Word-Zutaten

Funktionserweiterungen für Word 97

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Mit jeder neuen Word-Version wächst die Liste der Programmfunktionen weiter an. Trotzdem bleiben immer noch Defizite bestehen. Das belegen die diversen Add-ons, Plug-ins und Makrosammlungen, die mittlerweile auch für die 97er-Version erhältlich sind.

Kaum ist die neueste Word-Version auf dem Markt, da erscheinen schon zahlreiche Funktionserweiterungen für das Microsoft-Produkt. Sollte es trotz der hohen Versionsnummer 8.0 (alias 97) und der zunehmenden Einbindung des Anwenders in den Entwicklungsprozeß in sogenannten `Usability Labs´ immer noch ernsthafte Lücken im meistverkauften Textprogramm der Windows-Welt geben? Oder liegt es etwa an hemmungslos überzogenen Anforderungen der Anwender, die nicht eher Ruhe geben, ehe sie mit ihrer Textverarbeitung nicht auch Budgets kontrollieren, Daten verschlüsseln oder mit Lichtgeschwindigkeit über den Information-Highway rasen können?

Was das Riesenangebot an Add-ons in jedem Fall erst möglicht macht, ist eine leistungsstarke und dennoch unkomplizierte Programmiersprache. Noch in jüngster Vergangenheit war WordBasic das geeignete Mittel, um fast jeden Anwenderwunsch mit wenig Aufwand zu erfüllen. Die damit verfaßten Makros ließen sich zudem äußerst simpel und elegant in die Word-Oberfläche integrieren. So sind die Begriffe `Add-on´ und `Makro´ mittlerweile fast zu Synonymen geworden.

Der mit der neuen Office-Version vollzogene Wechsel der Makrosprache von WordBasic nach VBA (Visual Basic for Applications) beschert den Entwicklern derzeit etliche Überstunden. Denn obwohl die Mehrzahl der vorhandenen WordBasic-Makros auch mit Word 97 funktioniert, gewährt nur VBA den Zugriff auf neue, programmiertechnisch attraktive Objekte und Funktionen (Office-Assistenten, Zeichnungsobjekte, ActiveX-Controls, Grammatikprüfung, Versionsverwaltung, Internet-Funktionalität und so weiter). Da die Anwendung des neuen Programmier-Idioms jetzt ohnehin bei der Entwicklung neuer Produktfunktionen notwendig ist, stellen viele Entwickler auch gleich den in vielen Jahren angewachsenen Fundus an vorhandenen WordBasic-Makros und Routinen auf VBA um. Und weil das Zeit braucht, ist die Zahl der verfügbaren Word-97-Add-ons noch relativ gering.

Das Navigator-Menü versammelt alle Funktionen zur Verwaltung von Dokumenten. Es erleichtert beispielsweise das Anlegen von Dokumenten, indem es die meistbenutzten Vorlagen und Assistenten selbständig in einem Untermenü sammelt und sie hier zur Auswahl stellt. Auch der Zugriff auf vorhandene Dokumente wird deutlich verkürzt. So gibt es ein Untermenü, das den direkten Zugriff auf jedes jemals geöffnete Dokument ermöglicht. Die physikalische Grundlage dieser unendlichen Datei-History-Funktion bildet ein Toys-eigener Ordner, in dem alle Dokumentzugriffe als Verweis gespeichert werden. Zwei weitere Ordner und die sie repräsentierenden Untermenüs erlauben den unmittelbaren Zugriff auf häufig benutzte oder besonders wichtige Dokumente. Falls sich mehrere Personen die Word-Installation teilen, sorgen Benutzerprofile dafür, daß jeder Benutzer seine persönlichen Favoriten vorfindet. Insbesondere Buchautoren, Entwickler von Online-Hilfen oder andere Anwender, die häufig mit mehreren Dokumenten gleichzeitig arbeiten, dürften die Projektfunktion der Office Toys schätzen lernen. Sie ermöglicht es, beliebig viele Dokumente zu einem Projekt zusammenzufassen und alle beteiligten Dateien gleichzeitig zu öffnen.

