Praxis & Tipps | FAQ

Dieter Brors

Microsoft Excel

Antworten auf die häufigsten Fragen

Formeln verstecken

Ich möchte eine Excel-Tabelle so weitergeben, dass der Empfänger sie nur betrachten kann. Die Formeln soll er nicht sehen können.

Wenn der Empfänger nur die Ergebnisse betrachten können soll, genügt es, die Tabelle in die Zwischenablage zu kopieren, eine neue Excel-Datei anzulegen und im Startmenü auf „Inhalte einfügen“ zu klicken. In der sich öffnenden Dialogbox können Sie dann auswählen, ob nur die Werte oder auch die Formeln in die neue Tabelle übernommen werden sollen.

Wenn Sie dem Empfänger auch das Rechnen gestatten wollen, selektieren Sie zunächst die gesamte Tabelle und aktivieren im Start-Menü unter „Format/Zellen formatieren“ im Register „Schutz“ die Option „Ausgeblendet“. Danach markieren Sie alle Zellen, die der Benutzer verändern darf, und deaktivieren unter „Format/Zellen formatieren“ ebenfalls im Register „Schutz“ die Option „Gesperrt“. Diese Änderung wird erst wirksam, wenn Sie im Überprüfen-Ribbon durch einen Klick auf „Blatt schützen“ dieses nach Eingabe eines Kennworts sperren. Der Dialog bietet die Wahl, das Bearbeiten auf bestimmte Funktionen zu beschränken, die der Benutzer im Arbeitsblatt durchführen darf. Hier sollten Sie ihm gestatten, die nicht gesperrten Zellen auszuwählen.

Zellformatierung lässt sich nicht ändern

Ich habe eine Textdatei mit Zahlenwerten importiert, die aber als Text formatiert sind, sodass ich nicht weiter mit ihnen rechnen kann. Im Dialog „Zellen formatieren“ habe ich sie aufs Zahlenformat umgestellt, was Excel anscheinend akzeptiert. Doch wenn ich in Berechnungen darauf zugreife, werden die Werte ignoriert.

Dass sich Excel weigert, Text in Zahlenformate zu ändern, tritt schon seit vielen Versionen auf. Die Format-Umwandlung findet erst statt, wenn man die Zelle beispielsweise per Doppelklick selektiert und auf die Eingabetaste drückt – was in großen Tabellen aber kaum praktikabel ist. Dann empfiehlt sich folgender Weg: Selektieren Sie nacheinander jeweils eine Spalte und wählen Sie im Register „Daten“ des Ribbon den Befehl „Text in Spalten“, um den Textkonvertierungsassistenten zu starten. In den ersten beiden Schritten zur Auswahl des ursprünglichen Datentyps und des Trennzeichens können Sie die Voreinstellungen unverändert lassen, im dritten Schritt müssen Sie darauf achten, dass die Spalten im Standard-Datenformat gespeichert werden. Dies muss man für jede Spalte einzeln durchführen.

Auswahllisten ohne VBA

In einer Excel-Vorlage, mit der Kollegen arbeiten sollen, möchte ich eine Liste mit vorgegebenen Einträgen zur Auswahl anbieten. Geht das mit Bordmitteln?

Das geht ganz ohne Visual-Basic-Programmierung. In einer beliebigen Spalte tragen Sie einfach untereinander die Begriffe ein, die im Listenfeld erscheinen sollen. Anschließend selektieren Sie die für das Listenfeld vorgesehene Zelle, wählen im Daten-Menü im Datentools-Bereich die Datenüberprüfung und wählen in den Einstellungen unter „Zulassen“ den Typ Liste aus. Unter „Quelle“ geben Sie danach einen Bezug auf die Spalte mit den Daten ein, beispielsweise =$g$1:$g$4 für die ersten vier Zeilen in Spalte G. Damit diese Spalte nicht bei der Arbeit an der Tabelle stört, sollten Sie sie über „Format/Spalte“ ausblenden.

