatisch bis zu sechs "Aktionen" beim Starten und Beenden von Thunderbird oder nach einem festgelegten Zeitintervall (in Tagen) aus. Jede Aktion im- oder exportiert eine oder mehrere MAB-Dateien. So kann man SyncMab anweisen, in Aktion 1 Adressbücher zu importieren, wenn die Datei auf dem Server neuer ist, und in Aktion 2 neue lokale Daten auf den Server zu exportieren. Alternativ eignet sich das Add-on, um beim Beenden von Thunderbird externe Sicherungskopien der aktuellen Adressbücher auf einem Server zu hinterlegen. Einzelne Aktionen schaltet man über das Häkchen bei "Diese Synchronisierung ist aktiviert" scharf.

Da SyncMab dateiweise arbeitet, eignet es sich nur für den Solo-Betrieb – nehmen zwei Anwender parallel Änderungen vor, zieht einer mitunter den Kürzeren.

Zur Synchronisierung von Adressbüchern ist es übrigens sinnvoll, ein neues Adressbuch anzulegen und nicht etwa Thunderbirds "persönliches Adressbuch" zu verwenden, in dem Thunderbird alle Mail-Adressen sammelt, an die man jemals eine Mail verschickt hat.

Wenn Sie Ihre elektronische Post per IMAP empfangen, empfehlen wir Ihnen das von Niko Berger entwickelte SyncKolab. Es gleicht Aufgaben, Termine und Adressbuch mit einem Kolab Groupware Server ab, kann aber auch gegen einen IMAP-Server synchronisieren. Das jüngst in Version 1.0.0 erschienene Add-on speichert die abzugleichenden Einträge einzeln als E-Mails auf dem IMAP-Server und vergleicht deren Stand anhand einer eindeutigen ID jeweils mit einer lokalen Datenbank sowie den in Thunderbird/Lightning vorhandenen Einträgen.

Nach der Installation kann man SyncKolab im Thunderbird-Menü "Extras/SyncKolab Einstellungen" einrichten. Der Einrichtungsassistent fragt nach einem Konfigurationsnamen, IMAP-Konto und den zu synchronisierenden Informationen (Kontakte, Kalender, Aufgaben). Anschließend weist man Thunderbird-Adressbuch, Lightning-Kalender und -Aufgabenliste ihren Speicherorten auf dem IMAP-Server zu und wählt, ob die Informationen jeweils nur gelesen oder auch geschrieben werden dürfen sowie das Speicherformat (vCard oder XML respektive iCal oder XML). Auf dem IMAP-Server sollten Sie separate Unterverzeichnisse für Termine, Kontakte und Aufgaben anlegen, sonst verhaspelt sich das Add-on. Beherzigt man dies, funktioniert SyncKolab im Zusammenspiel mit Lightning problemlos – allerdings braucht es bei vielen Terminen/Kontakten einen schnellen IMAP-Server, sonst dauert der Datenabgleich recht lange.

SyncKolab synchronisiert die Daten auf Wunsch in Intervallen, voreingestellt ist jedoch manueller Abgleich. Sie können festlegen, ob im Falle eines Konflikts lokale oder Server-Daten bevorzugt werden sollen – oder ob SyncKolab nachfragen soll, was zu tun ist.

Zunächst synchronisiert die Erweiterung nur Termine und Aufgaben, die jünger als 180 Tage sind. Trägt man statt der Zahl der Tage bei Kalender und Aufgaben jeweils "-1" ein, so werden alle vorhandenen Termine und Aufgaben berücksichtigt. Falls Sie just während des Synchronisierens auf den Kalender schauen und die Termine vor Ihren Augen verschwinden, müssen Sie sich keine Sorgen machen. Es handelt sich um einen Darstellungsfehler von Thunderbird. Starten Sie das Programm anschließend neu, tauchen alle Termine wie von Zauberhand wieder auf.

