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Open Source spart Geld in der Stadtverwaltung

Wissen | Reportage

In der Stadtverwaltung Treuchtlingen hatte sich eine heterogene Software- und Desktop-Landschaft entwickelt. Die Antwort darauf war der konsequente Einsatz von Linux-fähigen Thin Clients in Kombination mit Open-Source-Software.

Anwenderbericht, präsentiert auf der Konferenz "Open Source Meets Business", Nürnberg, 25.-27.1.2006

Die zwischen Nürnberg und Augsburg liegende Stadt Treuchtlingen hat 13.000 Einwohner. Die Stadtverwaltung verteilt sich auf die Standorte Rathaus, Stadtwerke, Krankenhaus, Bauhof und Thermalbad. Dort arbeiten etwa 400 Personen. Die Stadtverwaltung mit typischen Aufgaben in Bereichen wie Einwohnermelde- oder Finanzwesen ist eigenständig.

Die IT-Abteilung mit zwei Mitarbeitern übernimmt alle Aufgaben von der Hardware- und Softwareinstallation bis zur Wartung der Geräte. Hierzu gehören neben Standarddiensten wie Groupware-, Datei- und Datenbankserver auch die Bereitstellung von Fachanwendungen für das Verwaltungswesen. Verträge bestehen mit Dienstleistern und Herstellern zur Ausfallsicherung von Hard- und Software mit garantierten Reaktionszeiten im Servicefall (Reaktionsverträge).

Wichtige strategische Ziele sind:

Mit dem Umstieg auf Open-Source-Lösungen wurde 2001 im Rathaus begonnen. Ausgangsbasis war eine IT-Landschaft mit Windows-NT4-Desktops. Alle Anwendungen liefen lokal auf diesen Rechnern. Zum Dateienaustausch standen Novell-Dateiserver zur Verfügung. Linux wurde nur auf Servern für Kommunikationsdienste wie E-Mail verwendet.

Zur zentralen Verwaltung der Desktops benutzte Treuchtlingen das Novell-Produkt Zenworks. Es ermöglicht Softwareinstallation über System-Images. Von 25 im Jahre 1999 mit identischen System-Images gestarteten NT4-Desktops waren 2001 nur noch drei zentral wartbar. Auf den anderen lief inzwischen entweder zu Zenworks inkompatible Software, wie zum Beispiel Office 2000, oder es war wegen Austausch von defekter Hardware zu Veränderungen gekommen, die zusätzlichen Aufwand bei der Wartung über das Novell-Tool bedeutet hätten. Hinzu kamen Konflikte durch unterschiedliche DLL-Versionen, die die verwendete Software anforderte. Oftmals mussten Nutzer für den Wechsel zu einer anderen Anwendung ihren Rechner mit einer anderen Windows-Variante booten.

Zur Beseitigung dieser Probleme beschloss man eine radikale Abkehr vom Client-lastigen Konzept: Nicht nur Datenspeicherung und Kommunikationsdienste, sondern auch Anwendungen sollten serverseitig betrieben und damit die Verfügbarkeit einer Anwendung unabhängiger vom Client werden.

Vier Client-Arten wurden in die nähere Auswahl genommen:

Die ersten beiden genügten den Anforderungen nicht. Zum einen waren einige Fachanwendungen durch die Beschränkung auf acht Bit Farbtiefe nicht mehr bedienbar, zum anderen wollte man sich in Sachen Multimedia Zukunftsoptionen hinsichtlich der Anforderungen neuer Software an die Hardware offen halten. Die vorhandenen Desktop-Rechner (AMD K6, 128 MByte, ein GByte Festplatte) hätten als Linux-basierte X-Terminals ihren Zweck erfüllt, wurden aber am Ende wegen ihres technischen Zustands verworfen. Da somit der Kauf von neuer Hardware feststand, fiel die Entscheidung auf den Einsatz von Sun Ray Thin Clients und Windows-Terminalserver für die Windows-abhängigen Fachanwendungen.

Für die Sun Ray Thin Clients sprach ihre Multimedia-Fähigkeit und die Sicherheit vor Manipulationen. Zudem erzeugen sie keinen Lärm am Arbeitsplatz und unterstützen Linux. Grundsätzlich sieht Treuchtlingen aber im Einsatz von Linux-PCs als Clients eine vollwertige Alternative zum Einsatz von Thin Cients.

Der Terminal-Client wurde in den Desktop KDE integriert. Die neue Benutzerumgebung wurde zunächst in kleinen Gruppen getestet. Dort diskutierte Probleme oder Neuerungen wie die Verwendung der mittleren Maustaste waren Grundlage für die gleichzeitig entwickelte Nutzer-Dokumentation. Alte Anwendungen erhielten die gleichen Icons wie früher unter Windows.

