SmarterWorkplace-Lösungen begleiten Mitarbeiter zum Modernen Arbeitsplatz

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Autor: Nina Koch
  • Beitrag vom: 13.03.2019

Verschiedene Studien gehen davon aus, dass Mitarbeiter ihre Produktivität mit Office 365 um rund 25 % oder mehr steigern können. Was sich in der Theorie gut anhört, sieht in der Praxis bisweilen etwas anders aus. Der Return-on-Investment stellt sich nicht immer so ein wie gewünscht. Alles eine Frage der Einbindung der Mitarbeiter in die digitale Transformation, sagt Christian Müller von Pokeshot. Dieses Problem adressiert das Unternehmen mit „SmarterWorkplace“-Lösungen.

Office 365 stellt einen deutlichen Schritt in die richtige Richtung dar, wenn es darum geht, den täglichen Informationsfluss zu bewältigen, die Kommunikation innerhalb und außerhalb von Unternehmen zu verbessern und ganz allgemein einfacher produktiv arbeiten zu können. Doch die neuen Möglichkeiten am vernetzten Arbeitsplatz können erst dann richtig genutzt werden, wenn Menschen in der Transformation zum „Modernen Arbeitsplatz“ auch aktiv mitgenommen und unterstützt werden.

Veränderung nicht nur der Technologie

Viele Rollouts von Office 365 stagnieren jedoch in der ersten Stufe der Migration von Daten in die Cloud und bringen nicht das gewünschte Ergebnis. Die Azure-Cloud und Office 365 werden nicht in dem Umfang wertschöpfend genutzt, wie dies mit der Umgebung und den Tools tatsächlich möglich wäre. „Was viele Unternehmen vergessen: Die Einführung von Office 365 ist nicht allein eine Veränderung der Technik. Vielmehr bedeutet sie primär eine Veränderung der Denk- und Arbeitsweise, der Art der Zusammenarbeit miteinander und eine Veränderung der damit verbundenen Prozesse,“ so Christian Müller, Chief Customer Success Officer bei der Pokeshot GmbH.

Das Berliner Unternehmen hat eine Suite von „SmarterWorkplace“-Lösungen entwickelt, die bei der Einführung von Office 365 drei Bereiche adressiert, um eine schnelle und effektive Einführung zu ermöglichen:

  • Awareness / Mindset: WARUM führt meine Organisation die neue Lösung ein?
  • Adoption / Skillset: WAS ist Office 365 und WAS habe ich davon?
  • Application / Toolset: WIE funktionieren die neuen Abläufe?

Der notwendige Workplace-Learning-Kreislauf, eingebettet in begleitende kommunikative und kollaborative Initiativen

Den Mitarbeiter in der Transformation begleiten

Die Lösungen mit der zentralen App „SmarterPath“ versprechen eine Verbesserung der Benutzerannahme (Adoption) von Office 365 und der Unternehmensperformance durch integriertes Workplace Learning. SmarterPath erweitert die bestehenden Unternehmensinhalte aus verschiedenen Quellen innerhalb einer Office 365-Umgebung (SharePoint Online, Yammer, Teams, Sway, Onenote, Delve usw.) und ergänzt sie um zusätzliche Informationen und Wissensaustausch. Zugewiesene Benutzer (Admins) können innerhalb der App Lernpfade erstellen, beispielsweise mit externen Inhalten und Quizfragen, die den Mitarbeiter durch den produktiven Umgang mit Office 365 führen. Ziel ist es, Kompetenzen mit einer gewissen Leichtigkeit aber nachhaltig aufzubauen und letztendlich die Produktivität des einzelnen zu steigern.

„SmarterPath ist eine digitale Arbeitsplatzlösung, die die Funktionen und Inhalte eines sozialen Intranets mit denen eines Learning-Management-Systems (LMS) kombiniert,“ so Christian Müller. „Das neue Office 365 wird dann schnell von einer reinen Plattform zur Verwaltung und dem Teilen von Dokumenten zu einer wertschöpfenden Lösung, die Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung einen Vorsprung geben kann und Mitarbeiter in der Veränderung begleitet. Das vermeidet unnötige Kosten für aufwendige Schulungen sowie Produktivitätsverluste durch mangelnde oder falsche Nutzung.“

Begleitende Tools unterstützen die Annahme

Ergänzt wird SmarterPath durch die Apps SmarterPath Office 365 Wizards, SmarterTour Performance Support und SmarterAgent Intelligent Content. Smarter Path Office 365 Wizards betten sich nahtlos in die Office 365 Umgebung ein, was bedeutet, mit einem Mausklick in einer Anwendung gelangt der Benutzer zu kurzweiligen, vorgefertigten Lernpfaden, die die Einführung in SmarterPath und Office 365 erleichtern. Diese Pfade können direkt in SmarterPath importiert, bei Bedarf aber auch angepasst werden. SmarterTour Performance Support ist eine interaktive Hilfe bei der Einführung neuer Software. Es führt den Anwender Schritt für Schritt in verschiedenen Touren durch die Applikation und gibt Tipps und Tricks. Über ein Backend werden entsprechende Touren als Browsererweiterung installiert und starten, sobald der URL des Systems – in diesem Fall Microsoft Teams – im Browser gestartet wird. Der Fokus liegt an dieser Stelle bei dem Verstehen und Anwenden der Applikation. Die Oberfläche und Bedienung funktionieren wie die Microsoft Teams-App und so erlernt der Benutzer die Möglichkeiten und Funktionen Schritt für Schritt während der Nutzung.

SmarterAgent Intelligent Content sorgt für schnelle Ergebnisse beim Suchen von Informationen und Personen. Anwender geben entweder über einen Bot oder eine Suchmaske einen Begriff ein, der SmarterAgent führt dann eine Suche über verschiedene Quellen durch und gewichtet die Ergebnisse anschließend anhand des vorhandenen Benutzerprofils. Als „intelligentes“ Tool lernt der SmarterAgent aus dem Such- und Nutzungsverhalten des Anwenders für zukünftige Suchen. Diese App wird ab Q2/2019 das Portfolio der SmarterWorkplace-Lösungen komplettieren.

Erfolgreich in der Praxis

„Der dauerhafte Nutzen des integrierten Workplace Learning in Office 365 mit den SmarterWorkplace-Lösungen auf Azure ergibt sich aus der gesteigerten Performanz am digitalen Arbeitsplatz. Vorhandene Inhalte zum täglichen Lernen werden den Mitarbeitern aktiv und vorausschauend zur Verfügung gestellt, bestehendes Wissen wird konsequent angewendet. Mitarbeiter erhalten aktiven Performance-Support und vor allem das, was sie brauchen, genau wann sie es brauchen. Damit gewinnen sie wertvolle Arbeitszeit und das Stresslevel sinkt,“ berichtet Christian Müller.

Im konkreten Anwendungsfall eines produzierenden Unternehmens in Deutschland mit ca. 1.000 Mitarbeitern, 30 Tochtergesellschaften und Vertretungen in 50 Ländern wird die Einführung von Office 365 aktiv und erfolgreich begleitet, das Produkt- und Technologiewissen weltweit konnte auf Basis von Peer-to-Peer- und strukturiertem Lernen deutlich verbessert werden, und das Onboarding von Mitarbeitern in Office 365 ging zügig und reibungslos vonstatten.

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