Die 5 Goldenen Regeln für die Einführung von Microsoft Teams

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Autor André Beyer, Senior Sales Manager, Mittelstandsvertrieb
  • Beitrag vom 28.03.2020

Wie erhöhen Unternehmen die Akzeptanz der Mitarbeiter für Microsoft Teams? Fünf Tipps für die Einführung von Microsoft Teams.

Bei der Einführung von Microsoft Teams ist es nicht damit getan, das Tool für alle Mitarbeiter freizuschalten. Soll die Kollaborationslösung die Kommunikation langfristig verändern und die Zusammenarbeit verbessern, müssen Unternehmen ihre Hausaufgaben gründlich machen. Mit diesen 5 Tipps für die Einführung von Microsoft Teams gelingt das Projekt.

1. Eigene Unternehmenskultur berücksichtigen

Bei der Einführung von Microsoft Teams, das direkt in Microsoft 365 integriert ist, müssen Firmen ihre eigene Unternehmenskultur berücksichtigen. „Unternehmen nutzen die Lösung aufgrund ihrer jeweiligen Kultur sehr unterschiedlich“, sagt Sabine Erlebach, Geschäftsführerin der datac Kommunikationssysteme GmbH, die Unternehmen bei der digitalen Transformation unterstützt und auch Schulungen zu Microsoft Teams anbietet. „Wenn eine Firma zum Beispiel eine gute Feedback-Kultur hat und Fehler erlaubt sind, geht man offen mit Teams um“, sagt Erlebach. Ein Unternehmen, dessen Kultur auf Fehlervermeidung ausgerichtet ist, kommuniziere über das Tool dagegen anders.

2. Führungsebene einbinden

Die Einführung von Teams gelingt in der Regel nur mit einem begleitenden Change Management, das Mitarbeiter begeistert. „Wenn die Führungskräfte nicht eingebunden sind, kann man es gleich lassen“, sagt Erlebach. „Denn in den Prozessen benötigen Unternehmen eine massive Durchschlagskraft aus der oberen Führungsebene heraus.“ Um von Microsoft Teams zu profitieren, müssen alle Abteilungsebenen und Mitarbeiter eingebunden werden.

3. Quick-Wins aufspüren und Teams schmackhaft machen

Unternehmen sollten bestenfalls schon vor der Einführung von Microsoft Teams Themen finden, die sie sofort umsetzen können. „Mitarbeiter müssen sagen: ‚Klasse, da habe ich schon lange drauf gewartet.‘ Oder: ‚Super, das ist viel einfacher‘“, sagt Erlebach. Dies könnten anfangs auch einfache Dinge wie der Speiseplan aus der Kantine sein, den nun alle Mitarbeiter zentral einsehen können. Oder eine andere Informationsteilung, die früher so nicht möglich war. Es könnte aber auch die Chatfunktion in der App sein, sofern Mitarbeiter vorher nicht auf diese Art kommunizieren konnten.

4. Leitfaden für Mitarbeiter erstellen

Unternehmen sollten eine Guideline für alle Mitarbeiter formulieren, wie sie mit Microsoft Teams arbeiten. „Firmen müssen hier klare Aussagen treffen“, befindet Erlebach. „Es ist zum Beispiel wichtig, dass sich die Mitglieder eines Teams besprechen, über welche Kanäle ihre Kommunikation ablaufen soll.“ In der Guideline sollte zudem festgelegt werden, wann welche Lösung genutzt wird – insbesondere dann, wenn Unternehmen bereits Tools einsetzen, die den gleichen Zweck wie Microsoft Teams erfüllen. Beispiel Speicherplatz: „Teams bietet eine zusätzliche Möglichkeit, Daten abzulegen. Hier muss geklärt werden, welche Daten an welchem Ort abgelegt werden sollen“, sagt Erlebach.

5. Hilfe von Microsoft in Anspruch nehmen

Der Softwarekonzern hat freilich gesteigertes Interesse daran, dass Unternehmen Microsoft Teams langfristig nutzen. „Früher ging es nur darum, Lizenzen zu verkaufen. Heute unterstützt Microsoft Unternehmen massiv dabei, die Lösungen zu etablieren“, sagt Erlebach. Microsoft bietet kostenlose Kurse für Entscheidungsträger, Admins, IT-Experten oder Endbenutzer an. Zudem können sich Unternehmen auf den Webseiten des Konzerns orientieren, etwa auf der Seite „Erste Schritte beim Einführen von Microsoft Teams“. Dieser Leitfaden konzentriert sich nach Angaben von Microsoft auf die Benutzerakzeptanz von Teams. Die Geschäftseinheit Customer Success Unit (CSU) von Microsoft treibt dieses Thema ebenfalls voran.

Workshop der Telekom: Teams Akzeptanzmanagement

Bei wichtigen IT-Projekten sollten Unternehmen statt der Technik ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen. Mit einem guten Akzeptanzmanagement gewinnen Firmen die Anwender für neue Kommunikationswerkzeuge und können sie auf neue Arbeitsweisen vorbereiten sowie umfassend schulen. Einen umfassenden Einblick in die Methoden des Akzeptanzmanagements erhalten Sie in den Workshops der Telekom. Persönliche Beratungsangebote erhalten Unternehmen unter der kostenfreien Experten-Hotline 0800 33 04444 oder bei ihrem Ansprechpartner der Telekom. Alle Workshops zu den Lösungen von Microsoft finden Sie unter www.telekom.de/microsoft.

Lesen Sie in Teil 1: So wichtig ist ein gutes Change Management bei der Einführung neuer Tools.

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