Digitale Konserven für den Fiskus

Vorgaben der Finanzbehörde zur Aufbewahrung elektronischer Belege und Dokumente

Wissen | Recht

Loblieder auf das papierlose Büro verstummen spätestens dann, wenn das Finanzamt ins Spiel kommt. Wie ist es denn nun mit dem Aufbewahren von Unterlagen in elektronischer Form über längere Zeiträume? Wer die Frage eventueller Steuernachzahlungen nicht gern von magnetmüden Disketten oder CD-Rohlingen mit Datenamnesie abhängig machen möchte, tut gut daran, die jüngste Stellungnahme der Finanzverwaltung zum Thema aufmerksam zu studieren.

Der alte Traum vom digitalen Workflow in allen Bereichen der Kommunikation und des Dokumentenwesens ist nicht totzukriegen, obwohl er weiterhin vergeblich darauf wartet, auf breiter Basis verwirklicht zu werden [1]. Der Verzicht auf papierne Unterlagen stößt bislang unter anderem an rechtliche Grenzen [2]. Fallstricke, an die man zunächst gar nicht denkt, lauern insbesondere im steuerrechtlichen Bereich. Eigentlich müssen elektronische Belege in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden, und zwar im Regelfall über einen Zeitraum von 10 Jahren. Das bedeutet konsequenterweise, dass man zwar keine raumfressenden Aktenberge mehr lagern muss, dafür aber ein möglicherweise buntes Sammelsurium an Datenträgern. Bei der hohen Geschwindigkeit, in der die IT sich weiterentwickelt, gleicht die Frage, wie zuverlässig sich die darauf gespeicherten Daten in ein paar Jahren noch auslesen und verarbeiten lassen, einem Roulettespiel. Damit, die betreffenden Daten etwa in irgendwelche neuen Dateiformate zu konvertieren, ist vom Prinzip her nichts gewonnen – denn dann ist eben die ursprüngliche, authentische Form nicht mehr gegeben. Wie will man beweisen, dass auf dem Portierungsweg keine Manipulationen vorgenommen wurden?

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