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Beitrag von
Dieter Brors
heise Download Content Team

OpenOffice erweitern

Nützliche Erweiterungen für das kostenlose Büropaket

Spätestens seit Version 2.0 kann OpenOffice die meisten Aufgaben genauso gut wie Microsofts Bürosoftware bewältigen. Die wenigen Dinge, die dem Open-Source-Paket fehlen, lassen sich gratis nachrüsten.

Das offizielle OpenOffice-Paket enthält alle Anwendungen für den Büroalltag, lässt aber insbesondere Dokumentvorlagen und Beispiele vermissen. Wer etwa einen DIN-gerechten Geschäftsbrief gestalten will, muss sich erst mühsam eine passende Vorlage basteln – oder besser zur unabhängigen OpenOffice-Distribution OxygenOffice Professional greifen, die zusätzlich zum Originalpaket zahlreiche Vorlagen für den privaten und geschäftlichen Einsatz auf dem Windows-PC einrichtet. Darüber hinaus enthält die Distribution rund 90 zusätzliche Fonts sowie über 3000 Cliparts und Fotos, die sich direkt aus der OpenOffice-Gallery in eigene Dokumente einfügen lassen. Dank eines eigenen Installationsprogramms sind für den sofortigen Einsatz keinerlei manuelle Eingriffe nötig.

Doch auch wer das OpenOffice-Standardpaket von der offiziellen Website installiert hat, muss nicht unbedingt OxygenOffice herunterladen: Das OpenOffice Vorlagen-Paket bietet zum Teil die gleichen Vorlagen. Eine Vielzahl vorgefertigter Dokumente und Tabellen eignet sich sowohl für den geschäftlichen als auch für den privaten Einsatz. Darunter finden sich vor allem DIN-gerechte Briefe in allen möglichen Varianten mit korrekt positionierten Adressfeldern und Falzmarken für Fensterumschläge. Zahlreiche Vorlagen für Adressaufkleber, CD-Labels und Papierhüllen können Sie schnell an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Tabellen für Kassenbuch und Zeiterfassung verwalten die privaten Finanzen oder protokollieren geleistete Arbeitsstunden. Bei Bedarf errechnen sie sogar den zu erwartenden Lohn.

Die Rechtschreibprüfung von OpenOffice arbeitet mittlerweile recht zuverlässig, kann aber mit vielen Wörtern nichts anfangen. Deshalb markiert die Korrekturhilfe viel zu viele Wörter als fehlerhaft im Dokument. Durch Aufnahme ins Wörterbuch ist die Rechtschreibkorrektur zwar lernfähig, was per Hand allerdings umständlich ist. Das Makro add2dic vereinfacht die Prozedur. Ordnet man es einer Tastenkombination zu, genügt es, den Cursor auf das Wort zu platzieren und die Tastenkombination zu drücken.

Wer öfter im Lexikon nachschlägt, um Fakten korrekt darzustellen, braucht in Zukunft nicht mehr zu dicken Wälzern zu greifen – eine Internet-Verbindung vorausgesetzt. OOoWikipedia holt die Informationen aus der freien Online-Enzyklopädie Wikipedia. Die Recherchehilfe lässt sich über den Extension-Manager im Extras-Menü installieren, indem man nach einem Klick auf die Hinzufügen-Schaltfläche das ZIP-Archiv auswählt. Die Erweiterung richtet eine eigene Symbolleiste mit zwei Schaltflächen ein. Die linke sucht im Lexikon der im Dokument eingestellten Standardsprache, die rechte erlaubt die Auswahl des Lexikons, womit man zum Beispiel nur englischsprachige Einträge durchforstet. Für die Suche muss man lediglich den Cursor auf das gewünschte Wort platzieren und auf die Suchen-Schaltfläche klicken. Der Webbrowser präsentiert dann die entsprechende Wikipedia-Seite.

