Collaboration: Welche Tools mehr Effizienz bringen

  • Beitrag vom: 29.04.2019

Kurzfristig mit den Kollegen in Indien ein virtuelles Meeting aufsetzen, Tickets und Fehlermeldungen der vergangenen Tage verteilen, die Präsentation der geplanten Applikationen per Desktop-Sharing zeigen, parallel am digitalen Whiteboard arbeiten und am Ende alle Dateien in der Cloud für jeden bereitstellen – Zusammenarbeit wird effizient, wenn sie digital stattfindet. Statt viel Zeit für Mails oder die Suche nach aktuellen Dateien aufzuwenden, können sich Mitarbeiter mit den passenden Tools mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Laut einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Campana & Schott arbeiten Mitarbeiter mit modernen Technologien um bis zu 50 Prozent effektiver. Dennoch sind zwei Drittel der Befragten unzufrieden mit den eingesetzten Collaboration-Tools – zu unübersichtlich, zu viele Applikationen und nicht kompatibel mit anderen Software-Lösungen. Was eigentlich für mehr Produktivität sorgen soll, bremst Mitarbeiter aus. Die angeblich so moderne Arbeitswelt präsentiert sich immer noch in Form von E-Mail-Fluten, Textwüsten und überlasteten Servern.

Neue Arbeitsmodelle verlangen neue Collaboration-Tools

IT-Abteilungen müssen neue Collaboration-Tools intelligent einsetzen, um den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht zu werden und für eine effizientere und produktivere Arbeitsumgebung zu sorgen. Nicht zuletzt, weil die Generation Y den Arbeitsmarkt schon längst erobert hat und digitale Tools zur Zusammenarbeit für selbstverständlich hält – im Gegensatz zu den Baby Boomern, die ihre Karriere in Zeiten von Wählscheibe und Faxgerät gestartet haben und technologischen Neuerungen skeptisch gegenüber stehen. Beiden Seiten Support mit ausgewählten und passenden Werkzeugen anzubieten, damit sie gemeinsam effizienter arbeiten können, ist die Herausforderung für jede IT-Abteilung.

Und auch die Arbeitsmodelle sind flexibler geworden: Projektbezogen und unterwegs anstatt am Schreibtisch im Büro lautet hier die Devise. Rund 40 Prozent der Jobs lassen sich zudem bequem im Home Office erledigen, aber nur 12 Prozent der Beschäftigten arbeiten laut einer aktuellen Studie des Deutschen Instituts der Wirtschaft in Berlin auch von Zuhause.

Schatten-IT vermeiden, Bedarf der Mitarbeiter abfragen

Um die Anforderungen zu erfüllen und eine Collaboration-Strategie zu entwickeln, geht der Weg am Mitarbeiter nicht vorbei. Laut einer aktuellen IDG-Studie zum Arbeitsplatz der Zukunft beziehen gerade mal ein Drittel der befragten Unternehmen ihre Mitarbeiter in Veränderungsprozesse aktiv mit ein. Aber wissen CEOs und CIOs wirklich immer genau, welche Bedürfnisse Mitarbeiter in puncto IT-Lösungen haben und welche sie bereits nutzen? Die sogenannte Schatten-IT ist ein Problem: Nicht verifizierte Tools, die Mitarbeiter in der Kommunikation verwenden – wie beispielswiese Chats oder File-Sharing-Services – können für Unternehmen ein ernsthaftes Risiko darstellen, etwa weil Daten direkt in der Public Cloud und nicht im internen Firmennetz gespeichert werden. Eine Bestandsaufnahmen der genutzten Schatten-IT zeigt das Bedürfnis der Mitarbeiter. Nutzen diese häufiger Chat-Programme, sollten IT-Abteilungen beispielweise über die Einführung eines Messenger-Dienstes nachdenken.

Schöne neue Arbeitswelt: Collaboration in Reinkultur

Was neben Instant-Messaging als Muss für eine einheitliche Strategie gilt: Videokonferenzen, Desktop-Sharing, digitale Whiteboards sowie die Integration IP-basierter Telefonie sind die Voraussetzungen, um flexibel und agil im Büro und unterwegs zu sein. Mitarbeiter erhalten ein virtuelles Portal für alle projektrelevanten Inhalte, können Dateien in der Cloud speichern und über die integrierte Suchfunktion schnell aufrufen – zielloses Rumgeklicke auf verstopften Servern gehört der Vergangenheit an. Dateien lassen sich in der Cloud sicher und verschlüsselt speichern. Videokonferenzen mit externen Partnern finden in HD-Qualität statt, Mitarbeiter wählen sich über PC, Tablet oder IP-Telefon in den Konferenzraum ein und bearbeiten gleichzeitig ihre Dateien am digitalen Whiteboard. Clevere Bots sind in die Lösung integriert, um beispielsweise bei internationalen Konferenzen Sprachen zu übersetzen. Teams tauschen sich in virtuellen Projekträumen aus, teilen Dateien und ihren Desktop, laden Dokumente in Microsoft OneDrive oder SharePoint hoch und sehen den Anwesenheitsstatus der Kollegen. Auch externe Partner lassen sich einbinden und zur Zusammenarbeit einladen. Vorteil: Niemand muss mehr zwischen verschiedenen Tools hin und her springen. Alle Funktionen sind integriert und kompatibel zu bereits bestehenden Anwendungen.

Collaboration leicht gemacht: Cisco Webex von der Telekom

Dass solche Szenarien schon heute Realität in der Arbeitswelt sein können, zeigt Cisco mit dem Kommunikationskomplettpaket Cisco Webex. Der führende Hersteller von Netzwerktechnologie stellt gemeinsam mit vielfältigen Service-Leistungen der Deutschen Telekom die umfassende On-Premise- oder Cloud-Lösung für Anruf, Meetings und Team-Collaboration auf leistungsstarken und sicheren Servern bereit. Alle Daten werden mit neuester Technologie Ende-zu-Ende verschlüsselt und sind selbst in bestehende Umgebungen leicht zu integrieren. User und Geräte sind einfach und sicher zu managen. Dank der offenen Architektur mit vielen Schnittstellen binden Nutzer auch existierende Geschäftsanwendungen wie Office 365 oder Salesforce: Alle Lösungen im Überblick ein.

Jetzt Cisco Webex einführen

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