Umzugshelfer

E-Mails aus Outlook Express konvertieren

Praxis & Tipps | Praxis

Outlook Express speichert E-Mail-Dateien in einem Datenformat ab, das andere Clients nicht lesen können. Konverter-Tools und ein paar geschickte Handgriffe helfen, E-Mail-Umzüge trotzdem zu bewerkstelligen.

Gründe, den E-Mail-Client zu wechseln, gibt es viele. Den einen lockt ein besserer Virenschutz, ein anderer sehnt sich nach einen leistungsfähigen Anti-SPAM-Filter und ein Dritter will eine komfortablere Bedienung.

Die meisten modernen E-Mail-Programme speichern die Post in dem aus der Unix-Welt stammenden mbox-Format (RFC 2822). Die Nachrichten in einem Mail-Ordner liegen als ASCII-Text hintereinander in einer einzigen Datei, dre so genannten Mailbox [1]. Beim Wechsel zwischen solchen Mail-Clients ist die Mitnahme der alten Post unproblematisch - es genügt, die alten mbox-Dateien in das Verzeichnis des neuen Programms zu kopieren.

Mit Outlook Express für Windows tanzt jedoch einer der am meist verbreiteten E-Mailer aus der Reihe. Das Programm legt die Post seit Version 5 im proprietären dbx-Format ab, das als Binär-Gemisch neben den E-Mail-Inhalten auch die für die Datenorganisation durch Outlook Express erforderlichen Index-Informationen enthält [2] . Da der Microsoft-Client zudem keine E-Mails an Programme anderer Hersteller exportiert, gelingt der Transfer der Nachrichtenbestände beim Wechsel des Clients nur, wenn der neue eine Import-Funktion für Mailboxen im dbx-Format besitzt (siehe Checkliste E-Mail-Programme auf S. 176 in c't 03/22) - oder man die richtigen Tools und Tricks kennt.

Am einfachsten haben es Anwender, die ihre E-Mails mit dem Internet Mail Access Protocol (IMAP) verwalten. Anders als beim Post Office Protocol (POP3), mit dem der User seine Mails lokal auf die Festplatte des Rechners holt, verbleiben sie mit IMAP unabhängig vom Client auf dem Server. Nach einem Programm-Umstieg braucht der User seine Mail-Ordner, die der IMAP-Server als hierarchische Baumstruktur verwaltet, nur neu zu abonnieren und kann wie gewohnt weiterarbeiten [3].

Ein IMAP-Account kann so auch dazu dienen, lokal archivierte dbx-Dateien in mbox umzuwandeln. Man legt einfach mit Outlook Express einen neuen IMAP-Ordner an und zieht seine lokalen Mails dort hinein. Nach dem Mailer-Wechsel kopiert man sie dann wieder in einen lokalen Ordner, und schon liegen sie im mbox-Format vor. Um etwaige Schwierigkeiten zu vermeiden, die unterschiedliche Ausbaustufen des IMAP-Protokolls in Mailern nach sich ziehen können, sollte man dabei möglichst keine Unterordner nutzen.

Zu empfehlen ist dieser Konvertierungsweg jedoch nur im LAN oder mit einem schnellen Netzzugang, da bei großen E-Mail-Beständen ein Transfer mit Attachments lange dauern und somit hohe Kosten verursachen kann.

Outlook Express-Nutzern, die keinen IMAP-Zugang haben, empfiehlt sich der Einsatz eines Konverters. OE5/6 Multi Converter ist ein Freeware-Programm, das ein komfortabel zu bedienendes GUI bietet. Das Tool liest dbx-Dateien und speichert sie auf Mausklick im Unix mbox-Format ab. Eine Stärke des Programmes ist, dass es den Pfad zu den dbx-Dateien selbst findet. Der Anwender muss nur die in Outlook Express genutzte Identität anklicken, als Ausgabeformat Unix mbox wählen und den Ziel-Ordner festlegen, in dem die konvertierten Dateien landen sollen. Wir erprobten das Tool auf einem Pentium 3, 450 MHz, 256 MByte RAM; für 14 500 Nachrichten aus 45 dbx-Mailboxen benötigte es etwa acht Minuten.

Das Konverter-Tool DbxConf wird etwas umständlicher über die Kommandozeile bedient. Anders als bei OE5/6 muss der User den Pfad zu den dbx-Dateien per Hand angeben. Am schnellsten lassen diese sich aufspüren, indem man Windows mit „Start/Suchen/Nach Dateien und Ordnern“ nach *.dbx suchen lässt. Je nach Windows-Version liegen die Dateien eventuell in Systemordnern, sodass man unbedingt die Option „Versteckte Elemente durchsuchen“ aktivieren sollte.

