Digitaler Arbeitsplatz: Büro der Zukunft nimmt Form an

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Autor: Stefan Mello, Cloud Solutions Expert
  • Beitrag vom: 12.09.2018

Im Zuge der digitalen Transformation ersetzt der Digital Workplace den klassischen Büro-Arbeitsplatz. Was Unternehmen in puncto digitales Arbeiten unternehmen. 

Stationärer Arbeitsplatz – was in etwa so verstaubt klingt wie der vor zig Jahren verlegte Teppichboden im Büro, wird in vielen Unternehmen zunehmend zum Auslaufmodell. „Vor allem Großunternehmen haben die Möglichkeiten des digitalen Büros erkannt und profitieren bereits von den Vorteilen“, sagte Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM beim Digitalverband Bitkom, bei der Veröffentlichung der Studie „Digital Office Index 2018“. „Jetzt muss der breite Mittelstand nachziehen.“ In den Startlöchern stehen Mittelständler bereits – oder sind sogar schon losgelaufen: Viele Unternehmen befinden sich gerade in der Orientierungs- und Planungsphase oder sind bereits mittendrin in der digitalen Transformation. Das ist das Ergebnis der Studie „Digitale Arbeitsplatzgestaltung“ des IT-Beratungsunternehmens Crisp Research im Auftrag der Deutschen Telekom, bei der mehr als 400 IT-, Strategie- und Business-Entscheider verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen befragt wurden. Demnach entwickelt ein Großteil der Unternehmen Konzepte für ein neues Arbeitsmodell, gestützt durch Technologien und im engen Austausch mit Angestellten und Kunden.

Mehr Budget für den digitalen Arbeitsplatz

58 Prozent der Befragten sehen die Digitalisierung des Arbeitsplatzes als wichtigstes Handlungsfeld der Digitalisierung an. Mehr als 90 Prozent aller Unternehmen werden das Budget für den digitalen Arbeitsplatz teilweise massiv aufstocken. Auf dem Einkaufszettel stehen vor allem neue Endgeräte, investiert werden soll aber auch in Sicherheit und Datenschutz sowie in die Vernetzung der Anwendungen. „Es herrschen Aufbruchsstimmung und Entwicklungspotenzial beim digitalen Arbeitsplatz“, schreiben die Autoren der Studie. „Viele Unternehmen haben gerade erst begonnen, ihre digitalen Arbeitsplätze Schritt für Schritt umzusetzen.“ Und legen so den Grundstein für die Arbeit der Zukunft.

Laut Studie unterscheiden sich die Präferenzen hinsichtlich digitaler Arbeitsplätze und neuen, zunehmend kollaborativen Arbeitsweisen stark voneinander – je nach Größe des Unternehmens, je nach Branche. So fokussieren die meisten kleinen Unternehmen mit bis zu 49 Mitarbeitern ihre Kommunikation vor allem auf den Kontakt mit Kunden. Die Anforderungen von Unternehmen an Tools sind folglich sehr unterschiedlich, insbesondere in Betrieben, die bislang kaum Erfahrungen mit digitalen Anwendungen gemacht haben. Unter den kleinen Unternehmen sind andererseits auch viele Start-ups vertreten, die digitale Technologien von Beginn an kennen, einsetzen – und teilweise sogar selbst prägen. Mieten statt kaufen liegt auch hier im Trend, womit gerade kleine und mittlere Unternehmen oft besser fahren. Dank Cloud Computing gibt’s den digitalen Arbeitsplatz inzwischen auch als „Workplace-as-a-Service“. Die Vorteile: fixe Kosten, Skalierbarkeit und Aktualität.

Digitale Arbeitsplätze fördern Produktivität

Mittlere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern stehen der Studie zufolge neuen Technologien zwar teilweise noch skeptisch gegenüber. Doch viele Mittelständler stellen sich inzwischen innovativer auf und arbeiten mit digitalen Technologien, Wertschöpfungsketten und Geschäftsmodellen. Firmen mit mehr als 250 Angestellten haben indes schon erste digitale Projekte gestemmt und besitzen bereits eigene Innovationsbudgets. Festzuhalten bleibt: Digitale Arbeitsplätze fördern die Produktivität. So können Mitarbeiter jederzeit sicher auf ihre Anwendungen und Daten zugreifen – ob per Smartphone, Tablet oder PC. Die Arbeit an Dokumenten lässt sich zudem jederzeit unterbrechen und mit dem aktuellen Bearbeitungsstand auf einem beliebigen Gerät fortsetzen. Beschleunigt wird die Tätigkeit auch über Produktivitäts-Apps wie E-Mail, Online-Kalender oder digitale Notizen. Studien belegen sogar: Die technologische Ausstattung am Arbeitsplatz trägt nicht unerheblich dazu bei, wie motiviert die Angestellten sind. Darüber hinaus bewerten Mitarbeiter mit einem digitalen Arbeitsplatz die Attraktivität ihres Arbeitsgebers etwa drei Mal so hoch.

Eine Studie zur Digitalisierung der Arbeitswelt von VMware und Forbes Insights zeigt, wie digitale Arbeitsplätze die Produktivität von Mitarbeitern steigern können. So geben die Befragten an, durch die richtigen Anwendungen am Arbeitsplatz etwa 12 Prozent ihrer Zeit weniger für manuelle Prozesse aufwenden zu müssen.

„Die große Lösungslandschaft, das Funktionsangebot sowie die Integrierbarkeit bringen Microsoft und insbesondere Office 365 eine hohe Akzeptanz im Markt ein.“ (Studie „Digitale Arbeitsplatzgestaltung“)

Unter den angebotenen Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz haben laut der Studie „Digitale Arbeitsplatzgestaltung“ viele Unternehmen – sowohl heute als auch zukünftig – einen Favoriten: Platzhirsch Microsoft, der inzwischen außer Word, PowerPoint und Excel weit mehr bietet. So hat Microsoft etwa mit Microsoft Teams neben dem kompletten Funktionsumfang, den Skype for Business für moderne Online-Meetings bisher angeboten hat, auch eine Cloud-basierte Kollaborationslösung in seine Office-Suiten integriert. „Die große Lösungslandschaft, das Funktionsangebot sowie die Integrierbarkeit bringen Microsoft und insbesondere Office 365 eine hohe Akzeptanz im Markt ein“, sagen die Analysten von Crisp Research.

Hohe Datensicherheit mit Microsoft 365

Office 365 vereint Microsoft zusammen mit dem Betriebssystem Windows 10 und der Sicherheitslösung Enterprise Mobility + Security unter dem Dach von Microsoft 365. Der US-Softwarehersteller bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen damit eine Rundumlösung für den modernen Arbeitsplatz. Dabei integriert Microsoft kontinuierlich immer mehr Sicherheitsfunktionen in die Lösung Microsoft 365. Hierzu zählen etwa E-Mail-Verschlüsselung in Outlook, Ransomware-Erkennung, Passwortschutz für geteilte Links oder Files Restore zur Dateiwiederherstellung in OneDrive. Der Konzern kommt damit den gestiegenen Anforderungen an Datensicherheit nach und schützt kleine und mittelständische Unternehmen vor Cyberangriffen.

Mobile Arbeitsplatzmodelle und neue Arten der Zusammenarbeit im Team werden in zukunftsorientierten Unternehmen zunehmend gefördert und mit der Einführung von digitalen Tools unterstützt. Das wird früher oder später auch die restlichen Staubkörner aufsaugen, die sich in den letzten Jahren in den Büros der Unternehmen angesammelt haben.

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