Über "Einfügen/Querverweis" kann man in der Textverarbeitung Referenzen unter anderem auf Text, Seiten oder Kapitelnummern setzen. Löscht man hinterher solche referenzierten Stellen, bleiben die Verweise darauf jedoch bestehen, sodass sie ins Leere laufen. Da sie sich nur durch einen schmalen grauen Balken vom Text abheben, sind solche Fehler am Bildschirm nur schwer zu finden. Das Makro UREF spürt solche unaufgelösten Referenzen auf und entfernt sie, wobei es die Ergebnisse optional in einer Calc-Tabelle protokolliert. Manuelle Eingriffe sind weder zur Installation noch zur Deinstallation nötig: Es genügt, das Dokument UREF.sxw aus dem ZIP-Archiv zu öffnen und auf die jeweilige Schaltfläche zu klicken.

Kaum eine wissenschaftliche Veröffentlichung kommt ohne einen Anhang aus, in dem die vom Verfasser zu Rate gezogene Literatur aufgelistet ist. Bibliographix liefert nicht nur solche Listen in beliebigem Format, sondern sorgt auch im Text von Referaten, Aufsätzen oder Fachartikeln für formvollendete Zitate. Während der Recherche zu einem neuen Thema dient die Literaturverwaltung zunächst als übersichtlicher Datenspeicher für Angaben zu Büchern, Zeitschriftenbeiträgen, Webseiten, Gerichtsurteilen, Patenten und sonstigen Quellen. Im Eingabeformular wird der Anwender bibliographische Angaben wie Titel, Autor oder Erscheinungsjahr und -ort los und kann seine persönlichen Kommentare zu einer Quelle notieren. Durch das mehrstufige Schlagwortsystem findet man sich auch in umfangreichen Datenbeständen gut zurecht. Falls ein Zitat aus einem der vermerkten Werke den eigenen Text zieren soll, assistiert Bibliographix während der Benutzung von OpenOffice Writer durch Bereitstellen sogenannter vorläufiger Zitate. Damit sind Platzhalter gemeint, die später durch eine endgültig formatierte Nennung des zitierten Werks ersetzt werden. Zunächst spickt Bibliographix ein Manuskript also mit kryptischen Einträgen wie "[=67 - Carstensen 2004 Computerlinguistik u...=]", die der Anwender mit einem Mausklick in ansehnliche Zitate der Form "Carstensen, Kai-Uwe [Hrsg.]. Computerlinguistik und Sprachtechnologie. München: Elsevier, Spektrum, Akad. Verl., 2004." verwandelt. Bibliographix kennt dafür rund 300 Formate von der Vorgabe des amerikanischen Journal of Physics bis zur Turabian-Richtlinie, man kann aber auch einen persönlichen Zitierstil festlegen. Die nicht registrierte Version des 75 Euro teuren Programms läuft zeitlich uneingeschränkt, erzeugt aber nur Literaturverzeichnisse mit maximal 20 Einträgen.

Wer seine Gedanken ordnen will, findet in FreeMind den idealen OpenOffice-Begleiter. Das Open-Source-Programm benötigt eine Java-Laufzeitumgebung und beherrscht die Grundfunktionen, die man von einem Mind-Mapping-Programm erwartet. Es setzt Links auf Dateien, auf Zweige sowie ins Web und bindet Fotos ein. Allerdings kann man diese nach dem Einfügen nicht skalieren und sollte daher darauf achten, dass sie nicht zu hoch auflösen. Ein eingebundenes Digitalfoto lässt die Map in der Totalen auf Ameisengröße schrumpfen. Über die Exportoption lassen sich die Maps inklusive Formatierung und Auszeichnung der Überschriftenebenen in OpenOffice Writer übenehmen.

Wer nach dem Kopieren von Texten etwa aus Internetseiten regelmäßig Ballast wie HTML-Tags, Steuercodes für Umlaute oder unerwünschte Formatierungen entfernen muss, sollte Clip2Text installieren, das den aktuellen Inhalt der Zwischenablage auf reinen Text reduziert. Dies lässt sich zwar ohne Zusatzsoftware auch über "Bearbeiten/Inhalte einfügen" erledigen, indem man dort unformatierten Text auswählt. Das erfordert allerdings mindestens vier Mausklicks.

