Portfolio ist multifunktional: Beim Erstellen eines neuen Katalogs fragt die Software verschiedene Verwendungszwecke ab: Allgemein, Foto, Video, Office oder „Project Sync“ (ein Aufsatz für Adobes Version-Cue-Server). Abgesehen davon stellt Portfolio je nach Auswahl verschiedene Datenbankfelder in den Vordergrund. Alle Ansichten zeigen Miniaturen verschiedener Größe. Der Nutzer wählt, welche Datenfelder er jeweils sehen und bearbeiten möchte (ein gesonderter IPTC-Editor ist leider nicht vorhanden). Datensätze organisiert Portfolio in sogenannten Sammlungen, virtuellen Containern. Was der Nutzer darf, stellt die Benutzerverwaltung fest, welche sich je nach Rechtelage des Windows- oder Mac- Nutzers auf den Verwalter ausdehnen lässt oder nicht. Alle Nutzertypen lassen sich mit Passwörtern sichern.
Spätestens beim Sichten und Bewerten rächt sich die breite Aufstellung des Programms. Bewertungen und Farbetiketten zeigt es als Zahlenwert. Ein Fotovergleich lässt sich praktisch nicht durchführen. Als einziges im Testfeld interpretiert es keine ICC-Farbprofile. Um Feldwerte zu bearbeiten, wählt man bereits vorhandene Schlagwörter per Dropdown-Menü. Programmeigene Kategorien weist man per Drag & Drop zu, kann sie aber nicht in IPTC-Felder übernehmen. Daten lassen sich problemlos aus JPEG-Dateien auslesen und wieder einbinden, aber nicht in PSD, DNG oder Raw. Deren Infos liest es nur. Zusätzlich zum Raw-Foto gespeicherte XMP-Begleitdateien liest Portfolio nicht automatisch, sondern nur nach gesonderter Katalogisierung als XMP-Datei, die aber mit der Raw-Datei nicht verknüpft ist.
Dank QuickSearch findet man Fotos feldübergreifend wieder, die ausführliche Suche ist gut sortiert. Die Ergebnisse speichert Portfolio auf Wunsch automatisch in einer sogenannten Scratchpad- Sammlung. Beim Webseitenexport steht als maximale Vorschaugröße eine nicht mehr zeitgemäße Kantenlänge von 512 Pixeln zur Verfügung. Man darf manuelle Werte eintragen, allerdings hält die HTML-Tabelle nicht Schritt. Bei größeren Bildern als vorgesehen schaut man durch ein Tabellenfenster auf den Bildausschnitt.
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