Ein weiterer Abschnitt des Navigator-Menüs bietet Funktionen zur Manipulation des aktuellen Dokuments, beispielsweise die Konvertierung in ein anderes Dateiformat oder den Wechsel der Dokumentvorlage. Auch grundlegende Dateioperationen lassen sich ohne Explorer-Hilfe direkt aus Word heraus durchführen, etwa Verschiebe-, Kopier- und Löschaktionen oder das Anlegen von Startverknüpfungen auf dem Desktop, im Startmenü oder frei wählbaren Verzeichnissen. Sinnvoll und nützlich ist eine Backup-Funktion, die beim Schließen eines Dokuments automatisch eine Zweitkopie in einem wählbaren Verzeichnis oder ZIP-Archiv erzeugt (das Word-Pendant dieser Funktion speichert die Sicherheitskopie grundsätzlich im selben Verzeichnis wie das Original; bei einem Laufwerksschaden führt das unweigerlich zum Datenverlust). Der Auto-Pilot stellt eine simpel zu handhabende Alternative zum Makrorekorder dar. Er ermöglicht es, bis zu 21 gängige Word-Befehle per Mausklick zu einem Befehlsstapel zu kombinieren, der mit dem jeweiligen Dokument gespeichert wird.

Im ebenfalls neu eingerichteten Toys-Menü versammeln sich die übrigen Funktionen der Office Toys, die nichts mit der Dokumentverwaltung zu tun haben. Hier findet man beispielsweise den Virus-Assistenten, der den Word-eigenen Passivschutz vor Makroviren unter anderem durch eine regelmäßige Sicherung der globalen Dokumentvorlage NORMAL.DOT ergänzt. Der Format-Finetuner ermöglicht es, wichtige Zeichen- und Absatzformatierungen (etwa Schriftgröße, Zeichenposition, Zeilenabstand oder Einzüge) per Schieberegler zu verändern und die Auswirkungen der Formatänderungen - anders als Word-üblich - direkt im Dokument zu verfolgen. Eine erweiterte Sonderzeichentabelle stellt über die Tastatur nicht erreichbare Schriftzeichen nach sinnvollen Kategorien geordnet zur Auswahl (Pfeile, Bilder, Aufzählungszeichen et cetera). Eine zweite Sonderzeichenfunktion ermöglicht das gezielte Einfügen von internationalen Sonderzeichen.

Unerwähnt bleiben an dieser Stelle zahlreiche nützliche Funktionen, die insbesondere die Textformatierung, den Zugriff auf Feldfunktionen und das Anpassen von Word-Einstellungen erleichtern. Das durchweg positive Gesamtbild der Office Toys wird durch ein Uninstall-Programm abgerundet, das sich Windows-95-konform über die Systemsteuerung starten läßt.

Der Adreßmanager des Add-ons präsentiert sich als überdimensioniertes Dialogfeld, dessen drei Registerkarten private, geschäftliche und sonstige Informationen (eine individuelle Briefanrede beispielsweise) aufnehmen. Eine Import-Funktion, um bestehende Adreßdaten zu übernehmen, fehlt. Zwecks Kategorisierung läßt sich jeder Datensatz einer von maximal 20 Adreßgruppen zuordnen. Diverse Schaltflächen stellen grundlegende Datenbankfunktionen zum Anlegen, Suchen, Speichern oder Löschen von Datensätzen sowie zur Navigation innerhalb des Datenbestands bereit. Über eine weitere Schaltfläche lassen sich vorbestimmbare Felder des aktuellen Datensatzes wahlweise in ein neues Dokument, ins aktuelle Dokument oder in die Zwischenablage übernehmen. PIMplus kompensiert damit den klammheimlichen Wegfall der Funktion `Adresse einfügen´, die noch in Word 7 von manchem Benutzer als große Errungenschaft gefeiert wurde.

Der Terminmanager dient der Verwaltung und Überwachung von Terminen. Die Festsetzung eines einmaligen Termins erfordert die manuelle Eingabe von Uhrzeit und Datum in entsprechende Textfelder; auf den sonst üblichen Kalender als Eingabehilfe muß der Benutzer verzichten. Periodisch wiederkehrende Termine lassen sich nur für einen oder mehrere Wochentage definieren; ein monatlicher, jährlicher oder gar selbstdefinierbarer Turnus ist nicht vorgesehen. Das Erreichen eines Termins meldet PIMplus mit einer Bildschirmnachricht und einem optionalen akustischen Signal. Das dafür verantwortliche Makro kommt allerdings nur dann zum Einsatz, wenn Word gerade läuft und der normale Bearbeitungsmodus aktiv ist. Intensives Arbeiten mit Menüs und Dialogfeldern kann die Warnmeldung so deutlich verzögern, daß man doch lieber an die Anschaffung einer `richtigen´ Terminplanungssoftware mit einem unabhängigen Scheduler denken sollte.

