E-Mail neu erfinden

Forscher von IBM wollen den Umgang mit Mails erleichtern

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E-Mail hat sich für viele vom Segen zur Plage entwickelt. Während sich Spam-Mails noch automatisch filtern lassen, erzeugt die tägliche Flut neuer Nachrichten ein kaum zu schaffendes Arbeitspensum. IBM zeigt anhand eines Prototypen Auswege, die im Laufe des kommenden Jahres auch in Produkte münden sollen.

Reinventing Email, die elektronische Post neu erfinden, titelt IBM in einem Beitrag des CUE-Forschungslabors in Cambridge, Massachusetts [#literatur [1]]. Dabei geht es genau genommen gar nicht um eine Neuerfindung von E-Mail - die IBM-Forscher arbeiten an Werkzeugen in Mail-Programmen, die Anwendern helfen sollen, die Übersicht in ihrer Informationsüberflutung zu behalten.

Während der Heimanwender sich vor allem über Spam-Mails ärgert, die ihm Kredite, vermeintliche neue körperliche Vorzüge oder ungeahnten Reichtum anpreisen, leiden die meisten Angestellten schon unter ihren normalen Mails. Mehr als hundert neue Nachrichten pro Tag sind keine Seltenheit - in Zeiten normaler, papiergebundener Post war das undenkbar, wenn man nicht gerade Autogrammwünsche erwartete.

IBM forscht in seinen Labors seit mehr als zehn Jahren im Bereich von E-Mail und Kollaborations-Software (auch unter dem Begriff Groupware bekannt). Für den nun vorgestellten Prototyp Remail wurden unter anderem Feldstudien und statistische Analysen von E-Mails und Nachrichten-Threads durchgeführt. In knapp einem Dutzend Publikationen dokumentieren die Forscher ihre Arbeitsergebnisse und Prototypen. Drei Problembereiche haben sie dabei herauskristallisiert:

  • Anwender fühlen einen Zwang, auf E-Mails schnell zu antworten. Ein ständiger Strom eingehender Post erhöht diesen Druck.
  • Der Überblick über die E-Mails geht verloren und zugleich steigt die Furcht vor diesem Versagen. Große Mengen von Mails lassen die wichtigen Nachrichten untergehen. Es wird unklar, welche Mails informellen Charakter haben, welche unwichtig sind und auf welche der Anwender reagieren muss.
  • Die schiere Menge von Mails wirkt überwältigend. Um nicht ins Hintertreffen zu geraten, wird der Posteingang sehr häufig geprüft, was zu einer weiteren Produktivitätsverschlechterung führt.

Die technischen Hilfsmittel, die IBM in dem Prototypen Remail vorstellt, sollen vor allem helfen, den Überblick zu behalten und eingehende E-Mails in den Kontext vorhandener Informationen zu setzen. Die Software integriert Mail, Kalender und Chat. Sie ermöglicht es dem Anwender, seine E-Mails vollständig im Posteingang zu verwalten, sie aber auch in so genannten Collections ähnlich den bekannten Ordnern zu sammeln.

Während viele Anwender ihre Post in Ordnern ablegen, dient der Posteingang zugleich als eine Art Laufzettel. Dinge, die noch erledigt werden müssen, bleiben im Eingang liegen, werden zugleich aber durch neue Nachrichten überlagert oder aus dem Blickfeld gerückt. Remail ermöglicht es daher, Nachrichten farblich zu markieren, um sie aus der Menge anderer Nachrichten herauszuheben. Eine ähnliche Funktion findet sich auch in Microsoft Outlook 2003.

Darüber hinaus kann die Mail nach allen Spalten sortiert werden, wobei gleichartige Merkmale dann gliederungsartig unter einer Überschrift zusammengefasst sein können. So werden bei einer Datumssortierung jeweils Trennzeilen für jeden Tag, oder bei solcher nach Absendern/Empfängern Trennzeilen mit deren Namen eingefügt. Zugleich erhält jede Mail einen Indikator für die Anzahl der Nachrichten im zugehörigen Thread. Wählt man eine Nachricht, so werden alle anderen Mails der gleichen Konversation hervorgehoben und können auch zusammen angezeigt werden (scatter & gather).

Bei den bereits erwähnten Collections weitet IBM die Metapher der Ordner aus. Nachrichten können nicht nur in Ordner verschoben und damit aus dem Posteingang herausgenommen werden, sondern dürfen beim Typ insight auch zusätzlich im Posteingang verbleiben. Die Zuordnung kann manuell oder mit automatischen Regeln erfolgen.

Neben den Mail-Protokollen POP3, IMAP und dem Notes-NRPC erschließt Remail auch RSS-feeds (Rich Site Summary) und damit Weblogs, CVS-Repositories, die offenen Redaktionssysteme nach dem Wiki-Prinzip und andere Tools, die ihre Neuigkeiten per RSS verkünden. Bei Remail werden diese verschiedenen Quellen als Channels bezeichnet. Bindet man Instant Messaging in Remail als weiteren Kanal ein, dann werden auch die Chat-Protokolle, die beispielsweise durch Rückfragen zu einer E-Mail entstehen, zusammen mit der Mail abgelegt. Dadurch versucht Remail die Verteilung der Information auf unterschiedliche Medien zu vermeiden und den Zusammenhang zu bewahren.