Um sicherzugehen, dass in den dbx-Dateien keine überflüssigen E-Mail-Altlasten stecken, sollte der Anwender sie in Outlook Express vor dem Konvertieren mit der Funktion „Ordner/Komprimieren“ entrümpeln. Erst dadurch werden gelöschte Mails auch wirklich entfernt. Auch empfiehlt es sich, Outlook Express vor der Konvertierung zu beenden, damit die Dateien konsistent bleiben.

Nach der Konvertierung mit den Tools haben die mbox-Dateien den gleichen Namen wie die dbx-Dateien, jedoch mit der Endung mbx. Während die Endung zum Beispiel bei Mailern wie Mulberry und Pegasus zwingend erforderlich ist, sollte man sie bei anderen wiederum weglassen, zum Beispiel Mozilla-Mail, sie tauchen sonst in der Ordner-Ansicht auf. Wer sich nicht sicher ist, ob sein neuer Mailer die Endung braucht, lässt sie am besten dran, denn umbenennen kann man den Ordner-Namen auch später im Client. Ferner sollte man immer darauf achten, nach der Konvertierung etwaige Leerzeichen in den Namen der Mailbox-Dateien zu entfernen.

Um die mbx-Dateien anschließend in den neuen Client einzubinden, kopiert der Anwender sie in das Programm- beziehungsweise User-Verzeichnis. Bei Mulberry 3.0.3 kommen sie zum Beispiel in den Ordner „Lokal“ im Programm-Verzeichnis, Pegasus 4.12a verwaltet sie im User-Verzeichnis, das unter „PMAIL\Mail“ eingereiht ist. Nach dem Start des Mailers erscheinen die mbox-Dateien dann als Ordner im lokalen Verzeichnisbaum und man kann mit ihnen wie gewohnt arbeiten. Beim Aufruf des Mailers werden auch die Index-Informationen geschrieben, die jeder mbox-Client als eine separate Datei in einem eigenen Format anlegt; Index-Informationen benötigen Clients für die Mail- und Ordner-Verwaltung; fehlt die Datei, wird sie automatisch neu angelegt.

Mit den generierten mbox-Dateien ist so auch der Sprung zu Mailern auf anderen Plattformen möglich, etwa zu Linux, wo mbox als Standard sehr verbreitet ist. Auf dem Mac lesen zum Beispiel Apple Mail und Entourage mbox-Dateien. Allerdings verlieren E-Mail-Texte mitunter ihre Struktur, da die Steuerzeichen für Zeilenenden unterschiedlich definiert sind. Linux beziehungsweise Unix verwendet Line-Feed, Mac OS X nutzt Carriage Return und Windows schließt Zeilen mit Carriage Return und Line-Feed ab. Schlauen E-Mail-Programmen bereitet das in der Regel jedoch keine Schwierigkeiten.

In manchen Fällen ist allerdings auch Obacht geboten, zum Beispiel beim Umzug auf Eudora unter Windows. Zwar arbeitet der Mailer ebenfalls mit mbox, verwaltet aber die Dateien etwas anders. Er kodiert Attachments standardmäßig nicht wie üblich in die mbox-Files, sondern lagert sie im Programmverzeichnis in einen eigenen Ordner aus. Außerdem hat Eudora Schwierigkeiten mit Umlauten in den Headerfeldern. Obwohl es dafür eine Standard-Kodierung gibt (Quoted Printable), sind sich die Programme in ihrer Anwendung nicht einig. Das äußert sich in Zeichenmüll wie „=?iso-8859-1?Q?Murat_=D6zkilic?=“ im Empfängernamen oder der Betreffzeile.

Bei einem Umzug zu Eudora sollte der Anwender daher immer die in Eudora integrierte Import-Funktion verwenden. Gleiches gilt auch für den Export. Der gelingt (vollständig mit Attachments) nur, wenn der neue Client eine Import-Funktion eingebaut hat, die die Eigenarten von Eudora berücksichtigt. Mailer, die das können, sind etwa Mozilla 1.5 und Netscape 7.x.

Ein andere Möglichkeit, mbox-Dateien zu erzeugen, ist das Zusammenfassen von eml-Dateien. Eml ist ein standardisiertes Datenformat nach RFC 822, mit dem Outlook Express E-Mails abspeichert, zum Beispiel über die Funktion „Datei/Speichern unter“. Wie mbox verwaltet es E-Mails als ASCII-Text, beherbergt aber pro Datei immer nur eine E-Mail und hat eine andere Anfangszeile im Mail-Header. Während E-Mails in mbox mit einem „From“, gefolgt von einem Leerzeichen, beginnen und durch eine Leerzeile getrennt werden, startet eml mit „Return Path“.

