Digitales Büro: Dokumente rechtssicher elektronisch signieren

  • Beitrag vom: 26.06.2020

DocuSign ermöglicht digitale Unterschriften und die Organisation von Freigabeprozessen. Die digitale Signatur ist so rechtssicher wie eine Papierunterschrift.

Electronic Identification, Authentication and Trust Services, kurz eIDAS: So sperrig ihr Name auch klingt,  – so sehr soll die EU-Verordnung das Geschäftsleben erleichtern. Die eIDAS gilt seit 2016 und hat einen einheitlichen Rechtsrahmen für elektronische Identitätsnachweise geschaffen. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES), die dem eIDAS-Standard entsprechen, bieten höchste Sicherheit und gelten in allen 27 EU-Mitgliedsstaaten sowie im europäischen Wirtschaftsraum. Die QES ist der persönlichen Unterschrift nach der gesetzlichen Schriftformerfordernis gleichgestellt und damit mindestens genauso rechtssicher wie die Papierunterschrift.

Herkömmliche Methoden kosten Zeit und Geld. Ein Beispiel: Ein Unternehmen muss Dokumente wie Produktfreigaben oder Vertragsabschlüsse immer von mehreren Verantwortlichen abzeichnen lassen. Alle Dokumente müssen mehrfach ausgedruckt und per Post versendet werden, um die Unterschriften einzeln einzuholen. Das ist nicht nur kostspielig und aufwändig, sondern auch ökologisch bedenklich.

Digitaler Prozess ist schneller und umweltfreundlich

Der Softwareanbieter DocuSign verspricht mit seiner Lösung dagegen, dass Unternehmen ihre Dokumente einfach und rechtssicher digital verarbeiten, Ressourcen sparen und dabei auch noch etwas für die Umwelt tun. DocuSign ersetzt das Signieren, Faxen, Scannen und Versenden von Dokumenten durch einen vollständig digitalen Prozess. So lassen sich Druck- und Versandkosten sparen, die Umwelt wird geschont.

Die Zeitersparnis ist nach Angaben von DocuSign enorm: Mehr als 80 Prozent der Transaktionen mit elektronischer Signatur lassen sich dem Anbieter zufolge innerhalb von 24 Stunden abschließen, 50 Prozent sogar innerhalb von 15 Minuten. „Mit traditionellen Methoden dauert es oft Tage oder gar Wochen“, erklärt DocuSign auf seiner Webseite. Über die Deutsche Telekom können Unternehmen sich beraten lassen und die Cloud-Lösung buchen.

DocuSign: Empfänger nutzen Cloud-Lösung kostenlos

Anwender können DocuSign auf dem Desktop oder mobil auf Smartphones und Tablets nutzen. Die Lösung kann zudem fast jede Technologie integrieren und mit nahezu jeder Plattform kommunizieren – wie zum Beispiel Microsoft 365, Salesforce oder SharePoint. Praktisch: Empfänger von Dokumenten, die mit DocuSign erstellt wurden, nutzen die Lösung kostenlos und benötigen keine spezielle Software.

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