Prozesse, Druck- und Kopiersysteme einfacher verwalten

Beitrag: Managed Print Services - Drucker und Kopierer in den Griff bekommen

Dieser Wildwuchs wirkt sich in mehrfacher Hinsicht negativ aus, etwa in höheren Aufwendungen für den technischen Support und die Beschaffung und Bevorratung von Verbrauchsmaterialien. Hinzu kommt der höhere Aufwand für die Schulung von Nutzern und IT-Mitarbeitern.

Nach einer Studie der Marktforschungsgesellschaft Quocirca sind für IT-Manager die Kostenkontrolle und die Erfassung der tatsächlichen Nutzung der Systeme die größten Herausforderungen, für IT-Manager die größten Herausforderungen beim Management ihrer Drucker-Umgebung.

Quelle: Quocirca

Letztlich färbt ein unzulängliches Output-Systemmanagement auch auf die Arbeitsprozesse und damit die Produktivität der Mitarbeiter ab. Und dies kann sich kein Unternehmen leisten.

Ausweg: Externe Fachleute müssen ran

Um den "Geräte-Zoo" im Bereich Drucken, Scannen und Kopieren in den Griff zu bekommen, gibt es zwei Wege: Die Konsolidierung in Eigenregie durchführen oder mit dieser Aufgabe externe Spezialisten wie beispielsweise TA Triumph-Adler zu betrauen.

Der "Do-it-yourself"-Ansatz hat jedoch in der Praxis Tücken. Zum einen verfügt die hauseigene IT-Abteilung in den meisten Fällen weder über die personellen Ressourcen noch über das Know-how, um eine umfassende Analyse der Drucker-Landschaft durchzuführen und ein effizientes Output-Systemmanagement zu etablieren.

Hinzu kommen "betriebspolitische" Faktoren: Abteilungen möchten weiterhin Drucker und Kopierer in Eigenregie und ohne zentrale Kontrolle anschaffen und sträuben sich gegen eine zentrale Verwaltung dieser Systeme. Diese Hemmnisse entfallen, wenn ein Anwender auf einen externen Anbieter wie TA Triumph-Adler zurückgreift. Mit "Kirk" bietet das Unternehmen ein umfassendes, modular aufgebautes Paket von Managed Print Services an. Eine MPS-Lösung wie beispielsweise Kirk umfasst folgende Dienstleistungen:

• Die Ermittlung des Status quo beim Kunden und der speziellen Anforderungen des Anwenders: Dies schließt die Analyse des vorhandenen Geräteparks (Inventarisierung) sowie der Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse mit ein, die mit dem Drucken und Kopieren von Dokumenten verbunden sind.
• Das Erarbeiten von Vorschlägen für die Optimierung der Systemlandschaft sowie gegebenenfalls der Arbeitsprozesse und des gesamten Document Workflow.
• Die Umsetzung der Optimierungsmaßnahmen: Dazu zählen die Konsolidierung des Geräteparks und die Implementierung eines Supply-Managements für die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien. Wichtig ist zudem die Installation eines Asset- und Systemmanagements, das den Anwender über Störungen und den Auslastungsgrad der Output-Systeme informiert.
• Auf Wunsch des Anwender das Auslagern des Managements der Geräte an den MPS-Dienstleister, inklusive des technischen Supports und der Wartung der Systeme sowie der Beschaffung von Papier, Tinte, Toner-Kartuschen und anderen Verbrauchsmaterialien. Auch das umweltgerechte Entsorgen von Altgeräten und die Beschaffung neuer Systeme sollte der Managed-Print-Services-Provider übernehmen.