Der größte Teil der MakroPlus-Funktionen bedient den Bereich der Texteingabe und Formatierung. Eines dieser Makros dürfte vor allem Anwender interessieren, die häufig mit fremdsprachigen Dokumenten zu tun haben. Es überführt die jeweils in Deutschland, England und Frankreich üblichen typographischen Anführungszeichen in ein wählbares Zielformat und erstellt auf Wunsch auch gleich eine Sicherheitskopie des Originaldokuments. Das Makro LeerzeichenZuTab erspart Textschaffenden, die häufig mit Fremddokumenten umgehen, mühevolle Kleinarbeit, indem es Leerzeichensequenzen, die in ASCII-Dokumenten oder von Textverarbeitungsneulingen häufig zur Formatierung von Tabellen und Einrückungen verwendet werden, durch `ordentliche´ Tabulatorzeichen ersetzt. Autoren, die oft an vorgegebene Längenbeschränkungen gebunden sind, dürften sich für die TextUmfang-Funktion erwärmen. Das per Timer aktivierte Makro zählt in einstellbaren Intervallen die jeweils erreichte Zeichen-, Wörter- oder Zeilenzahl, vergleicht den Wert mit der Vorgabe und stellt das Ergebnis als pseudografische Prozentanzeige in der Statuszeile dar.

Darüber hinaus enthält MakroPlus einige hilfreiche Rechen- und Umrechnungsfunktionen. Das Makro EinheitenKonvertieren beispielsweise überführt Maßeinheiten aus 17 wählbaren Bereichen (etwa `Arbeit & Energie´, `Computer´, `Dichte´, `Temperatur´, `Typographie´) von einer Einheit in die andere. Damit läßt sich beispielsweise auf die Schnelle ein eingegebener Temperaturwert von Celsius nach Kelvin oder - für Textarbeiter eher relevant - ein Millimeterwert nach Punkt oder Pica umrechnen. Zwei weitere Makros konvertieren Zahlen der Basen 2 bis 36 ineinander oder verwandeln arabische Zahlen in römische. Eher der Abteilung Kurioses zuzurechnen ist ein Biorhythmus-Makro, das die intellektuelle, physische, emotionale und `intuitive´ Befindlichkeit des Anwenders berechnet und in übersichtlicher Diagrammform präsentiert. Nett gemacht, aber selbst wer dran glaubt, läßt sich sicherlich nicht von seiner Textverarbeitung sagen, wie´s ihm geht.

Die mit Abstand simpelste Lösung stellt das Freeware-Makro NeuSchreib dar, das aus einigen hundert Aufrufen der Funktion Suchen&Ersetzen besteht und alte Schreibweisen wortweise durch neue ersetzt. Weil das Vorgehen dieses Tools nicht auf Regeln basiert, geht ihm zwangsläufig jeder nicht definierte Begriff, jede Beugungsform und jede kontextabhängige Schreibweise durch die Lappen. Immerhin ist der Quelltext des Makros nicht geschützt und läßt sich daher für den persönlichen Bedarf erweitern.

Microsoft selbst hält seit einiger Zeit ein neues Wörterbuch in Gestalt der Datei MSSP2_GE.LEX zum Download bereit, das alle Word-Versionen ab 6.0 für die erste Stufe der Rechtschreibreform wappnet. Nachdem das neue Wörterbuch in das Verzeichnis seines Vorgängers kopiert wurde und ihn damit ersetzt, erkennt Word sowohl alte als auch neue Schreibweisen - Wörter wie `Delfin´ oder `dass´ werden also nicht mehr als fehlerhaft moniert. Darüber hinaus ändert sich wenig: Kontextabhängige Schreibfehler bleiben systembedingt unbemerkt, dafür werden korrekte Schreibweisen aufgrund des naturgemäß begrenzten Wortschatzes nicht selten als falsch diffamiert.

Eher ein Bug-Fix denn ein Add-on ist der neue Import-/Export-Filter für Word 6/95, den Microsoft ebenfalls zum kostenlosen Download bereitstellt. Er speichert Word-97-Dokumente im originalen DOC-Format der Word-Versionen 6 und 95, statt sie - wie bisher - als getarnte RTF-Datei zu konservieren. Die Formatverwirrungen beim Datenaustausch mit früheren Word-Versionen und `subsidiären´ Anwendungen wie FrontPage, WordPerfect oder PageMaker sollten damit behoben sein.

Word-Usern, die sonst schon alles haben, sei hier zum Schluß noch ein ganz besonderes Add-on empfohlen. Ein Makro nämlich, das sämtliche Funktionen eines echten CD-Players und darüber hinaus eine einfache CD-Verwaltung in Form eines unscheinbaren Word-Menüs bereitstellt. Wie war das noch? Abschalten können Sie woanders ... (db)

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db

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