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Praktische Tipps zu neuen Funktionen in Microsoft Office

Praxis & Tipps | Praxis

Viele kleine Verbesserungen bietet Office 2010: Word analysiert Formatierungen, Excel kennt neue Formeln, PowerPoint erstellt Videos, Outlook räumt selbstständig auf... Wir geben Tipps für Ein- und Umsteiger und stellen nützliche Add-ins vor.

Schaut man sich die aktuelle Version des Büro-Pakets aus Redmond an, so scheint es, als sei Version 2007 nur ein Testlauf gewesen. Noch nutzen daher viele Anwender ältere Ausgaben der Suite, sehr häufig die Version 2003. Doch Office 2010 führt manchen guten Ansatz des Vorgängers zu Ende und machte im Test insgesamt einen runden Eindruck. Wer jetzt über einen Um- oder Einstieg nachdenkt, findet im Folgenden nützliche Kniffe zu den wichtigsten Komponenten der Office-Familie.

Auch viele Firmen haben sich den Wechsel zur Version 2007 gespart und bereiten nun den Umstieg von Office 2003 zur aktuellen Ausgabe vor, was die Anwender zum Umdenken zwingt, da statt der vertrauten Menüs die mit Version 2007 eingeführten Ribbons beziehungsweise neu: Menübänder die Bedienoberfläche prägen.

Gerade unfreiwillige Umsteiger, die vom Arbeitgeber eine neue Version ihrer Büro-Anwendungen verordnet bekommen, begegnen dem geänderten Bedienkonzept oft mit Vorbehalten – plötzlich ist nichts mehr da, wo man es bisher blind gefunden hat. Skeptiker, die die Stunde der Wahrheit noch etwas hinauszögern möchten, können mit dem 10 Euro teuren Add-in UbitMenu zusätzlich die klassischen Menüs einrichten; Privatanwender dürfen diesen Helfer kostenlos nutzen.

Wer sich dagegen möglichst rasch an die neue Umgebung gewöhnen will, sollte sich die vom Hersteller im Web bereitgestellten interaktiven Handbücher anschauen, die sich auch lokal speichern lassen. Für Word, Excel und PowerPoint gibt es bereits deutschsprachige Fassungen, weitere sollen folgen. Man klickt in einer interaktiven Ansicht der Office-2003-Oberfläche auf den gewünschten Befehl, woraufhin eine Animation die Vorgehensweise auf der Ribbon-Oberfläche demonstriert. Die Download-Adresse für beide Hilfsmittel nennt der c’t-Link am Ende des Artikels – ebenso wie zu allen anderen im Text genannten Dokumentationen, Add-ins und Hilfsprogrammen.

Übrigens funktionieren die meisten Tastenbefehle aus früheren Versionen auch in Office 2010. So richtet Strg+B den Absatz an der Cursorposition im Blocksatz aus und Strg+Umschalt+F setzt den markierten Text in Fettschrift. Solche Tastenkombinationen kann man auch selbst definieren, etwa um ein häufig benutztes Makro zu starten. Wer die aktuelle Belegung nicht weiß, kann sie sich – leider nur in Word – über ein fest eingebautes Makro in ein neues Dokument schreiben lassen. Dazu ruft man mit Alt+F8 den Dialog für Makros auf und wählt die Option „Makros in Word-Befehlen“. Aus der daraufhin aktualisierten Makroliste startet man das Makro „BefehleAuflisten“, das wahlweise alle Word-Befehle oder die aktuelle Tastenbelegung in ein neues Dokument schreibt.

Office 2010 läuft unter Windows XP Servicepack 3, Vista Servicepack 1 oder Windows 7 und benötigt während der Installation selbst in der Home & Student Edition vorübergehend rund 1,5 GByte Platz auf der Festplatte, auch wenn die Anwendungen nur 600 MByte belegen. Unabhängig davon, ob schon eine frühere Version des Office-Pakets installiert ist oder nicht, empfehlen sich vor der Installation, für die Administratorrechte nötig sind, einige Vorkehrungen, die vor unliebsamen Folgen schützen.