OpenOffice besitzt zwar einen Formeleditor, doch dessen Bedienung erschließt sich erst nach intensiver Einarbeitung. Die Skriptsammlung Dmaths bringt Formeln einfacher auf die Seite. Mit Hilfe einer zusätzlichen Iconleiste, die sich über einen gelben D-Button hervorholen und verstecken lässt, kann man Integrale, Summen und andere Ausdrücke per Mausklick zusammenstellen. Man trägt lediglich durch Semikola getrennt Parameter und Ausdrücke ein und drückt einen Button, beispielsweise den Integralknopf. Bei falschen Angaben erinnert Dmaths an die Syntax. Die Skriptsammlung rechnet mathematische Funktionen auf Wunsch in Graphen um und zeichnet sie in den Writer. Unter Windows neigt die Zeichenfunktion allerdings zu Abstürzen.

Wer zahlreiche Textdokumente, Tabellen oder Präsentationen in ein anderes Format umwandeln will, findet im Document Converter ein praktisches Automatisierungstool. Es wandelt Dateien zwischen allen von OpenOffice unterstützten Formaten um, etwa Word-Dokumente nach Writer oder PNG-Bilder in JPEGs. Der Konverter residiert in einem Draw-Dokument und lässt sich durch einen Klick auf die Schaltfläche "Document Converter" starten. Per Dialog fragt er Quell- und Zielverzeichnis sowie Ein- und Ausgabeformate ab, um dann den Lauf zu beginnen. Wer große Datenmengen umwandeln möchte, sollte ihn allerdings besser vor der Mittagspause oder vor dem Feierabend starten, da er während seines Dienstes alle OpenOffice-Fenster blockiert. Um nicht jedes Mal die Draw-Datei öffnen zu müssen, in der sich der Konverter standardmäßig einrichtet, kann man über "Extras/Makros/Makros verwalten/OpenOffice.org Basic/Verwalten" die zum Ausführen notwendigen Module DocConverter und MiscLib in die Standardbibliothek unter "Meine Makros" kopieren und den Aufruf auf eine Tastenkombination oder Schaltfläche legen.

Um mit OpenOffice erstellte Präsentationen bei einem Vortrag zu zeigen, muss man sich mangels eigenständigen Players darauf verlassen, dass das Office-Paket auf dem bereitstehenden PC installiert ist. Man kann die Folien aber auch per IndeView als Bilddateien speichern und mit einem beliebigen Player auf Windows-, Linux- oder Mac-OS-X-Rechnern abspielen. Um Skalierungs- und damit Qualitätsprobleme zu vermeiden, konvertiert das Tool die einzelnen Folien in Bitmaps aller gängigen Auflösungen, von VGA bis 1600 × 1200 Pixeln. Mittels Tastatur und Maus kann der Referent hin- und herblättern oder ein Inhaltsverzeichnis einblenden, um eine Folie gezielt auszuwählen. Alle notwendigen Dateien inklusive Player speichert IndeView so ab, dass sie sich direkt auf CD brennen oder auf USB-Stick kopieren lassen. Eine zusätzliche Autostart-Datei sorgt dafür, dass Präsentationen auf Windows-Rechnern gleich nach dem Einlegen der CD oder nach dem Einstecken des Speichersticks starten. Die Installation über die OpenOffice-Entwicklungsumgebung erfordert zwar etwas Fummelarbeit, fällt aber nicht schwer, wenn man sich an die Anleitung hält.

Besser rechnen

Der Funktionsumfang der Tabellenkalkulation Calc entspricht weitgehend dem von Excel, allerdings fehlen viele Analyse-Funktionen. OOo Statistics rüstet einen Großteil davon nach. Dialoggesteuert bietet das Statistikpaket Funktionen wie Korrelation oder verschiedene Analysen wie ANOVA an.

