Die Einführung eines Collaboration-Tools intelligent planen

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Autor: Martin König, Senior Product Manager für Cloud & IT
  • Beitrag vom: 15.04.2019

Neue Arbeitsplatzmodelle verändern die Zusammenarbeit im Unternehmen. Was neben der Anschaffung und technischen Integration eines Collaboration-Tools bei der Einführung beachtet werden sollte.

Wenn Unternehmen planen, ein neues Collaboration-Tool einzuführen, sollten sie sich darüber bewusst sein, dass es sich dabei nicht nur um die Einführung einer neuen Software handelt, die Abläufe im Unternehmen optimieren soll, sondern um ein grundlegendes Umdenken in der Zusammenarbeit und damit um einen tiefgreifenderen Change-Prozess, der entsprechend gemanaged werden will. Daher ist eine gründliche Vorbereitung erforderlich – sowohl auf Unternehmens- als auch auf der Mitarbeiterebene. Schulungen, Onboarding-Events und zielgerichtete Kommunikation, das alles schafft Transparenz, bindet alle Beteiligten von Anfang an in den Prozess ein und resultiert in höherer Akzeptanz und erleichtert gleichzeitig den Mitarbeitern den Umstieg auf die neue Arbeitsweise. Denn die Investition in die Software trägt nur dann Früchte (und steigert nebenbei die Mitarbeiterzufriedenheit), wenn allen Seiten klar ist, was sich mit dieser neuen Arbeitsweise ändert und wie jeder einzelne über das Tool zukünftig produktiver arbeiten kann.

Pilotteam durchläuft Nutzungsszenarien

Tatsächlich zeigt die IDG-Studie Arbeitsplatz der Zukunft, dass viele Unternehmen ihre Mitarbeiter noch nicht genügend in die Veränderung ihrer Arbeitsweisen einbinden und gerade einmal ein Drittel der Unternehmen (31 Prozent) die Arbeitnehmer regelmäßig über den Prozess der Transformation informiert. Dazu muss es gar nicht erst kommen. Aber weiß die Führungsebene, wie die Mitarbeiter arbeiten? Was benötigen sie, um das Tool in ihrem Arbeitsalltag sinnvoll nutzen zu können und die Akzeptanz zu steigern? Um das herauszufinden, sollte ein Pilotteam das Tool im Arbeitsalltag testen. Das muss (und sollte) nicht alleine die IT-Abteilung sein – schließlich gilt es herauszufinden, welche Anforderungen die Nutzer haben: wie sich ein Projektteam strukturiert, welche Anwendungen es ggf. bereits heute nutzt oder ob auch externe im Arbeitsprozess einzubindende Teilnehmer berücksichtigt werden müssen.

Digital Advisor bündelt Wissen

Genauso bunt und vielfältig, wie die Zusammenarbeit in Teams, Arbeitsgruppen und Gremien sein kann, sollte der Einsatz des Collaboration-Tools sein. Insofern ist der Ansatz hier, dass das Pilotteam die Teamleads später hinsichtlich der Nutzung unterstützen kann. Dieses strategische und praktische Know-how gilt es ab Testphase über Roll-out und im Einsatz des Tools kontinuierlich abzurufen. Hierfür bietet sich die Rolle eines unternehmensinternen „Digital Advisors“ aus dem Pilotteam an. Er sollte teambezogene Prozesse ebenso gut wie das einzuführende Tool kennen und ist damit erster Ansprechpartner für Kollegen und Führungsebene. Der Digital Advisor sollte beispielsweise im Pilotteam die Anforderungen für den Selektionsprozess definieren, die das Team an eine Ziellösung stellt: Welche Funktionalitäten und Anwendungen sind für das Team in diesem speziellen Projekt geeignet?

Der Digital Advisor sollte zudem in der Lage sein, sein Wissen im Sinne von „Best Practises“ an die Teamleads weiterzugeben, die wiederum als Multiplikatoren gegenüber den Mitarbeitern fungieren. Ziel ist es, einen Grundstein für die Entstehung einer agilen Kommunikations- und Zusammenarbeitskultur zu legen. Das sind Fähigkeiten, die eine zentrale Rolle bei der Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen spielen, die sich zunehmend dynamischen Märkten mit ungewissen Zukunftschancen und Kostendruck ausgesetzt sehen.

Teamarbeit wird digital:

Um die Zusammenarbeit zu stärken, setzen immer mehr Unternehmen auf innovative Lösungen wie Microsoft Teams. Was der Skype for Business-Nachfolger alles an praktischen Funktionen bereithält, erklären zwei Microsoft Experten der Telekom anhand einer Demo in einem Webinar. Hier geht’s zur Webinar-Aufzeichnung.

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