In Fotostation führt ein Dateibaum zum Foto. Archive erfassen in Arbeitsverzeichnissen jederzeit neue Objekte. Import-Jobs transportieren Fotos auf die Festplatte und benennen sie automatisch um. Sogenannte Projekte fassen Bilder unabhängig von der Ordnerstruktur zusammen. Sie sind im Unterschied zu den persönlichen Archiven systemübergreifend für alle Benutzer einsehbar. Im Textfeld unterhalb des Vorschaufensters erscheint ein Cursor, eintragen kann man dort aber nichts. Bewertungen vergibt das Programm nicht per Tastatur. Zum Verschlagworten dient eine übersichtliche, konfigurierbare Eingabemaske. Schlagwörter und Kategorien lassen sich in Textdateien anlegen und per Menü auswählen. In konfigurierbaren Spaltentabellen sortiert Fotostation Bilder anhand bestimmter Metadatenmerkmale, beispielsweise nach den Schlagwörtern Politik, Wirtschaft und Sport. Per Drag & Drop in die Spalten lassen sich Schlagwörter auch zuweisen. Ähnliche Merkmale, beispielsweise das Fehlen eines Copyright-Vermerks, nutzt Fotostation, um Warnsymbole im Thumbnail anzuzeigen.
Die Suchfunktion fahndet in einzelnen oder allen Metadatenfeldern – leider immer nur in einem Ordner, Projekt oder Archiv. Praktischer erscheint der ausklappbare Filter für Dateityp, Datum, Farbprofil, Hoch- oder Querformat. Im Modus Drag & Drop schrumpft Fotostation auf eine Liste von Thumbnails zur Übernahme in beliebige Anwendungen zusammen. Dabei skaliert Fotostation auf einen eingegebenen Wert. Ein Lob verdient die Aktionen-Palette, welche häufige Arbeitsschritte zum Skalieren oder als JPEG oder TIFF speichern verfügbar macht. Die Web-Galerie-Vorlagen wirken nüchtern – hier geht es um einen funktionalen Arbeitsauftritt inklusive Metadaten. Fotostation druckt mehrere Bilder entweder als Duplikate oder Mehrfachauswahl auf eine Seite. Daneben stehen Vorlagen für Indexabzüge zur Auswahl. Einige von ihnen nehmen auch Metadaten auf. Die Muster lassen sich in einer etwas schwierig zu durchblickenden Konfigurationsdatei bearbeiten.
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