Zwar kann man mit SyncKolab ganz ohne Groupware-Server Termine und Aufgaben kleiner Gruppen koordinieren – für Gruppenterminabsprachen et cetera braucht es indes den Kolab-Groupware-Server. Apropos Groupware: Die unter Affero GNU General Public License (AGPL) kostenlos für Windows und Linux erhältliche Community Edition des Funambol Server Bundle stellt im Handumdrehen einen lokalen SyncML-Server bereit, der mit Hilfe des Funambol Mozilla PIM Plugin Kontakte und Termine mit Lightning synchronisiert. Während Funambols Outlook-Plug-in auch Aufgaben und Notizen berücksichtigt, bleiben diese bei dem Mozilla-Plug-in momentan noch auf der Strecke.

Der Funambol-Server ist mit wenigen Klicks eingerichtet. Nutzer muss man nicht mühsam einzeln anlegen, sie melden sich einfach mit Nutzernamen und Wunschpasswort bei der ersten Synchronisierung beim port/funambol/ds:Server an. Die entsprechenden Daten trägt man in den Optionen des Funambol-Plug-in in Thunderbird ein. Damit sich nicht sämtliche Termine beim Zurückspielen (Recover) verschieben, müssen Sie im Funambol Administration Tool (voreingestelltes Passwort des "admin" lautet "sa") die Zeitzone der "Devices" – zu denen auch Thunderbird zählt – durch Doppelklick auf die jeweilige automatisch zugewiesene ID an die unter Thunderbird eingestellte anpassen und "Conversion to current TZ" aktivieren.

Wer weder einen Webspace noch ein IMAP-Konto besitzt, kann seine Adressen und Termine freilich auch in die Hände spezieller Internet-Dienstleister wie Memotoo legen. Spezialität dieses Dienstes ist es, Termine und Kontakte über ein Webfrontend zu verwalten und das Handy mobil über das Internet zu synchronisieren. Ganz im Stile von Web 2.0 kann man in der Regel Freunden Termine und Kontakte offenlegen.

Kostenlos darf man bei Memotoo nur 40 Kontakte und Termine in zwei Kalendern sowie zehn Aufgaben synchronisieren – das reicht gerade einmal zum Ausprobieren. Für zwölf Euro im Jahr synchronisiert der Dienst beliebig viele Kalender, Kontakte, Mail-Adressen, Telefonbücher, Browser-Lesezeichen, Notizen und Dateien; die Daten werden dann sogar verschlüsselt übertragen. Kalender/Aufgaben lassen sich als Netzwerk-Kalender in Lightning einbinden, die persönliche URL dazu liefert Memotoo. Adressbücher gleicht Memotoo beispielsweise über das bereits genannte Funambol-Plug-in ab. Der Datenabgleich mit Lightning funktionierte im Test problemlos. Auf dem mit Icons überfrachteten Memotoo-Webfrontend verläuft man sich jedoch mitunter.

Mit den Sync-Communities Mobical kann man Daten nur per SyncML austauschen; prinzipiell könnte man dafür das für Thunderbird erhältliche SyncML-Plug-in TSync verwenden. Es weist jedoch bei jedem Synchronisationsvorgang in einem Popup-Fenster auf ein "nicht antwortendes Skript" hin; um TSync zur Weiterarbeit zu bewegen, muss man mehrmals auf die Schaltfläche "Fortsetzen" klicken – für den Alltagsbetrieb unbrauchbar.

Die Erweiterung Provider for Google Calendar bindet den Kalender des Suchmaschinenriesen als Netzwerk-Kalender in Lightning ein. Legt man mit Lightning einen neuen Netzwerk-Kalender an, taucht nach Installation des Add-on die zusätzliche Auswahl "Google Calendar" im Konfigurationsdialog auf. Falls Sie einen öffentlichen Kalender verwenden wollen, tragen Sie dort die URL www.google.com/calendar/feeds/benutzername@googlemail.com/public/basic/ ein. Für Firmentermine bietet sich hingegen die URL Ihres geheimen Google-Kalenders an. Diese finden Sie nach der Anmeldung unter "Einstellungen/Kalender/Kalenderdetails/Privatadresse". Dort kopieren Sie per Rechtsklick die hinter der Schaltfläche XML hinterlegte URL in die Zwischenablage und fügen diese bei der Netzwerk-Kalenderkonfiguration von Lightning ein.

