Suchmittel-Beratung

Dokumentenverwaltungen für Heim- und Firmencomputer

Test & Kaufberatung | Test

Rechner sind geradezu dafür prädestiniert, Briefe, Fotos und andere Inhalte nach vielen Gesichtspunkten gleichzeitig zu sortieren, sicher aufzubewahren und bei Bedarf wieder vorzuzeigen. Doch wie geschickt sie bei der Pflege eines umfassenden Archivs helfen, hängt vom benutzten Dokumentenmanagement-System ab.

Die Grenzen eines herkömmlichen Ablagesystems mit Papier zeigen sich schon, wenn man nur einfach seine Korrespondenz archivieren will. Ausschließlich in einen Ordner und innerhalb eines Registerabteils nach Datum sortiert, kommen viele Unterlagen erst nach langem Suchen wieder zum Vorschein. Da wäre es hilfreich, könnte man die Unterlagen gleichzeitig nach mehreren Kategorien sortieren, erhaltene Rechnungen zum Beispiel nach Absender, Datum und Anlässen.

Für digitale Dokumente lässt sich das leicht mit einem Dokumentenmanagement-System – kurz: DMS – bewerkstelligen. Die Software bringt auch lohnende Vorteile, wenn man seine Papier-Unterlagen digitalisiert und damit verwaltet. Dieser Ansatz beugt Verlusten durch Unordnung vor und spart womöglich eine Menge Platz. Eine bestehende Datei ist per Drag & Drop schnell übernommen, und über passende Makros, die Ausgabe auf einen virtuellen Drucker oder durchs Speichern in einem virtuellen Festplattenverzeichnis lassen sich neu erstellte Dokumente unmittelbar im DMS ablegen. ...

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  • Die fein differenzierte Verwaltung von Benutzerrechten gelingt nur im kommerziellen CompuDMS Professional.
  • Erst nach gezielter Behinderung der Texterkennung schlug ecoICE im Klassifizierungsdialog den mit „Rose“ assoziierten Ordner „Beet“ vor und nicht „Wiese“, wie es die mit „grün“ getriggerte Vorlage veranlasst hätte.
  • Die Suche in einem ELOoffice-Archiv lässt Dutzende von Optionen zu – aber auf Anhieb erschließen sie sich nicht.
  • Die Suche von Windream liefert auf Wunsch nicht nur eine Vorschau, mit der man sogar in Excel-Mappen stöbern kann, sondern auch eine Rangfolge der Suchergebnisse.

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