Post „modern“

Neues Gesetz verlangt Pflichtangaben in E-Mails

Trends & News | News

Weitgehend unbemerkt von der Öffentlichkeit ist zum 1. Januar 2007 eine Gesetzesänderung in Kraft getreten, die Unternehmen verpflichtet, in geschäftlichen E-Mails auch Auskunft über Handelsregistereintragungen zu geben. Um Abmahnungen und Bußgelder zu vermeiden, sollten gewerblich Tätige diese Vorgaben zügig umsetzen.

Eine neue Vorgabe zur Gestaltung von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ verbirgt sich in den Tiefen des Gesetzes „über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) und betrifft etwa die geschäftliche Nutzung von E-Mails durch Unternehmen. Hauptzweck des Gesetzes ist die Umstellung der genannten Datenbestände auf den elektronischen Betrieb. Ziemlich versteckt finden sich dort aber auch neue Vorgaben für die elektronische Korrespondenz. Danach sind Gewerbetreibende verpflichtet, künftig auch in E-Mails Angaben über Unternehmensdetails aus dem Handelsregistereintrag zu machen, so weit es sich bei diesen Nachrichten um „Geschäftsbriefe“ im Sinne des Gesetzes handelt.

Wirklich neu ist diese Regelung nicht. Während die Kennzeichnung auf Briefen und Faxen bereits seit Jahren Praxis ist, war die Anwendung der Regelung auf Mails zwischen den Juristen umstritten. Allerdings fanden sich die entsprechenden Angaben in den wenigsten Mails. Dass mit diesem Zustand nun Schluss ist, beruht auf einer Vorgabe der EU. Eine entsprechende Verpflichtung findet sich in der EU-Publizitätsrichtline aus dem Jahr 2003, die nunmehr auch der deutsche Gesetzgeber in nationales Recht umgesetzt hat.

Wann ist eine E-Mail ein Geschäftsbrief? Der Begriff ist in der Offline-Welt weit auszulegen und umfasst „jede von dem Kaufmann ausgehende schriftliche Mitteilung, die seine geschäftliche Betätigung nach außen betrifft“, und zwar nicht nur vor der Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen laufender Geschäftsbeziehungen. Dabei muss die Sendung an einen bestimmten Empfänger gerichtet sein. Eindeutig darunter fallen also etwa Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Nicht unter die Definition fallen dagegen solche Mitteilungen, die an einen unbestimmten oder nur durch Gruppenmerkmale bestimmten Personenkreis gerichtet sind, zum Beispiel Werbeschreiben. Dieses wird in der Praxis bei Mails zu der absurden und kaum sinnvoll erklärbaren Situation führen, dass gerade fragwürdige Massen-Mailings von der Kennzeichnungspflicht ausgenommen sind. Wie weit die beschriebene Regelung auch für SMS-Mitteilungen gilt, die mit den Pflichtangaben absurd überladen würden, lässt sich noch nicht absehen.

Welche Angaben sich nunmehr in elektronischen Nachrichten finden müssen, ist abhängig von der Unternehmensform des Versenders. Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen lediglich ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angeben. Eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) dagegen ist zu folgenden Angaben verpflichtet: die vollständige Unternehmensbezeichnung (Firma) in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, die Rechtsform der Gesellschaft, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer. Nicht fehlen dürfen auch alle Geschäftsführer und deren Stellvertreter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und verfügt dieser über einen Vorsitzenden, so ist auch dieser mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen.

Wer gegen die Vorgaben des Gesetzes verstößt, muss mit Zwangsgeldern rechnen, für deren Festsetzung das Registergericht zuständig ist. Ob bei Nichtangabe der Registerdaten auch die Gefahr von teuren Abmahnungen und Verurteilungen wegen Wettbewerbsverstoßes besteht, wird die Zukunft zeigen. Unlauter und damit unzulässig sind nach Paragraph 3 des Wettbewerbsrechts (UWG) Handlungen, „die geeignet sind, den Wettbewerb zum Nachteil der Mitbewerber, der Verbraucher oder sonstiger Marktteilnehmer nicht unerheblich zu beeinträchtigen“. Einiges spricht dafür, dass dies bei den Handelsregisterangaben in Mails gerade nicht der Fall ist. Anders als zum Beispiel bei dem Impressum einer Internetseite ist die Zielrichtung des neuen Gesetzes offensichtlich nicht, Verbraucher mit detaillierten Angaben über ihren Vertragspartner zu versorgen. Dagegen spricht vor allem die Tatsache, dass Werbesendungen ausdrücklich von der Kennzeichnungspflicht ausgenommen sind.

Für seriöse Gewerbetreibende erscheint eine Unterscheidung in kennzeichnungspflichtige Geschäftsbriefe und solche, in denen keine Pflichtangaben notwendig sind, wenig sinnvoll. Diesen kann man nur raten, die Vorgaben so schnell wie möglich flächendeckend umzusetzen und entsprechende Angaben in den E-Mail-Footer einzubauen. Dabei erscheint es bedenklich, die Pflichtangaben in einen E-Mail-Anhang auszulagern, weil nicht jeder Empfänger so einen Anhang problemlos öffnen kann. Übersichten zu den genauen Kennzeichnungspflichten bei den einzelnen Gesellschaftsformen halten die Industrie- und Handelskammern bereit, etwa unter der Adresse www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/handelsrecht/brief/index.html.

Zu ungeklärten Details in der neuen Regelung kommt bei manchem Gewerbetreibenden sicher der Unmut, seinen gesamten E-Mail-Verkehr mit zumeist nutzlosen Formalangaben aufzublähen. So erscheint es nur als Frage der Zeit, wann die ersten Abmahnungen wegen unterbliebener Pflichtangaben die Gerichte beschäftigen werden. Die Erfahrung zeigt, dass nicht selten Jahre vergehen, bis von einer zuverlässigen Rechtslage die Rede sein kann. Dank des europäischen Gesetzgebers unterliegt nun auch der deutsche Teil des Internet einer weiteren Vorschrift, die sich als Vorwand für fragwürdige Serienabmahnungen missbrauchen lässt. (hps)

Kommentare

Anzeige
Anzeige