Open Source spart Geld in der Stadtverwaltung

Wissen | Reportage

Seite 2: Open Source spart Geld in der Stadtverwaltung

Parallel zur Evaluierung geeigneter Clients migrierte Treuchtlingen im Jahre 2001 vom Dokumentenmanagementsystem M.A.U.S. zu OpenGroupware. M.A.U.S. bildet den Behördenalltag durch Umläufe, Wiedervorlagen, Ordner und Registerkarten ab. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, die Dokumente außerhalb dieses Management-Systems zu nutzen, da es sie in verschüsselten ZIP-Archiven ablegt und für das Ablageverfahren IDs verwendet, mit deren Hilfe der Anwender die gewünschten Dokumente außerhalb von M.A.U.S nicht identifizieren kann. Die Erstellung eines Serienbriefs war deshalb nur möglich, wenn die Dokumente vorher exportiert wurden. Insgesamt verhinderte M.A.U.S. eine wünschenswerte Interaktion mit anderen Programmen und Datenquellen.

Mehrere Groupware-Lösungen wurden als Testapplikation im Haus freigegeben. Zu ihnen gehörten:

  • OpenGroupware
  • PHProjekt
  • MoreGroupware
  • TuTos
  • EGroupware
  • Kroupware
  • zeitweise Open-Xchange (Demo-CDs)

Als wichtige Features für die Anwender stellte sich heraus:

  • Verwaltung von Terminen und Ressourcen
  • Terminvorschläge
  • Integration von Nicht-Nutzern wie Dienstleistern in die Software, zum Beispiel für das Terminmodul

Weniger wichtig waren Projekt-, Abrechnungs- und Zeitnahmefunktionen. Schnell wurden PHProjekt und OpenGroupware zu Favoriten. OpenGroupware bot eine Synchronisations-Möglichkeit zum KDE-PIM und damit die Integration der KDE-Scheduler-Funktionen für zeitgesteuerte Bildschirmmeldungen, Alarmtöne oder zeitgesteuertes Starten von Programmen. Die Entscheidung für OpenGroupware fiel hauptsächlich durch die Betatester. Einigen davon war Outlook/Exchange bekannt, aber nicht allen.

Mitte 2002 nutzte man die Umstellung auf die neue Infrastruktur für eine Office-Offensive. Bisher wurde die Office-Software von den Mitarbeitern ähnlich wie eine Schreibmaschine genutzt. Wichtiger Bestandteil der Offensive war daher eine Schulung, die Workflows mit Hilfe von Office-Werkzeugen vorstellte. Hierzu erarbeitete man neue Layoutvorlagen. Da Lizenzen für Microsoft Office nur für zwei Drittel der Arbeitsplätze vorlagen, suchte man auch hier nach einer kostengünstigen Alternative. Aufgrund der damals deutlich besseren Rechtschreibprüfung fiel die Entscheidung gegen OpenOffice und für StarOffice. Da man durch die neue Sun-Hardware an jedem Arbeitsplatz auch gleichzeitig eine StarOffice-Lizenz erworben hatte, bedeutete diese Entscheidung keine Kostennachteile gegenüber der freien Office-Suite.

Der Einsatz von Open Source machte sich in doppelter Hinsicht bezahlt. Obwohl sich von 2000 auf 2002 die Anzahl der Desktops verdoppelte (von 23 auf 50), konnten die IT-Kosten konstant gehalten werden. Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zeigen eine hohe Akzeptanz der neuen IT-Landschaft. Weniger als zehn Prozent der Mitarbeiter empfinden den Umgang mit Dateien im neuen System als schwieriger. Das neue Office wird von über der Hälfte der Mitarbeiter als gleich komplex, von über 30 Prozent als einfacher oder sogar als Verbesserung gewertet. Über 80 Prozent betrachten das neue System als stabiler, für weitere zehn Prozent stellt das System sogar eine Arbeitserleichterung dar.

Neben den Kosteneinsparungen ist eine wichtige Motivation für die Verwendung von Open Source in der neuen Client-Server-Struktur eine möglichst hohe Unabhängigkeit von Lieferanten und Dienstleistern zu erzielen. Damit besteht beispielsweise die Chance, Produkte auch nach Ausfall des Supports durch den Herstellers weiter zu warten und zu betreiben.

Die neue IT-Struktur im Rathaus gilt seit mehreren Jahren als Erfolg hinsichtlich Wartbarkeit, Lizenzkostenersparnis und Akzeptanz bei den Anwendern wegen Stabilität und Funktionalität. Deshalb soll sie künftig auf die anderen Betriebsstätten übertragen werden. (bbu)

Eingesetzte Open-Source-Software

KDE-Desktop
Lizenz: GNU General Public License (GPL)

OpenOffice
Lizenz: LGPL (GNU Lesser General Public License)

OpenGroupware
Lizenz: GPL (General Public License) und LGPL (Lesser General Public License)

Über die Stadt Treuchtlingen

Treuchtlingen liegt in der Mitte des Dreiecks aus Stuttgart, Nürnberg und München. Die Stadt mit 13.000 Einwohnern präsentiert sich zum einen mit Thermalbad und Naturpark Altmühltal als Urlaubsziel, zum anderen wegen ihrer verkehrsgünstigen Lage mit ICE-Haltestelle als Industriestandort für High-Tech und Handwerk.

Kontakt

Heinz-M. Graesing
Systemadministrator

phone: +49 9142 9600-52
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