Mails in Outlook sortieren

Praxis & Tipps | Tipps & Tricks

¯ Unser Auftragssystem nummeriert Aufträge durch. Eingehende Nachrichten mit einer Auftragsnummer sollen in den entsprechenden Auftragsordner verschoben werden. Gibt es in Outlook außerdem eine Möglichkeit, E-Mails automatisch in einem passenden Unterordner abzulegen anstatt in „Gesendet“?

¯ Richten Sie zunächst den Ordner ein und schieben Sie die Ursprungsmail dort hinein. In den Outlook-Optionen (Datei/Optionen/E-Mail) klicken Sie im Abschnitt „Nachrichten speichern“ an, dass Outlook „Beim Antworten auf Nachrichten, die sich nicht im Posteingang befinden, die Antwort im selben Ordner speichern“ soll. Das bedeutet: Wenn eine E-Mail aus einem Unterordner heraus weitergeleitet oder beantwortet wird, dann wird die gesendete E-Mail direkt dort im Ordner abgelegt.

Ankommende E-Mails können Sie per Regel (über „Ansicht/Regeln/Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ anlegen) in die passenden Ordner schieben lassen. Das passiert dann, sobald die Mail ankommt. Etwas mehr Aufwand, aber auch mehr Kontrolle bietet ein QuickStep, also ein Makro. Dort wählen Sie „Als gelesen markieren“ und als weitere Aktion „In Ordner verschieben“. Wenn Sie nur ganz wenige Ordner haben, geben Sie den entsprechenden Ordner direkt an; sind es viele, wählen Sie „Immer nach Ordner fragen“. (Sigrid Hess/apoi@ct.de)

Artikel kostenlos herunterladen

Infos zum Artikel

0Kommentare
Kommentieren
Kommentar verfassen
Anzeige

Anzeige

Anzeige