Mit Collaboration Tools das Innovationsklima verbessern

  • Beitrag vom: 25.06.2019

In Bewerbungen suchen Recruiter am häufigsten nach dem Begriff „Teamfähigkeit“. Kein Wunder. Arbeit verändert sich. Menschen sind heute zunehmend in Teams beschäftigt. Innovationen entstehen im Austausch. Daher ist Collaboration inzwischen die Basis für erfolgreiche Teams – egal ob im Marketing, Vertrieb, Entwicklung oder anderen Bereichen des Unternehmens. Mitarbeiter benötigen dafür entsprechende Werkzeuge. Im vergangenen Jahr, das hat die Deutsche Social Collaboration Studie der Unternehmensberatung Campana & Schott herausgefunden, stachen dabei die digitalen Social Collaboration Tools erstmals die analogen Wege der Zusammenarbeit aus. Denn sie punkten mit Schnelligkeit und Komfort. Kollegen, die gemeinsam ein neues Produkt entwickeln und an verschiedenen Standorten sitzen, teilen einfach per Desktop-Sharing ihre Zwischenstände, arbeiten parallel am digitalen Whiteboard oder setzen mit wenigen Klicks ein virtuelles Meeting auf. Alle Dateien und Ergebnisse sind jederzeit in der Cloud abrufbar. Ergebnis: Mit digitalen Technologien steigern die Mitarbeiter ihre Effektivität um bis zu 50 Prozent. Bis zu vier Stunden Zeitersparnis bilanziert Forrester, wenn Kollegen zum Beispiel Microsoft Teams nutzen und damit schnell und problemlos Online Meetings einrichten oder Dateien direkt gemeinsam bearbeiten.

Collaboration-Software: Gut fürs Innovationsklima

Social Collaboration verändert gleichzeitig die Unternehmenskultur: Sie optimiert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams, Abteilungen und Hierarchieebenen, berichtete jeder zweite Befragte in der Studie. Heißt: Jeder kann mit jedem kommunizieren. Wenn alle wissen, wer an welchem Thema arbeitet und entsprechendes Know-how besitzt, dann lassen sich neue Ideen schneller umsetzen. Collaboration Software fördert so das Innovationsklima in den Unternehmen. „Investitionen in solche Werkzeuge sind damit ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation“, sagt Professor Dr. Peter Buxmann vom Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik der Technischen Universität Darmstadt. In vielen Bereichen gibt es dennoch Nachholbedarf: In der Social Collaboration Studie 2019 klagten Mitarbeiter in der Produktion und im direkten Kundenkontakt, dass ihnen diese digitalen Werkzeuge bislang noch fehlen.

Digital Natives wünschen sich digitalen Arbeitsplatz

Ein weiterer Punkt kommt hinzu: Unternehmen, die im War for Talents nicht untergehen möchten, müssen in Social Intranet und Collaboration-Tools investieren. Gerade junge Mitarbeiter, die mit digitalen Medien aufgewachsen sind, möchten sich im beruflichen Umfeld nicht allein auf E-Mail und Telefon zurückgeworfen fühlen, sondern beanspruchen einen digitalen Arbeitsplatz. Die Digital Natives wünschen sich ausgereifte Social Collaboration-Tools wie Microsoft Teams, die Messaging, Sprach- und Videokommunikation, Screensharing oder den Austausch von Dateien über die Cloud auf einer Oberfläche ermöglichen.

Welche Vorteile haben Collaboration-Tools?

  1. Teilnehmer tauschen ihre Nachrichten und Dateien in klar gekennzeichneten Teamräumen aus: Der Kontext der Nachrichten ist immer eindeutig, alles Wichtige erreicht automatisch den richtigen Personenkreis.
  2. Komplette Historie der Zusammenarbeit ist stets verfügbar: Scheiden Teammitglieder aus, gehen weder Inhalte noch Wissen verloren. Team-Konversationen werden bei Projektbeginn eingerichtet und speichern dann alle ausgetauschten Nachrichten und Dateien. Das erleichtert neuen Kollegen den Einstieg ins Projekt. Sie haben sofort Zugriff auf alle Dokumente.
  3. Damit der Business-Chat im virtuellen Raum natürlich anmutet, holen Collaboration-Tools Vorteile der analogen in die virtuelle Welt: Whiteboards werden digitalisiert, content-fokussierte Kameras simulieren Face-to-face-Gespräche. Bei komplexen Fragen lassen sich adhoc Telefon- und Videokonferenzen starten.

Zusammenarbeit vereinfachen mit Microsoft Teams

Microsoft Teams ist Bestandteil des Cloud-Services Office 365. Es lässt sich mit Word, Excel, Outlook, Sharepoint, Skype for Business und vielen anderen Programmen verknüpfen. Auf diese Weise wird Teams zur zentralen Teamplattform für Kommunikation und Collaboration – im Büro, im Home-Office oder von unterwegs. Alle Daten werden mit neuester Technologie Ende-zu-Ende verschlüsselt und sind selbst in bestehende Umgebungen leicht zu integrieren. Mit der Teams-App haben kleine und große Unternehmen alle Bausteine ihrer Kommunikation und Zusammenarbeit so zentral im Blick.

An effektiverer Zusammenarbeit interessiert? Mehr Informationen zu Microsoft Teams erhalten Sie hier, bei einem Heise Webcast oder einem Microsoft-Workshop der Telekom.

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