Produktivität steigern mit Microsoft Teams – Tipps für Fortgeschrittene

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Autor: Martin König, Senior Product Manager für Cloud & IT
  • Beitrag vom: 02.11.2018
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Intelligente Bots, interaktive Live-Events und strukturierte Datenablage – wie Teamwork mit Microsoft Teams Arbeitsabläufe im Unternehmen optimiert.

Wer sich mal tiefergehend mit Microsoft Teams beschäftigt, stößt auf vielfältige Möglichkeiten und neue Anwendungsszenarien. Neben Chat-basierter Zusammenarbeit als zentrales Prinzip interaktiver Kommunikation in Echtzeit bietet die Collaboration-Plattform komplett in Office 365 integrierte Funktionalitäten in einer zentralen Kommunikations-Plattform vereint. Ein Szenario: Der Vorstand vermittelt Entscheidungen an die komplette Belegschaft in einem online gestreamten Live-Event. Moderatoren und Teilnehmer lassen sich direkt von ihrem Arbeitsplatz aus mit einbeziehen und kommentieren die Vorstellung parallel im Chat. Dabei benötigen die Zuschauer keine weiteren Voraussetzungen außer Microsoft Teams oder einen Internet-Browser, sofern externe Teilnehmer eingeladen sind. Die Anzahl der Teilnehmer dieses Live-Events lässt sich dabei je nach Einsatz-Szenario skalieren. Und das Event kann direkt mit aufgezeichnet werden – somit auch im Nachgang Mitarbeitern bereitgestellt werden, die nicht am Live-Event teilnehmen konnten.

Im Kleinen zur Abstimmung im Team funktioniert das ebenso einfach mit dem „Meet now“-Button. Hier kann mit einem Klick eine Sofortbesprechung aufgesetzt werden. Alle Mitglieder einer definierten Nutzergruppe im Projekt – dem sogenannten „Channel“ – können direkt dem Meeting beitreten. Im Bedarfsfall kann diese Besprechung auch aufgezeichnet und im Anschluss direkt im Channel bereitgestellt werden. Somit können Teammitglieder, die dem Ad-hoc-Meeting nicht beiwohnen konnten, dieses später abrufen. Weiterer Vorteil: Aufgrund der vollständigen Integration in Office 365 lassen sich Dokumente in Online-Meetings gemeinsam in Echtzeit bearbeiten. Geht es beispielsweise um die Erstellung und Abstimmung von Präsentationen, können Arbeitsstände per Screensharing im Team geteilt und dabei das Dokument direkt im Meeting gemeinsam bearbeitet werden. Damit wird Microsoft Teams zur neuen Zentrale für Teamwork.

Bots helfen bei der Arbeit

Microsoft Teams dient zudem als zentrale Informationsbibliothek im Unternehmen: Über Bots nutzt das Tool künstliche Intelligenz, um Fragen zur Nutzung des Tools zu beantworten. Einfach ein Stichwort oder einen Ausdruck in die Suchfunktion eingeben und der sogenannte T-Bot findet die gewünschte Antwort – ganz gleich, ob es um Aufgaben, Funktionen, Inhalte, Hilfestellungen oder Tipps geht. Das System ist selbstlernend: Dank eingebautem Feedback-System werden die Antworten immer besser, je öfter der T-Bot zum Einsatz kommt. Außerdem existiert eine wachsende Bibliothek mit Bots im Microsoft Teams-Store, etwa zur Personensuche im Unternehmen, zu Umfragen oder zur Verbindung bestehender Anwendungen.

Verfügt das Unternehmen über das entsprechende Know-how, lassen sich zusätzliche Bots für kontextspezifische Zwecke der Nutzer selbst erstellen. Dazu bietet Microsoft Teams eine API, an die sich zum Beispiel ein Besprechungsraum-Bot andocken lässt – etwa durch Verknüpfung der vorhandenen Daten zu Räumlichkeiten und Kalendern im Unternehmen. Beauftragt über Suchmaske oder via Spracherkennung sucht der Bot selbständig in den angebundenen Datenbanken, schlägt Möglichkeiten vor und fragt, ob er buchen soll. All das geht innerhalb von Sekunden. Eine Funktionsweise, die sich auch auf viele andere Unternehmensbereiche übertragen lässt.

Zusammenarbeit klar strukturiert

Microsoft Teams kann so gut wie alle Office 365-Anwendungen unter einer Oberfläche verbinden. Das Tool endet jedoch nicht dort, wo die Microsoft-Welt aufhört. Über Schnittstellen, sogenannte Connectors, lassen sich bekannte Dienste wie Twitter, Facebook oder Yammer problemlos in Microsoft Teams einbinden – sie sind damit funktional an einer zentralen Stelle integriert und vor allem mit übergreifendem Single-Sign-On aufrufbar. Dank dieser Integration entfallen zeitaufwändige Einzel-Logins und teamintern wird mit einfachen Mitteln Transparenz über Plattformen hinweg geschaffen. Über den Gastzugriff können Teams zudem über Unternehmensgrenzen hinweg mit externen Partnern zusammenarbeiten und ihnen Zugriff auf eingerichtete Teams, Chats, Besprechungen, Dateien und Dienste gewähren. Dieser Gastzugriff ist in den Business Premium und Enterprise-Versionen von Office 365 enthalten und lässt sich auf Mandanteneben aktivieren.

Teamarbeit wird digital: Um die Zusammenarbeit zu stärken, setzen immer mehr Unternehmen auf innovative Lösungen wie Microsoft Teams. Was der Skype for Business-Nachfolger alles an praktischen Funktionen bereithält, erklären zwei Microsoft Experten der Telekom anhand einer Demo in einem Webinar. Hier geht’s zur Webinar-Aufzeichnung.

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