Viele Tabellen sehen übersichtlicher aus, wenn man die Zeilen mit wechselnden Farben hinterlegt. Zwar bringt OpenOffice dafür keine Funktion mit, doch Calc Colours rüstet dieses Feature nach und färbt im benutzten Tabellenbereich alle Zeilen abwechselnd grau und rosa. Ein Dialog fragt zuvor ab, ob man nur das aktuelle Blatt oder alle Tabellen der Arbeitsmappe mit einem Zebrastreifen tapezieren möchte. Mangels Installationsroutine muss der Benutzer das Makro per Hand einrichten, indem er es nach dem Öffnen der Datei calc_colorRows.sxc in die Standardbibliothek kopiert. Wer die voreingestellten Farben nicht mag, kann sie im Makroquelltext ändern. Dazu wählt man unter "Extras/Makros/Makros verwalten/ OpenOffice.org Basic" im linken Listenfeld das Modul "cal_colorRows" sowie im rechten Feld "colorCalcTableRows" und klickt auf "Bearbeiten". Daraufhin öffnet sich der Basic-Editor mit dem Quelltext, wo die Anweisungen in den Zeilen 55 und 56 die Farben für gerade und ungerade Zeilennummern in Form von RGB-Werten festlegen. Um etwa ungerade Zeilen weiß zu belassen, genügt es, der Variablen lOddColor die Werte "0, 0, 0" zuzuweisen. Wer nur Teile einer Tabelle formatieren will, findet im ZIP-Archiv die zusätzliche Datei calc_colorSelection.sxv, deren Makro nur markierte Bereiche färbt.

Arbeitet man in Calc-, Draw- oder Impress-Dokumenten mit zig Tabellen, Zeichnungen oder Folien, lassen sich diese nur umständlich handhaben. So erlaubt es Calc zwar, mehrere Tabellen gleichzeitig zu erstellen, lässt es aber nicht zu, sie beliebig zu benennen oder zu nummerieren. Das Programm vergibt ihnen stets den Namen "Tabelle" mit laufender Nummer. Auch ein Umsortieren funktioniert ausschließlich durch manuelles Verschieben einzelner Tabellenblätter. Da erspart MultiPages dem Benutzer viel Arbeit. Das Makro lässt sich über den Extension-Manager installieren und richtet in Calc, Draw und Impress eine eigene Symbolleiste mit einer Schaltfläche ein, die man in eine der Standardsymbolleisten verschieben kann. Ein Klick darauf öffnet den Seiten-Browser, über den der Anwender per Auswahlliste schnell zu jeder Seite oder Tabelle gelangt. Der Hinzufügen-Button erstellt neue Seiten, wobei der Benutzer Name und Anfangsnummerierung frei wählen kann. Über die Vervielfältigen-Schaltfläche erstellt das Makro Kopien der aktuellen Seite oder Tabelle, was besonders nützlich ist, um gleichartige Seiten zu erzeugen, in denen der Benutzer wie in Formularen nur unterschiedliche Werte einträgt. In Calc sortiert das Add-on auch Tabellen, was von Haus aus gar nicht funktioniert.

Praktische Helfer

O3Spaces Workplace erleichtert die Zusammenarbeit von Gruppen, indem es OpenOffice um Teamfunktionen erweitert, mit denen Anwender ihre Dokumente ähnlich wie bei Microsofts SharePoint direkt auf einem Server ablegen und mit anderen teilen können. Die Server-Software lässt sich auf einem beliebigen Rechner im Netz installieren und bietet in sogenannten Workspaces Speicherplatz für gemeinsam zu bearbeitende Dokumente sowie Raum für Diskussionsforen. Dabei übernimmt O3Spaces automatisch die Versionierung. Eine zusätzliche Client-Software überwacht die Dokumente und informiert den Anwender über Änderungen. Die kostenlose Community Edition verwaltet bis zu zehn Nutzer. Sie ist bereits mit sechs Beispiel-Usern vorkonfiguriert, sodass man die Software durch einfaches Asuprobieren sehr schnell kennenlernen kann.