IBM führt drei neue Konzepte für die Visualisierung von Zusammenhängen ein: Thread Arcs, Correspondents Maps und Message Maps. Am leichtesten verständlich sind die Thread Arcs, die Bernhard Kerr in einem eigenen Dokument beschreibt [#literatur [2]]. Dabei werden die Nachrichten eines Threads zeitlich hintereinander als kleine Kreise angezeigt. Bögen zwischen diesen Kreisen stellen die Antwortzusammenhänge her. Durch eine farbliche Hervorhebung sind die aktuelle Nachricht und alle Vorgänger und Nachfolger leicht zu erkennen. Ungelesene Nachrichten werden gesondert gekennzeichnet. Diese Darstellung benötigt sowohl bei breiten als auch bei tiefen Antworthierarchien wenig Platz und kann deshalb im Header jeder Nachricht angezeigt werden.

Die Correspondents Map ist eine zweistufige Zusammenfassung geordnet nach Mail-Domänen und Absendern. Durch verschiedene Farben wird ausgedrückt, welcher Absender erst neulich Mails geschickt hat und wessen Nachrichten noch ungelesen sind. Die Message Maps stellen alle Nachrichten in einen zeitlichen Zusammenhang. Beim Auswählen einer Mail wird der ganze Thread hervorgehoben, sodass man leichter ein Gefühl dafür entwickelt, ob es sich um eine lang andauernde Diskussion oder um ein aktuelles Ereignis handelt.

Die Integration des Kalenders schließlich bringt wenig Neues. E-Mails lassen sich auf den Kalender ziehen, um neue Ereignisse einzutragen. Das Programm versucht außerdem, aus dem Text einer Nachricht auf mögliche Ereignisse zu schließen. Es bleibt abzuwarten, wie sich diese Funktion bei mehreren Sprachen und in unterschiedlichen Kulturkreisen verhält.

Mit einigen innovativen Ideen versucht IBM, mehr Struktur in die eingehende Post zu bringen, sodass sich Informationen besser im Kontext verdauen lassen. Forschungsprototypen dienen stets nur als Modell und werden nicht direkt in ein Produkt überführt. Man darf gespannt sein, in welcher Form die Visionen in Produkte münden: IBM ist derzeit auf jeden Fall dabei, die in Remail gezeigten Mittel auf der Basis des Eclipse-Frameworks neu zu implementieren [#literatur [3]] . Dieses Framework ist eigentlich als Crossplattform-Entwicklungsumgebung konzipiert worden. IBM hat jedoch für die Version 3.0 bereits einige Änderungen beigesteuert, die Eclipse auch für normale Anwendungen tauglich machen sollen.

Als Produkt wird sich Remail dann unter der Marke IBM Lotus Workplace einordnen. Für diese ursprünglich unter dem Codenamen Lotus NextGen bekannt gewordene Plattform benötigt IBM einen so genannten Rich Client, der Anwendungen auch unabhängig von zentralen Servern ausführen kann, insbesondere wenn Anwender auf Reisen keinen Netzzugang haben. Ähnlich dem aktuellen Notes-Client wird sich auch dieser Workplace-Client durch Templates programmieren lassen. Mit einer ersten Version ist Mitte des Jahres 2004 in Lotus Workplace 2.0 zu rechnen. (jk)

[1] Reinventing Email

[2] Bernhard Kerr, THREAD ARCS: An Email Thread Visualization, IBM Research Report, RC22951 (W0310-175), 30. Oktober 2003

[3] Eclipse-Framework

[4] Googling Your Email

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Einen völlig eigenen Weg schlägt der Softwareentwickler Raphaël Szwarc mit seinem Programm ZOË1 ein [4]. Er macht sich die Tatsache zunutze, dass alle in E-Mails vorkommende Information sehr eng vernetzt ist. Überall erkennt seine Software Querverbindungen. Liest man etwa eine E-Mail, so stehen am Rand nicht nur alle Anhänge, sondern auch alle enthaltenen URLs und die Kommunikationspartner. Klickt man auf einen der Namen, so bekommt man den Kontext zu dieser Person angezeigt: Welche anderen E-Mail-Adressen verwendet er, welche Mails hat er schon geschrieben oder erhalten, mit welchen anderen Partnern steht er in Beziehung. Wie man seine Mail auch dreht und wendet, stets findet ZOË1 Querverbindungen.

Zugleich will ZOË1 aber auch so einfach wie Google sein. Ein kleines bescheidenes Suchfeld erschließt den Eingang zum Mail-Bergwerk. Man gibt einfach ein paar Suchbegriffe ein und ZOË1 befragt den mit Lucene, der Open-Source-Engine für Volltextindices, erstellten Index. Die Trefferliste gibt dann Einstiege in das Beziehungsnetz.

Implementiert hat Szwarc ZOË1 in Java unter Zuhilfenahme einiger Open-Source-Tools. Das Programm läuft als Server-Prozess und wird über ein Webinterface bedient. Aber es bietet darüber hinaus auch normale Mailschnittstellen wie SMTP und POP3. Damit kann es als lokaler Proxy zwischen dem eigentlichen Mailserver und dem Client dienen. Einen einzelnen Benutzer kann es auch als Mailserver einsetzen, der die Post beim Provider abholt und zwischenspeichert.

Der Import vorhandener Mail ist denkbar einfach. ZOË1 liest direkt das Mbox-Format, kann aber die Mail auch per IMAP oder POP3 importieren. Als Mac-Anwender hat Szwarc seinem Programm noch mehrere Hilfsmittel für Mac OS X mitgegeben. So fügt es sich wahlweise direkt in das Mail-Programm, die Systemsteuerung und die Menüleiste ein. Anwender können von jeder Nachricht in Mail.app direkt zu ZOË1 springen.

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