Parallel zur Evaluierung geeigneter Clients migrierte Treuchtlingen im Jahre 2001 vom Dokumentenmanagementsystem M.A.U.S. zu OpenGroupware. M.A.U.S. bildet den Behördenalltag durch Umläufe, Wiedervorlagen, Ordner und Registerkarten ab. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, die Dokumente außerhalb dieses Management-Systems zu nutzen, da es sie in verschüsselten ZIP-Archiven ablegt und für das Ablageverfahren IDs verwendet, mit deren Hilfe der Anwender die gewünschten Dokumente außerhalb von M.A.U.S nicht identifizieren kann. Die Erstellung eines Serienbriefs war deshalb nur möglich, wenn die Dokumente vorher exportiert wurden. Insgesamt verhinderte M.A.U.S. eine wünschenswerte Interaktion mit anderen Programmen und Datenquellen.

Mehrere Groupware-Lösungen wurden als Testapplikation im Haus freigegeben. Zu ihnen gehörten:

Als wichtige Features für die Anwender stellte sich heraus:

Weniger wichtig waren Projekt-, Abrechnungs- und Zeitnahmefunktionen. Schnell wurden PHProjekt und OpenGroupware zu Favoriten. OpenGroupware bot eine Synchronisations-Möglichkeit zum KDE-PIM und damit die Integration der KDE-Scheduler-Funktionen für zeitgesteuerte Bildschirmmeldungen, Alarmtöne oder zeitgesteuertes Starten von Programmen. Die Entscheidung für OpenGroupware fiel hauptsächlich durch die Betatester. Einigen davon war Outlook/Exchange bekannt, aber nicht allen.

Mitte 2002 nutzte man die Umstellung auf die neue Infrastruktur für eine Office-Offensive. Bisher wurde die Office-Software von den Mitarbeitern ähnlich wie eine Schreibmaschine genutzt. Wichtiger Bestandteil der Offensive war daher eine Schulung, die Workflows mit Hilfe von Office-Werkzeugen vorstellte. Hierzu erarbeitete man neue Layoutvorlagen. Da Lizenzen für Microsoft Office nur für zwei Drittel der Arbeitsplätze vorlagen, suchte man auch hier nach einer kostengünstigen Alternative. Aufgrund der damals deutlich besseren Rechtschreibprüfung fiel die Entscheidung gegen OpenOffice und für StarOffice. Da man durch die neue Sun-Hardware an jedem Arbeitsplatz auch gleichzeitig eine StarOffice-Lizenz erworben hatte, bedeutete diese Entscheidung keine Kostennachteile gegenüber der freien Office-Suite.

Der Einsatz von Open Source machte sich in doppelter Hinsicht bezahlt. Obwohl sich von 2000 auf 2002 die Anzahl der Desktops verdoppelte (von 23 auf 50), konnten die IT-Kosten konstant gehalten werden. Die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung zeigen eine hohe Akzeptanz der neuen IT-Landschaft. Weniger als zehn Prozent der Mitarbeiter empfinden den Umgang mit Dateien im neuen System als schwieriger. Das neue Office wird von über der Hälfte der Mitarbeiter als gleich komplex, von über 30 Prozent als einfacher oder sogar als Verbesserung gewertet. Über 80 Prozent betrachten das neue System als stabiler, für weitere zehn Prozent stellt das System sogar eine Arbeitserleichterung dar.

Neben den Kosteneinsparungen ist eine wichtige Motivation für die Verwendung von Open Source in der neuen Client-Server-Struktur eine möglichst hohe Unabhängigkeit von Lieferanten und Dienstleistern zu erzielen. Damit besteht beispielsweise die Chance, Produkte auch nach Ausfall des Supports durch den Herstellers weiter zu warten und zu betreiben.

Die neue IT-Struktur im Rathaus gilt seit mehreren Jahren als Erfolg hinsichtlich Wartbarkeit, Lizenzkostenersparnis und Akzeptanz bei den Anwendern wegen Stabilität und Funktionalität. Deshalb soll sie künftig auf die anderen Betriebsstätten übertragen werden. (bbu [1])

Eingesetzte Open-Source-Software

KDE-Desktop [2]
Lizenz: GNU General Public License (GPL)

OpenOffice [3]
Lizenz: LGPL (GNU Lesser General Public License)

OpenGroupware [4]
Lizenz: GPL (General Public License) und LGPL (Lesser General Public License)

Über die Stadt Treuchtlingen

Treuchtlingen liegt in der Mitte des Dreiecks aus Stuttgart, Nürnberg und München. Die Stadt mit 13.000 Einwohnern präsentiert sich zum einen mit Thermalbad und Naturpark Altmühltal als Urlaubsziel, zum anderen wegen ihrer verkehrsgünstigen Lage mit ICE-Haltestelle als Industriestandort für High-Tech und Handwerk.

Kontakt

Heinz-M. Graesing
Systemadministrator

phone: +49 9142 9600-52
fax: +49 9142 9600-55
mail: heinz-m.graesing@treuchtlingen.de
visit: www.treuchtlingen.de


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