Aufgaben gehen beim Synchronisieren mit Google verloren; sie sieht Google momentan nur auf der personalisierten Startseite iGoogle vor. Aus dem Google-Kalender heraus auf eine im Web deponierte ICS-Datei zuzugreifen (Bereich "meine Kalender"/Hinzufügen/Über URL hinzufügen/Link zur ICS-Datei angeben), erweist sich als schlechte Idee: Google unterstützt bis dato keine Authentifizierung à la http://name:password@www.domain.name, sodass man eine im Internet gelagerte Kalender-Datei notgedrungen für jeden lesbar machen müsste – zumindest für Geschäftstermine keine praktikable Lösung.

Wer Termine und Kontakte zentral bei Google vorhalten und über den Desktop per Thunderbird darauf zugreifen will, sollte auf den Provider for Google Calendar verzichten und stattdessen GCALDaemon einsetzen. Die in Java implementierte Server-Software lässt sich sogar als Servlet in Apache Tomcat einklinken. Der Daemon gleicht Thunderbird/Lightning mit Google Contacts/Calendar ab und arbeitet sogar als LDAP-Server für Kontakte. Etwas verwirrend: Anders als im Manual beschrieben muss man die Konfigurationsdatei nicht manuell editieren, sondern kann alles mit dem neuen grafischen Config Editor erledigen. Dort richten Sie wahlweise HTTP-basierte oder (für DFÜ-Verbindungen) dateibasierte Synchronisierung ein.

Die Schaltfläche "Google Accounts" öffnet einen Dialog für Ihre Anmeldedaten. Das Konfigurationsprogramm zeigt daraufhin die zum Synchronisieren des gewählten Google-Kalenders benötigte GCALDaemon-URL an. Diese kopieren Sie in die Zwischenablage, legen anschließend in Lightning einen neuen Netzwerk-Kalender an, wählen als Format iCal und übergeben die URL aus der Zwischenablage. Wenn alles geklappt hat, verlangt Lightning nun nach Ihren Google-Anmeldedaten. Ist dies nicht der Fall, haben Sie vermutlich vergessen, zuvor den GCALDaemon zu starten.

Um Ihre Google-Kontakte via GCALDaemon per LDAP zur Verfügung zu stellen, öffnen Sie das Thunderbird-Adressbuch (Strg+2) und wählen "Datei/Neu/LDAP-Verzeichnis". Dort tragen Sie außer dem frei wählbaren Namen die Server-Adresse "localhost" und den Port "9080" ein.

Auch wenn man sonst auf die Synchronisierung mit dem Mobiltelefon verzichten kann, spätestens wenn auswärtige Termine oder eine Reise anstehen, will man Kalender und Adressen möglicherweise doch auf dem Handy dabei haben. Früher war dies ein Ausschlusskriterium für den Einsatz von Thunderbird, doch inzwischen gibt es durchaus Möglichkeiten, Daten mit dem Handy auszutauschen. Versteht das Handy oder der PDA von Hause aus kein SyncML, kann man ihnen etwa mit den kostenpflichtigen SyncML-Clients der Firma Synthesis (Pocket-PC 2002, Windows Mobile für Pocket PC/Smartphone, Palm OS, iPhone) oder dem kostenlosen Funambol Mozilla Plugin (Java ME, Windows Mobile für Pocket PC/Smartphone, iPod) auf die Sprünge helfen.