Mit eml2mbx gibt es ein Freeware-Programm für die Bedienung per DOS-Fenster, mit dem der Anwender alle Nachrichten eines Mail-Ordners aus Outlook Express, die er per Drag and Drop in ein Verzeichnis oder auf den Desktop gezogen hat, in ein mbox-File umwandeln oder an eine vorhandene mbox-Datei anhängen kann.

Wer von Outlook Express umsteigen will, sich aber noch auf keinen Mailer festgelegt hat, der ist gut beraten, einen Client mit eingebauter Import-Funktion zu nutzen, zum Beispiel Mozilla-Mail. Da Mozilla-Mail ordentliche mbox-Dateien erzeugt, kann man das Programm auch als Konverter für andere Clients einsetzen. Die Dateien befinden sich unter Windows ohne die Endung .mbx im Profilverzeichnis des Users im Pfad „...\Anwendungsdaten\Mozilla\Profiles\Profilname\xyz.slt“. Unter Windows 9x und ME liegt das Verzeichnis Anwendungsdaten im Ordner „\Windows“ und bei Windows 2000 und XP unter „\Dokumente und Einstellungen\Benutzername“. Um sie mit dem Windows Explorer sehen zu können, muss die Option „Alle Dateien und Ordner anzeigen“ eingeschaltet sein (Ordneroptionen/Ansicht).

Mit der neuesten Version von The Bat! (V2.0) kann der Anwender Nachrichtenbestände, die aus Outlook Express importiert werden, sogar direkt per Mausklick in mbox exportieren, allerdings ist das Programm nur dreißig Tage kostenlos nutzbar.

Mitunter möchte ein Anwender auf Outlook Express umsteigen, nutzt aber keinen (mbox-)Mailer, von dem der Microsoft Client importieren kann.

Dafür kommen bei Version 6 von Outlook Express der Netscape Communicator (Netscape Messenger) oder Netscape Mail (V2 oder V3) in Betracht. Zu finden sind die (mittlerweile in die Tage gekommenen) Programm-Versionen auf den Internet-Seiten von evolt.org (siehe auch untenstehenden Soft-Link).

Nach Installation eines der Programme kopiert man per Windows Explorer seine mbox-Dateien aus dem Mail-Verzeichnis des Clients, von dem man wegziehen will, zum Beispiel Mulberry, in das jenes Mailers, von dem Outlook Express die Mailboxen einlesen kann, zum Beispiel in das des Netscape Messenger, das unter „Netscape\Users\default\Mail“ liegt. Dann startet man den Mailer und beendet ihn wieder, sodass er für die mbox-Datei eine Index-Datei generiert - sonst erkennt Outlook Express nicht, von welchem Mailer sie stammt; beim Netscape Messenger trägt sie die Endung .snm. Nach dem Import mit Outlook Express tauchen die mbox-Dateien als lokale Post-Ordner im Programm auf und liegen auf Dateiebene wieder im dbx-Format vor.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mbox-Dateien in eml-Dateien aufzusplitten. Helfen kann dabei zum Beispiel das Programm mbx2eml. Aufgerufen über ein DOS-Fenster, liest es alle E-Mails einer mbox-Datei und schreibt sie als einzelne E-Mail-Files in eml wieder auf die Festplatte. Der Anwender braucht sie dann per Drag and Drop nur noch in einen Mail-Ordner von Outlook Express zu verfrachten. Das Aufsplitten von mbox-Dateien eignet sich insbesondere, wenn man aus einem sehr großen E-Mail-Bestand nur eine bestimmte Auswahl mitnehmen will.

Wer von Netscape-/Mozilla-Mail oder The BAT! umsteigt, kann sich die eml-Konvertierung prinzipiell sogar sparen, da die Programme von Haus aus E-Mails in dem Format exportieren können. Allerdings bieten sie keine Funktion, um mehrere eml-Dateien gleichzeitig abzuspeichern, sodass der Transfer eines großen Nachrichten-Bestandes zu Outlook Express ohne Hilfsmittel viel Zeit kostet.

Literatur

[1] Patrick Brauch, Ab die Post!, Mail-Verwaltung im Griff, c't 10/01, S. 152

[2] http://oedbx.aroh.de/

[3] Johannes Endres, Immens Mächtige Ablage für Post, IMAP: das bessere Mail-Protokoll, c't 15/03, S. 156

Soft-Link 0322178

Infos zum Artikel

Kapitel
  1. IMAP-Konvertierung
  2. Selber konvertieren
  3. Aufgesplittet
  4. Mailer als Konverter
  5. Rückweg
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