Ordnung muss sein: Alles Wichtige bitte ausdrucken und abheften

Großer E-Mail-Weihnachtsputz bei englischen Regierungsbehörden

Der "Freedom of Information Act" kommt zum Jahresende auch in England: Behörden müssen dann Interessierten wie Bürgern und Journalisten Einblick in gespeicherte Unterlagen gewähren. Damit das nicht gar so peinlich wird, erging kurz vor den Feiertagen die Anordnung, alle E-Mailboxen aufzuräumen und alles, was älter als drei Monate ist, zu löschen. Aber vorher auszudrucken.

Mit Papier muss man umgehen können. Bei dem einen stehen die Regale voller lieblich beschrifteter Aktenordner, in denen der Chef mit einem Griff findet, was er sucht nur er selbst nicht. Beim anderen liegen wilde Papierhaufen auf dem Schreibtisch, in denen er selbst mit einem Griff findet, was er sucht nur der Chef nicht. Wer mehr Arbeit wegschafft ist klar wer beim Chef besser dasteht, allerdings auch.

Wesentlich besser ist die Außenwirkung, wenn es zwar nicht zu den schönen Aktenordnern mit schablonen- oder computerbeschrifteten Rücken reicht, aber sich zumindest keine Papierhaufen auf dem Schreibtisch stapeln. Dank Computer und E-Mail ist so ein papierärmeres Büro inzwischen durchaus machbar. Außer in Redaktionen, versteht sich, denn da bringt der Postbote täglich einige Kilo Nachschub an Heizmaterial, genannt "Pressemitteilungen".

Wer auf Papier schreibt, der bleibt

Allerdings fragt sich der Chef eines elektronisch arbeitenden Mitarbeiters oft, was der eigentlich den ganzen Tag tut. Drei pro Tag verschickte Briefe auf totem Baum machen halt immer noch mehr her als 30 E-Mails. Und mancher Chef kann oder will sich auch nicht mit Mail und Dateien herumplagen. Das bekam ich zu spüren, als ich meinen Job bei einem Mobilprovider nach 2 1/2 Jahren an den Nagel hängen wollte und mein neuer Vorgesetzter verkündete:

Da war nun genau das nachzuholen, was ich mir 2 1/2 Jahre erspart hatte. Nun wurde von morgens bis abends gedruckt. Erst ging der Toner aus, dann das Papier, nach etwa 3000 Blatt der Platz auf dem Schreibtisch denn zu meinem Glück waren Leitzordner gerade aus und die neue Lieferung wurde erst eine Woche nach meinem geplanten Abgang erwartet und nach etwa 4500 Blatt ging schließlich die Druckermechanik kaputt. Damit hatte der Chef dann ein Einsehen. Ob er je mehr als zehn der 4500 Seiten angesehen hat, wurde mir nicht mehr überliefert; er verließ das Unternehmen wenige Monate später ebenfalls.

Potentiell gefährliche Altlasten entsorgen

So ähnlich "unter Druck" müssen sich nun aber englische Behördenmitarbeiter vorgekommen sein. Deren Chefs haben zwar einerseits das Gesetz durchgedrückt, das allen Telefon- und Internetprovidern in der EU abverlangen soll, Verbindungsdaten nun 12 Monate aufzubewahren. Andererseits wissen sie genau deshalb aber auch um die Gefahren ordentlicher Archivierung.

Insbesondere das Archivieren von E-Mails erleichtert das Arbeiten ungemein, weil sich auch alte Kontakte und Informationen über die Suchfunktion wieder finden lassen. Es kann aber auch sehr peinlich sein "was kümmert mich mein dummes Geschwätz von gestern" lässt sich halt nicht auf "was kümmert mich meine dumme Mail von gestern" übertragen. Den englischen Minister David Blankett kostete dies den Job, als zwar ein kompromittierendes Fax entgegen den Vorschriften geschreddert wurde, doch die korrespondierende E-Mail nach 18 Monaten wieder auftauchte. Und Microsoft durfte auch bereits unangenehme Erfahrungen mit archivierten E-Mails sammeln.

Da ab 2005 nun auch in England noch der "Freedom of Information Act" in Kraft tritt, der die Behörden gegenüber interessierten Bürgern und beispielsweise auch Journalisten zur Auskunft verpflichtet (Informationsfreiheitsgesetz kommt), wurde schnell noch vorher angeordnet, die Platten zu putzen und auf den Rechnern alle Mails zu löschen, die älter als drei Monate sind (Löschaktion vor der Akteneinsicht). Man will doch schließlich nicht auf dem eigenen Gesetz ausrutschen.

"Vor dem Schreddern machen Sie aber bitte eine Fotokopie!"

Doch was, wenn es sich um wirklich wichtige Mails handelt? Ja, doch, auch dann sind diese zu löschen, um Platz im Computer freizumachen, so die Dienstanordung. Aber vorher sind diese auszudrucken und abzuheften Ordnung muss schließlich sein! Und es ist ja zu vermeiden, dass der Eindruck entsteht, in englischen Behörden würde nicht gearbeitet. Seit der Computereinführung war offensichtlich einfach nicht mehr genug Papier in den Regalen zu finden. Jetzt sind sie wieder voll. Voll genug, dass sich nichts wirklich Wichtiges mehr findet. Gefahr gebannt.

http://www.heise.de/tp/artikel/19/19116/1.html