Zunächst sollte man über die Systemsteuerung den aktuellen Systemzustand als Wiederherstellungspunkt sichern. Da eine normale Deinstallation des Pakets insbesondere Registry-Einträge hinterlässt, die mitunter die seltsamsten Fehler verursachen, könnte sonst ein erneuter Installationsversuch gleich wieder scheitern.

Nach dem Start verlangt das Installationsprogramm die Eingabe eines Produktschlüssels – auch in den Testversionen, die man nur nach vorheriger Registrierung von Microsofts Website herunterladen kann. Ist die eingegebene Nummer gültig, schaltet dies den Weiter-Button frei. Doch Vorsicht: Wer eine käuflich erworbene Version nicht gleich aktivieren will, sollte nicht zu sorglos weiterklicken. Jetzt erscheint nämlich ganz unten die bereits aktivierte Option „Automatische Onlineaktivierung meines Produkts versuchen“, die man leicht übersieht. Tatsächlich kann man sich mit der Aktivierung 30 Tage Zeit lassen, in denen das Paket uneingeschränkt läuft. Es ist ratsam, sie erst nach erfolgreicher Installation durchzuführen, um bei Fehlschlägen nicht unnötig einen Aktivierungscode zu verbrauchen. Das erspart zeitraubende Telefonate mit dem Microsoft-Support.

Nach Annahme der Lizenzvereinbarung bietet das Setup Schaltflächen für Upgrade und angepasste Installation. Erstere ist aktiviert, falls sich auf dem System eine frühere Version befindet und verführt zum Anklicken. Besser ist es aber, auch bei einem Upgrade die angepasste Installation zu wählen, denn ein Klick auf den Upgrade-Button würde ohne weitere Nachfrage sämtliche früheren Versionen entfernen – ein Vorgang, der sich – einmal gestartet – nicht mehr abbrechen lässt.

Mit Ausnahme von Outlook lassen sich alle Office-Komponenten parallel zu einer älteren Installation einrichten, statt diese zu überschreiben, was in unseren Tests mit Office 2000, XP, 2003 und 2007 problemlos klappte. Möchte man Outlook 2010 installieren und gibt an, eine ältere Outlook-Version auf dem System zu belassen, ignoriert das Installationsprogramm diese Option und entfernt den Vorgänger ohne Nachfrage.

Läuft alles problemlos, kann man das Paket aktivieren. Es empfiehlt sich, die dafür zuständigen Dateien zu sichern und auf einem anderen Datenträger aufzubewahren. Mit den gesicherten Daten lässt sich das komplette System im Notfall von Grund auf neu einrichten, ohne dass man sich mit der Aktivierung herumschlagen müsste. Solange man keine größeren Änderungen an der Hardware vornimmt und dasselbe Betriebssystem verwendet, kann man die Dateien einfach in dasselbe Verzeichnis wie zuvor kopieren. Sie liegen im Verzeichnis „%programdata%\Microsoft\Office\Data“ und heißen OPA14.DAT sowie OPA14.BAK; beide Dateien sind unbedingt erforderlich. Den genauen Pfad findet man unter Windows 7 und Vista durch Eingabe von %programdata% in die Suchfunktion des Startmenüs. Im angezeigten Ergebnis klickt man einfach bis zum Ordner Data. Unter XP muss man zunächst den Windows-Explorer unter „Extras/Ordneroptionen/Ansicht“ so ändern, dass dieser auch versteckte Dateien anzeigt. Das Ziel findet sich anschließend unter „C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\Microsoft\OFFICE“. Sind auf dem System weitere Office-Versionen mit Aktivierungszwang installiert, liegen dort auch die zugehörigen Dateien, für Office 2007 etwa OPA12.DAT und OPA12.BAK. (dwi)

Den vollständigen Artikel finden Sie in c't 16/2010.

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Kapitel
  1. Hilfe beim Einsteigen
  2. Installation ohne Tücken
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