Wie lange muss ich alte Unterlagen aufheben?

Welche Geschäftsunterlagen Sie lieber noch nicht ausmisten sollten

Marzena Sicking - 09.08.11

Wenn Sie das Chaos in Ihren Aktenschränken endlich beenden wollen, dann wird es Zeit für eine große Ausmistaktion. Allerdings sind die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen gesetzlich genau geregelt und Sie dürfen die Belege nicht vor Ablauf dieser Frist entsorgen. Tun Sie es doch, bedeutet das nicht nur Ärger mit dem Finanzamt. Schlimmstenfalls begehen Sie sogar eine Straftat mit den dazugehörigen Folgen.

Unternehmer und Freiberufler sind verpflichtet, alle Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzuheben. Dass die Unterlagen auch schon bei Ihrer Steuerberaterin waren und die sich Kopien davon gemacht hat, entbindet Sie übrigens nicht von dieser Pflicht. Nicht die Steuerberaterin muss die Belege dem Finanzamt auf Anfrage vorzeigen können, sondern Sie.

Zu den Geschäftsunterlagen, die zehn Jahre aufgehoben werden müssen, zählen üblicherweise Rechnungen, Kontoauszüge, Betriebskostenrechnungen, Lieferscheine, Unterlagen aus juristischen Verfahren, aber auch Bewirtungsbelege, Fahrtenbücher u.ä. Geschäftsberichte und Jahresbilanzen müssen ebenfalls zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Vorsicht: Die Frist beginnt erst am Ende des jeweiligen Kalenderjahres zu laufen! Wer nicht das Risiko eingehen möchte, dass er die Unterlagen versehentlich zu früh entsorgt, sollte die Unterlagen einfach noch ein Jahr länger aufbewahren.

Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt in der Regel die deutlich kürzere Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Auch Lohn- und Gehaltslisten, Kreditunterlagen, Bestellungen, Exportunterlagen und Kassenzettel müssen Sie nur sechs Jahre aufheben.

Doch auch hier sollte man genau hinsehen, bevor man den Stoff im Altpapier entsorgt: Sobald die Dokumente zu Buchungsunterlagen werden, gilt nämlich doch wieder eine Frist von zehn Jahren. Also beispielsweise, wenn der Geschäftsbrief eine Rechnung ist, die Gehaltsliste als Buchungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge herangezogen wird u.ä. Und: Die Fristen gelten auch für Unternehmer, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Denn auch die Einnahme-Überschuss-Rechnung muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein.

Wer nicht in Papierbergen untergehen will, kann seine Unterlagen auch elektronisch archivieren. Dann muss allerdings die Echtheit der Dokumente nachgewiesen werden, denn das Finanzamt will sicher sein, dass sie nicht nachträglich verändert wurden.