So wie oben beschrieben funktioniert das Verfahren nur innerhalb eines Arbeitsblatts. Um auch von anderen Tabellen derselben Arbeitsmappe auf eine Liste zugreifen zu können, müssen Sie dieser einen Namen zuordnen. Angenommen, in Tabelle 2 stehen in der ersten Spalte mehrere Fruchtsorten, markieren Sie diese, wählen den Menübefehl „Einfügen/Namen/Definieren“ und tippen ins obere Feld zum Beispiel „Obstauswahl“ ein. Durch einen Klick auf „Hinzufügen“ erstellen Sie diesen Namen. In der Zelle, in der Sie die Liste anzeigen wollen, geben Sie unter „Daten/Gültigkeit“ als Quelle =Obstauswahl ein.

Arbeitsstunden summieren

In einer Tabelle erfasse ich meine Arbeitszeiten. Die täglich geleisteten Stunden errechne ich aus der Differenz zwischen Arbeitsbeginn und -ende, was auch gut funktioniert. Beim Summieren der monatlich geleisteten Stunden springt Excel aber immer auf 1 um, sobald 24 Stunden erreicht sind.

Excel rechnet zwar korrekt, zeigt das Ergebnis aber nicht wie erwartet an, weil es keine Uhrzeiten über 24 Stunden hinaus kennt. Mit Hilfe eines benutzerdefinierten Formats können Sie Excel aber auf die Sprünge helfen. Geben Sie im Dialog von „Zellen formatieren“ als neues Format „[hh]::mm“ (ohne Anführungsstriche) ein und weisen dieses der Zelle beziehungsweise Spalte mit den summierten Arbeitsstunden zu. Falls Sie auch die Differenz zur Soll-Arbeitszeit berechnen wollen, bei der durchaus negative Werte resultieren können, müssen Sie in den Excel-Optionen die 1904-Datumswerte aktivieren. Dadurch verschafft sich Excel in der internen Darstellung Platz für das Vorzeichen. Doch Vorsicht: Dadurch verschieben sich alle bereits in der Tabelle vorhandenen Datumswerte um vier Jahre.

Standardvorlage erstellen

Ich möchte ähnlich wie in Word mit der Standardvorlagendatei Normal.dotx vom Standard abweichende Dinge wie Schrift, Schriftgröße und Spaltenbreite für alle neuen Arbeitsmappen festlegen.

Sie müssen Ihre individuellen Einstellungen lediglich in einer neuen Arbeitsmappe vornehmen und diese als Excel-Vorlage unter dem Namen Mappe im Excel-Startup-Verzeichnis des jeweiligen Benutzers speichern – es liegt normalerweise unter „%AppData%\Microsoft\Excel\XLSTART“. Alle neu erstellten Excel-Dateien beruhen dann auf dieser Vorlage.

Wochenenden einfärben

Ich habe Kalenderblätter erstellt und möchte alle Samstage und Sonntage grau hinterlegen. Muss ich dafür ein Makro programmieren?

Nein, das lässt sich bequem mit Hilfe einer bedingten Formatierung erledigen. Dazu markiert man den Kalenderbereich, klickt im Register „Start“ des Ribbon auf „Bedingte Formatierung“, wählt als Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus und gibt als neue Regel =ODER(WOCHENTAG(A1)=1;WOCHENTAG(A1)=7) ein. Dabei ersetzen Sie die beiden Bezüge auf die Zelle A1 auf den Beginn Ihres selektierten Bereichs. Über einen Klick auf die Schaltfläche „Formatieren …“ stellen Sie danach das gewünschte Format ein, das Excel bei erfüllter Bedingung verwenden soll – in Ihrem Fall also Grau als Hintergrundfarbe. (db)

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Kapitel
  1. Formeln verstecken
  2. Zellformatierung lässt sich nicht ändern
  3. Auswahllisten ohne VBA
  4. Arbeitsstunden summieren
  5. Standardvorlage erstellen
  6. Wochenenden einfärben
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