Warum IT-Outsourcing sich für den Mittelstand lohnt

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Autor: Nina Koch
  • Beitrag vom: 29.03.2019
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Viele kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den steigenden Anforderungen an Flexibilität und Geschwindigkeit zu begegnen. Im Zeitalter der Cloud bedeutet dies auch die Frage nach der Zukunftsfähigkeit ihrer IT. Welche Vorteile hier die Nutzung von Paketlösungen hat, sieht sich Frank Geus, Geschäftsführer der bestserv GmbH an.

Personalkompetenz sowie die in Betrieb befindliche Infrastruktur müssen mit der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung neu ausgerichtet werden. Das überfordert viele Unternehmen. Investitionen werden nur zögerlich umgesetzt. Die Diskrepanz zwischen dem Status quo im Unternehmen und neuen Technologien wird immer größer. Wie Schritt halten und die Konzentration auf das eigentliche Kerngeschäft schärfen?

Ressourcen sinnvoll nutzen

Cloud-Dienste wie Office 365 und Azure bieten in Kombination erstklassige Möglichkeiten, Services so zu nutzen, dass der größte Teil interner Systeme und Insellösungen für die Zusammenarbeit konsolidiert und abgelöst werden können. Die dadurch freiwerdenden Ressourcen können sinnvoller für die Organisation und Prozesse eingesetzt werden, was Unternehmen letztendlich nachhaltig besser und effizienter macht. Speziell kleine und mittelständische Unternehmen, die oft nur über begrenzte IT-Ressourcen verfügen, setzen bei Einrichtung und Verwaltung der IT auf externe Ressourcen. Umso wichtiger ist es für sie, einen kompetenten Partner an ihrer Seite zu haben, der über die notwendige Kompetenz verfügt – von der Cloud-Migration über den Support bis hin zur Abrechnung.

Paketlösungen wie das „Modern Workplace“ (MWS) Paket von bestserv erfüllen genau diese Anforderungen und gestalten den Cloud-Einstieg denkbar einfach. Kleine Unternehmen können mit einem solchen Paket – bestehend u.a. aus Office 365 Lizenzen und den damit verbundenen Diensten wie Outlook und Exchange Online sowie OneDrive for Business (mit 1 Terabyte Speicher pro Benutzer!) – ihre bestehende Infrastruktur weitgehend durch Cloud-Lösungen ablösen und damit gleichzeitig die Zusammenarbeit deutlich verbessen. Besonders erwähnt sei hier die Zusammenarbeitslösung Teams. Sie adressiert die Anforderungen eines modernen, flexiblen Arbeitsplatzes und ermöglicht die Konsolidierung aller bisherigen Insellösungen für Dateiablage, Kommunikation und Organisation. Ein wichtiger Faktor dabei ist, dass Teams nicht nur die interne Zusammenarbeit verbessert. Auch die Einbindung externer Partner, wie Lieferanten oder Projektbeteiligte anderer Unternehmen, ist mit Teams schnell und problemlos möglich.

Planbare Kosten, flexible Nutzung

Ein wesentlicher Vorteil dieses Ansatzes besteht darin, dass Kunden alle wesentlichen Dienste und Lizenzen, die für den Unternehmensbetrieb erforderlich sind, in einem Paket aus einer Hand und zu klar kalkulierbaren Kosten erhalten. Die Verfügbarkeit für alle Microsoft Cloud-Dienste wird dabei mit einer 99,9-prozentigen Zuverlässigkeit gesichert. Demgegenüber stehen all die Maßnahmen, die ein Unternehmen selbst leisten müsste, um einen vergleichbaren Wert im eigenen Haus zu erreichen. Hier seien nur die doppelten Serverräume, Klimatisierung, Stromzufuhr, Zugangskontrollen, getrennte Netzwerke, Systemspielgelungen, Sicherheit beim Zugriff auf die Systeme u.ä. genannt. Den Wechsel in die Cloud können Unternehmen damit relativ risikofrei wagen. Administrationsaufwendungen sowie Betrieb und Support, je nach gewählter Ausprägung, sind bereits enthalten. Damit werden auch interne IT-Personalressourcen spürbar entlastet.

Ein weiteres großes Plus ist die Abrechnung, speziell hinsichtlich ihrer Verwaltung. Kunden haben jederzeit Einsicht in den aktuellen Umfang ihres gebuchten bestserv MWS-Pakets. Die deutsche Rechnungstellung erfolgt monatlich. Da es sich um gemietete Dienste, Ressourcen und Services handelt, sind keine Vorabinvestitionen erforderlich. Die monatlichen Aufwendungen für das MWS-Paket können direkt als Kosten buchhalterisch aktiviert werden, vergleichbar mit dem Leasing eines Fahrzeugs. Die Pakete können dabei nach Bedarf auch kurzfristig wieder abbestellt oder Schritt für Schritt bis hin zu hybriden Szenarien erweitert werden. Die dynamische Erweiterung von Diensten, Lizenzen und Serverinfrastruktur ist mit bestserv MWS ohne Umstellungsaufwendungen und weitere Investitionen jederzeit möglich. Zum Vergleich: Werden IT-Ressourcen mit Systemen im Unternehmen (on-premise) bereitgestellt und zusätzliche Kapazitäten werden notwendig, so ist dies oft mit neuer Hardware, Inbetriebnahme und Migrationsaufwendungen verbunden. Mit den im MWS Paket enthaltenen Cloud-Komponenten für Office 365 und Azure erfolgt eine Erweiterung ohne diese Schritte. Die gewünschten Elemente können ganz unkompliziert über das bestserv Support-Portal bestellt werden. Anfallende zusätzliche Betriebskosten für die dynamische Anpassung des Pakets werden dem Kunden vorab schnell und transparent mitgeteilt. Die Ausführung erfolgt dann durch bestserv-Mitarbeiter, die für die Microsoft Cloud-Produkte und -Dienste zertifiziert sind.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

In den meisten Fällen haben unsere Kunden nach der Startphase rasch den weiteren Ausbau in Angriff genommen. Systeme und Ressourcen wurden dynamisch erweitert, um auch weitere noch bestehende lokale Installationen in die Cloud umzustellen. Diese Flexibilität, sowohl was Infrastruktur als auch Finanzen angeht, bedeutet für Unternehmen im Wesentlichen, dass sie schneller und agiler handeln können.

Ebenso wie Cloud-Technologien sich ständig weiterentwickeln, entwickeln wir natürlich auch das Angebot von bestserv ständig weiter. Gegenwärtig ist geplant, bestserv MWS standardmäßig mit einem Firewall-System sowie einem Internetanschluss von mindestens 100 Mbit zu ergänzen. Auch Ransomware für alle Client-Systeme ist geplant, ebenso wie die Integration von Power BI-Diensten für die Berichtserstellung. Ziel ist es, bestserv MWS in weiteren Editionen zu klar kalkulierbaren Kosten anzubieten, um die verschiedenen Anforderungen von Kunden aus diversen Branchen und unterschiedlichster Größe zu adressieren.

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