Ausfüllungsgehilfen

PDF-Formulare gestalten, ausfüllen lassen und verarbeiten

Test & Kaufberatung | Test

Formular-Design ist kein lästiges Übel, sondern eine Kunst. Der Lohn dafür sind nicht nur zufriedene Benutzer, sondern vollständige, fehlerfreie Datensätze. An der Software soll es nicht scheitern: Wir haben uns nach geeignetem Rüstzeug für die Gestaltung von PDF-Formularen umgesehen.

Man muss nicht zwangsläufig Internet-Leitungen anzapfen, um Informationen zu sammeln. Ein nicht nur schick, sondern auch geschickt gestaltetes Formular bringt die Daten ganz legal zum Fließen. Formulare sind allgegenwärtig: Sie strukturieren Umfragen, bahnen Mitgliedschaften an und wickeln Bestellungen ab. Prinzipiell kann man Formulare als PDF oder HTML anlegen, beide haben ihre Vor- und Nachteile. Das Hauptargument fürs Portable Document Format ist: Der Nutzer kann das ausgefüllte Formular mitsamt den Daten speichern und der Ersteller kann Rückläufer selbst dann noch einigermaßen automatisiert verarbeiten, wenn sie ausgedruckt per Post eintreffen. Für HTML spricht, dass Browser gängiger sind als PDF-Betrachter und daher das naheliegende Medium sind, um online Daten abzufragen.

Wer sich für einen PDF-Formular-Workflow entschieden hat, sollte bereits bei der Konzeption daran denken, das Ausfüllen der PDFs in die gewünschten Bahnen zu lenken und die anschließende Verarbeitung der Daten zu optimieren. Wir haben die gängigen Editoren auf ihre Tauglichkeit für unterschiedliche Formular-Workflows hin abgeklopft: Adobe Acrobat XI Standard, Foxit Phantom 6, Nuance Power PDF Standard, Nitro Pro 9, pdf-Office 11.1 sowie die Open-Source-Lösungen Scribus und OpenOffice respektive LibreOffice Writer. ...

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  • OpenOffice Writer kann nicht alles, eignet sich aber perfekt für einfache PDF-Formulare mit Text- und Checkboxen oder Auswahllisten. Skripte oder Format-Definitionen funktionieren nur innerhalb der Office-Umgebung und werden beim Export nicht in entsprechende PDF-Anweisungen übersetzt.
  • Nuance, Adobe und Foxit bieten an, die Eingabedaten mehrerer PDFs in einer CSV-Datei zusammenzufassen. Nur das Ergebnis der beiden Erstgenannten wurde korrekt in getrennte Felder eingelesen. Aber Foxit trennt dabei die Eingabefelder nicht richtig. Den besten und flexibelsten Datenexport bietet der fdf-Converter.

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