Die Suchfunktion von OpenOffice arbeitet immer nur im aktuellen Dokument. Um alle OpenOffice-Dokumente auf der Festplatte zu durchsuchen, bietet sich das eigenständige Programm o3find an, das Textdokumente, Tabellen, Präsentationen und Zeichnungen gleichermaßen verarbeitet. Neben dem Suchtext gibt man im Dialog das Startverzeichnis ein; wahlweise durchforstet das Tool auch Unterverzeichnisse. Die gefundenen Dokumente erscheinen in der Ergebnisliste und per Doppelklick öffnet sich OpenOffice mit dem zugehörigen Dokument. Auf Wunsch merkt sich das Programm Dokumenttyp, Verzeichnisse und Suchtext fürs nächste Mal.

A–Z Finder durchsucht die Festplatte anhand eines Index, den er schnell über Dokumente aus OpenOffice oder auch Microsoft, PDF- und HTML-Dateien sowie E-Mails und den verschiedensten Archivtypen zusammenstellt. Registry-Einträge berücksichtigt das Programm ebenso wie den Cache von Internet Explorer, Mozilla und Firefox. Eine UND-verknüpfte Suche etwa nach "Hinz" und "Kunz" sortiert die Trefferliste zudem so, dass Dateien, in denen beide Wörter am engsten nebeneinander stehen, zuerst erscheinen. A–Z Finder ignoriert Allerweltswörter wie "der", "die", "das", akzeptiert unscharfe Suchvorgaben mit Wildcards wie "*" oder "?" und findet auf Wunsch auch Wörter mit einer dem Suchstring ähnlichen Aussprache.

InfoRapid Suchen & Ersetzen legt zwar keinen Index an, arbeitet aber durch die Einschränkung auf Dateitypen und Festplattenbereiche relativ schnell. Das Programm durchsucht vorher definierte Dateitypen nach einem oder mehreren Suchbegriffen. Zur Verknüpfung stehen sowohl die klassischen booleschen Operatoren UND, ODER, NICHT als auch die Einschränkung des Zeichenabstands, die Suche am Zeilen- oder Wortanfang und -ende sowie die Anzahl der Übereinstimmungen bereit. Die phonetische Suche erlaubt zudem das Ermitteln ähnlich klingender Begriffe – allerdings nur mit erheblichen Geschwindigkeitseinbußen. Die Resultate zeigt InfoRapid im jeweiligen Kontext mit rot unterlegten und verlinkten Suchbegriffen an. Da Office-Dokumente und PDFs im internen Viewer nur zum Teil lesbar sind, sollte man diese besser mit der jeweiligen Standardanwendung öffnen. Die Funktion "Ersetzen" tauscht gefundene Textteile auch durch Steuerzeichen wie Zeilenumbruch und Tabulatoren aus.

Tausendsassa ac'tivAid rüstet in erster Linie nützliche Windows-Funktionen nach, die mittlerweile viele Nutzer nicht mehr missen mögen. Zum Repertoire gehören aber auch ein paar Helferlein für den virtuellen Schreibtisch, die mit OpenOffice prima harmonieren, zum Beispiel "Hotstrings", das lästige Tipparbeit erspart, indem es Textbausteine auf Druck einer Tastenkombination oder Eingabe einer Abkürzung einfügt, oder "Leo-ToolTip", ein Einzelwortübersetzer, der auf Knopfdruck das Wort "unter" dem Cursor von leo.org übersetzen lässt. Die Ergebnisse werden aber nicht etwa umständlich in einem Browserfenster angezeigt, sondern ebenfalls direkt am Cursor, in einem kleinen gelben ToolTip-Fensterchen. ac’tivAid wird von der c’t-Redaktion herausgegeben und regelmäßig gepflegt. Es benutzt die Skriptsprache des Open-Source-Tools AutoHotkey von Chris Mallet.

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