Planner, Forms und FindTime: Nützliche Helfer in Microsoft 365 Business

  • Beitrag vom 08.07.2020

Ob besseres Projektmanagement, einfache Terminplanung oder Umfragen im Handumdrehen: In Microsoft 365 Business sind viele nützliche Anwendungen integriert.

Office-Tools wie Word, Excel und PowerPoint, das Betriebssystem Windows 10 und umfangreiche Sicherheitsfunktionen – das Komplettpaket von Microsoft 365 bietet alles unter einem Dach. Im Schatten der Hauptfunktionen schlummern allerdings noch viele weitere nützliche Anwendungen: zum Beispiel die drei Tools Microsoft Planner, Microsoft Forms und Microsoft FindTime.

Microsoft Planner – übersichtliches Projektmanagement

Mit Microsoft Planner lassen sich Teamarbeit und Projekte übersichtlich verwalten. Die Pläne sind nach Aufgaben unterteilt und lassen sich Nutzern einfach per Drag-and-Drop zuweisen. Einzelne Cards können mit Anhängen und Terminvorgaben versehen werden. Die Funktionen erinnern teilweise an die Organisationssoftware Trello. Microsoft Planner ist voll in Office integriert, womit sich beispielsweise E-Mails, Dokumente, Dateien und PowerPoint-Präsentationen als Anhänge hinzufügen lassen. Diese können wiederum Aufgaben oder Personen zugeordnet werden.

Je nach Funktionsumgang ist Trello für Unternehmen nicht kostenlos. Microsoft Planner ist dagegen in Microsoft 365 integriert, es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Die Software ist auch als mobile App für iOS und Android erhältlich und lässt sich problemlos im Homeoffice oder unterwegs nutzen.

Anleitung: Plan erstellen mit Microsoft Planner in vier Schritten

Microsoft Forms – Umfrage oder Quiz mit wenigen Klinks

Ob Abstimmungen über Teamereignisse oder Feedback von Kunden – dank Microsoft Forms lassen sich Umfragen mit wenigen Klicks erstellen. Auf der Webseite von Microsoft Forms können Nutzer auch im Handumdrehen ein Quiz aufsetzen. Dazu gibt man dem Dokument lediglich einen Namen und stellt eine oder mehrere Fragen. Nun kann man wählen, ob man eine Auswahl an Antworten vorgibt, ein Feld für eine Textantwort frei lässt oder um eine Bewertung anhand von Sternen oder Zahlen bittet.

Im Bereich „Design“ lassen sich verschiedene Farben und Hintergründe auswählen, um die Umfrage individuell zu gestalten. Nutzer können auch eigene Bilder hochladen. Unter dem Reiter „Vorschau“ kann der Ersteller sehen, wie die Umfrage den Teilnehmern später präsentiert wird. Über den „Teilen“-Button lässt sich ein Link zum Verschicken erstellen. Hier gibt es aber zum Beispiel auch die Möglichkeit, einen QR-Code zu generieren, der zur Umfrage oder zum Quiz führt. Zudem lassen sich die Umfragen auch auf Webseiten einbinden.


Quelle: Offizieller Microsoft 365-Kanal bei YouTube

Microsoft FindTime – Terminfindung leichtgemacht

Die Outlook-Erweiterung FindTime unterstützt bei der Terminfindung im geschäftlichen Umfeld. Dazu ist es erforderlich, das Add-Inn in Outlook zu installieren. Alle Add-Ins in Outlook lassen sich einfach über die Menüleiste unter dem Reiter „Add-Ins durchsuchen“ finden und installieren. FindTime wird schon nach kurzer Zeit direkt in der Menüleiste angezeigt. Sollte das nicht der Fall sein, kann ein Neustart von Outlook hilfreich sein.

Um einen passenden Termin zu finden, legt man in Outlook einen neuen Termin an und fügt die erforderlichen Teilnehmer sowie einen Betreff hinzu. Nun klickt man in der Menüleiste auf FindTime. Das Add-In zeigt farbige Männchen an: Grün bedeutet „Verfügbar“, Rot steht für „Beschäftigt“ und Grau für „Unbekannt“. Praktisch ist auch der automatische Terminplan: Sobald alle Teilnehmer bei einer Terminoption positiv abgestimmt haben, legt FindTime den Termin automatisch im Kalender von Outlook an. Mit dem Tool lassen sich auch Personen einladen, die kein Outlook verwenden oder keinen Microsoft-Account haben.

Recomended by Cloud Services


Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.