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Smartphones direkt mit Outlook synchronisieren

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Nicht jeder Smartphone-Nutzer möchte oder darf Kontakte und Termine in der Cloud bei Google & Co. lagern. Eine Alternative ist der lokale Abgleich der Daten aus Microsofts Windows-Programm Outlook mit dem Smartphone.

Vor einigen Jahren lag fast jedem besseren Telefon eine Software bei, die Termine und Adressen aus Microsofts PIM- und Mail-Programm Outlook per Kabel mit dem Telefon synchronisierte. Das Protokoll dazu nannte sich Active Sync – nicht zu verwechseln mit dem gleichnamigen Protokoll, das Microsoft zur Synchronisation beim Exchange-Server einsetzt. Mit dem Boom der Web-orientierten Smartphone-Betriebssysteme kam das Kabel außer Mode: Android und iOS drängen ihre Nutzer in die Cloud, und selbst Microsofts eigenes Windows Phone 7 beherrscht anders als seine Vorgänger keine lokale Synchronisation.

Die Server von Apple und Google stehen außerhalb der EU. Laut Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, [1]) dürfen personenbezogene Daten – etwa Besprechungstermine oder Privatadressen – nur außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden, wenn zuvor sämtliche betroffenen Personen der Übermittlung zugestimmt haben oder der Dienstleister Verträge macht, die mit EU-Datenschutzrecht konform gehen. Eine gesetzeskonforme Nutzung von Cloud-Diensten ist daher kaum möglich – bei Privatanwendern ist das BDSG jedoch nicht so streng.

Ein Ausweg ist die Kopplung des Smartphones an ein lokal installiertes Outlook; einige Smartphone-Hersteller liefern bereits passende Software mit. So sind etwa die Windows-Anwendungen für die Blackberry-Smartphones von Research in Motion oder Apples iTunes in der Lage, eine Verbindung zu Outlook aufzubauen – Alternativen für diese Smartphones haben wir nicht gefunden. Unter Android stehen mit HTC Sync, LGs PC Suite IV und Samsung Kies zumindest für eine ganze Reihe von beliebten Geräten Lösungen bereit. Zudem haben wir uns die kostenlose Sync-Software MyPhoneExplorer angeschaut, die mit den meisten Android-Smartphones zusammenspielt. Für Windows Phone 7.x haben wir keine Lösung gefunden.

Die gute Nachricht vorweg: vertauschte Vor- und Zunamen, vermischte Einträge bei den Postadressen oder verschwundene Notizen wie in früheren Tests [2] gibt es nicht mehr. Um die sorgsam gepflegten Daten auf dem PC muss man sich auch bei der Synchronisation vom Smartphone zurück auf den Desktop-PC – bei vorsichtiger Arbeitsweise – kaum mehr Sorgen machen. Doch die Programme synchronisieren nicht alle Outlook-Daten – wo die Probleme liegen und was bei der Synchronisation zu beachten ist, untersuchen wir im Folgenden.

Alle hier vorgestellten Gespanne aus Software und Smartphone verbinden sich via USB. Samsungs Kies und MyPhoneExplorer funktionieren auch per WLAN, Blackberrys Desktop-Software zudem per Bluetooth. Beim Test arbeiteten wir mit einer im Redaktionsalltag genutzten Outlook-2010-Installation unter Windows 7 mit einigen hundert gut gepflegten Kontaktdatensätzen; einige Kalendereinträge, Notizen und Aufgaben haben wir mit größeren Textmengen befüllt. Auch in die Notizfelder der Kontakte trugen wir Texte bis zu 500 KByte Größe ein. Auf dem PC stehen sehr viel mehr Datenbankfelder für die einzelnen Kontakte bereit als auf dem Smartphone – eine Auflistung der wichtigsten Felder finden Sie in der nebenstehenden Tabelle. Dort erfahren Sie auch, ob diese komplett auf das Smartphone übertragen werden.

Abweichungen der Uhrzeit zwischen PC und Smartphone haben wir in diesem Artikel außer Acht gelassen – wir gehen davon aus, dass beide sich in der gleichen Zeitzone befinden. Auch die Anbindung an den firmeninternen E-Mail-Server betrachten wir hier nicht, da die Mails den EU-Raum nicht verlassen. Eine Alternative zum lokalen Abgleich ist die Miete eines Exchange-Servers im EU-Raum.

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