Verblüffenderweise sind die Aussichten für Besitzer von Windows-Mobile-Handys besonders günstig. Markus Rahlffs Freeware FinchSync ist speziell auf das Duo Thunderbird/Lightning respektive Sunbird zugeschnitten. Auf dem PC läuft ein in Java implementierter Serverdienst, der Termine, Aufgaben und Kontakte über TCP/IP (via USB, COM-Port, Infrarot, Bluetooth oder WLAN) mit Microsofts Mobilbetriebssystem abgleicht. Voraussetzung dafür ist ein in C# geschriebener Sync-Client, den man auf dem Mobilgerät aufspielen muss. Auf Geräten mit Windows Mobile 2003 Second Edition oder neuer sollte das zur Ausführung benötigte .NET Compact Framework bereits vorhanden sein. Wem die Konfigurationsanleitung auf der Entwicklerseite zu knapp ausfällt, der findet hier detaillierte deutschsprachige Hilfe. Damit sich das Handy bei der Synchronisierung nicht ins Internet einwählt statt sich mit der lokalen Adresse des FinchSync-Servers zu verbinden, stellen Sie in den Einstellungen Ihres Handys unter Datenverbindungen die Wahl der Internet-Verbindung auf "Automatisch".

Wer grundsätzlich mit ActiveSync zufrieden und bereit ist, knapp 20 Euro auszugeben, findet in BirdieSync eine robuste Synchronisierungslösung für ARM-basierte PocketPC/Windows Mobile Smartphones. Das für Windows XP und Vista (jeweils 32 und 64 Bit) verfügbare Programm installiert ein Thunderbird-Plug-in, klinkt sich in ActiveSync (bei Vista ins Windows Mobile-Gerätecenter) ein und spielt eine Anwendung auf das Handy. Damit BirdieSync auf dem Gerät die für den Betrieb notwendigen Registry-Anpassungen durchführen kann, muss das Handy unsignierten Code ausführen dürfen. Meldet das Setup "It seems that your mobile doesn’t allow execution of unsigned applications in privileged mode", müssen Sie das Gerät zunächst entsperren.

Alles Weitere klappte bei uns reibungslos: Im Konfigurationsassistenten fragt BirdieSync das zu nutzende Thunderbird-Profil (auch mit Portable Thunderbird kann man synchronisieren), das Thunderbird-Verzeichnis (falls man Thunderbird beim Synchronisieren automatisch starten will), die abzugleichenden Adressbücher, Mail-Verzeichnisse und Kalender (Sunbird oder Lightning) sowie die Zeitzone ab. Reisende können die Zeitzone später in den Kalender-Optionen von BirdieSync unter "Thunderbird/Extras/BirdieSync/Options" anpassen.

Beim Festlegen der Partnerschaft in ActiveSync respektive dem Windows Mobile-Gerätecenter wählt man schließlich die neu hinzugekommenen Einträge Cards, Events, Mails, Tasks aus.

Die Windows-Freeware MyPhoneExplorer nimmt sich Mobiltelefonen des Herstellers Sony Ericsson an. Das Programm installiert eine Thunderbird-Erweiterung, über die man Kalender- und Adressbucheinträge per Datenkabel, Infrarot oder Bluetooth mit dem Mobiltelefon abgleichen kann.

Momentan am schlechtesten gestellt sind Nokia-Handys. Von Kaarposoft stammt das für Windows verfügbare Thunderbird-Add-on NokSync, das sich in Nokias PC Suite (bis Version 6.8.2) einklinkt und nur Adressbücher synchronisiert. blueZync vom selben Anbieter gleicht per Bluetooth zwar auch den Kalender ab, funktioniert aber lediglich unter Linux.

Letzter Ausweg ist meist Mobile Master. Die Windows-Software unterstützt eine Vielzahl verschiedener Handys von Sony Ericsson, Nokia, Motorola, Samsung, Benq Siemens, LG und iPod nano/Video – Windows-Mobile-Geräte hingegen nicht. Vor dem Download der 30-Tage-Testversion (siehe Soft-Link) sollten Sie einen Blick in die Detailliste der für Ihr Handy unterstützten Funktionen schauen, denn Mobile Master kann typabhängig mitunter keine Telefonbucheinträge oder Aufgaben synchronisieren. Um Aufgaben/Kalender synchronisieren zu können, benötigt man mindestens die Professional Edition des Mobile Master für 30 Euro. (vza)

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