Postmaster für alle

Die eigene Mail-Domain für Kleinunternehmen und Familien

Test & Kaufberatung | Test

Mit dem eigenen Domain-Namen hat man die eigene E-Mail-Adresse garantiert für immer. Einen eigenen Server muss man dafür auch beim professionellen Einsatz nicht betreiben.

Die Anforderungen einer Familie und die eines Büros mit einer Handvoll Mitarbeitern sind recht ähnlich. Beide möchten mit möglichst wenig Aufwand einige E-Mail-Adressen nach dem Muster <Name>@<Eigene-Domain.tld>. Komplexer wird die Aufgabenstellung, wenn eine Familiennamen-Domain für Mitglieder in mehreren verschiedenen Haushalten genutzt werden soll oder bei einer Firma Heimarbeitsplätze oder weitere Standorte eingebunden werden sollen.

Für alle diese Fälle benötigt man maßgeschneiderte Lösungen, bei denen Aufwand und Ergebnis in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen. Gegenstand unserer Betrachtung sind nur kleine Firmen und Familien, die bislang den Einsatz einer eigenen Domain nicht in Erwägung gezogen oder sich dagegen entschieden haben. Beantragung der Domain und Konfiguration der Server sind auch mit geringen Vorkenntnissen problemlos möglich.

Wir stellen drei Konzepte vor: Die Maildomain, die eingehende Mails nur weiterleitet, den gehosteten Server, der fertig konfiguriert bei einem Provider steht sowie den Betrieb eines eigenen Servers. Eine Kombination aus den beiden Letztgenannten bietet ein Mehr an Sicherheit bei überschaubarem Aufwand.

Professionelle Anwender sollten sich vor der Entscheidung für eine Lösung zunächst einmal mit dem Datenschutz auseinandersetzen, denn personenbezogene Daten werden oft auch per E-Mail verschickt. Insbesondere Ärzte, Anwälte oder Steuerberater, die mit besonders schützenswerten Daten hantieren, müssen durch Verträge mit ihren Dienstleistern sicherstellen, dass ihre Daten dort nach deutschen Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden. Aber auch die Admins von Familien-Domains sollten wissen, was auf sie zukommen kann, wenn der Inhaber einer E-Mail-Adresse ihrer Domain bei den Strafverfolgungsbehörden auffällig wird. Mehr Information zu Datenschutz und Haftung finden Sie ab Seite 112 .

Der Umstieg auf eine eigene Domain bietet viele Vorteile. Wer die Adresse eines Freemail-Dienstes oder eines Breitband-Providers nutzt, riskiert, diese jederzeit zu verlieren. Eine T-Online-Adresse lässt sich immerhin nach Ende eines DSL-Vertrags kostenlos weiternutzen, indem man den bestehenden Account zum Vertragsende in den Tarif „Free Mail Basic“ oder „Freemail“ umstellt. Generell hat man aber auf die Nutzung von E-Mail-Adressen, anders als etwa bei Telefonnummern, keinen Anspruch. Selbst wenn man für die Nutzung bezahlt, kann der Anbieter den Vertrag kündigen und die Adresse erlöschen lassen. Getroffen hat der überraschende Verlust der E-Mail-Adresse beispielsweise im Jahr 2005 die Anwender der „lebenslangen“ Adresse der Post oder des bei deren Ende beworbenen Nachfolgediensts Lycos 2009. Insbesondere Kleinunternehmen oder Selbstständige kann es hart treffen, wenn ihre E-Mail-Adresse mit womöglich nur kurzer Vorwarnzeit plötzlich nicht mehr zur Verfügung steht. Kunden, deren Mails als unzustellbar zurückgehen, sind meist für immer verloren. Solche Verluste kann man nur verhindern, indem man sich eine E-Mail-Adresse über eine eigene Domain dauerhaft sichert.

Bei Geschäftskunden ist die Außenwirkung ein wichtiger Aspekt. Prangt auf den Firmenfahrzeugen oder auf dem Briefpapier eine E-Mail-Adresse bei einem Massenhoster wie Web.de, ist das völlig unprofessionell. Sie demonstriert sichtbar, dass der Inhaber technisch und organisatorisch nicht auf der Höhe der Zeit ist. Die Mail-Adresse sollte man dabei aber nicht isoliert betrachten: Zur eigenen Domain gehört außer der E-Mail auch ein eigener Webauftritt. Sobald ein Unternehmen E-Mail-Adressen aus der eigenen Domain bekanntgibt, werden viele Kunden nach den zugehörigen WWW-Seiten suchen. Hier muss also mindestens eine Seite mit Daten zum Unternehmen stehen, beispielsweise den wichtigsten Leistungen und Angeboten sowie den Kontaktdaten. Aktuelle Informationen sollte man nur einstellen, wenn man sie regelmäßig pflegt, damit nicht durch jahrealte „Aktuell“-Meldungen der Eindruck entsteht, die Firma sei nicht mehr aktiv. (uma)

Den vollständigen Artikel finden Sie in c't 3/2012.

E-Mail wie die Profis

Artikel zum Thema "E-Mail wie die Profis" finden Sie in c't 3/2012:

Wege zur eigenen Mail-Domain - Seite 102
Mailserver unter Windows einrichten - Seite 108
Rechtlicher Rahmen für private Mailserver - Seite 112

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