Zahlungseingänge mit Excel überwachen

Praxis & Tipps | Tipps & Tricks

Ich verkaufe regelmäßig diverse Artikel bei eBay, die ich mit Excel verwalte. Dabei stört mich, dass ich die Zahlungseingänge immer noch „von Hand“ überprüfen muss, indem ich jeden einzelnen Posten meiner Verkaufserlösübersicht mit meinen Kontoauszügen abgleiche. Lässt sich diese mühsame Prozedur nicht irgendwie automatisieren?
Für eine vollständige Automatisierung müsste Ihnen Ihre Bank die Kontoauszüge in einem Excel-lesbaren Format online (beispielsweise per Web-Service) zur Verfügung stellen, doch das ist unseres Wissens bei keinem Geldinstitut der Fall. Sie können sich allerdings schon sehr viel Arbeit ersparen, indem Sie ein Homebanking-Programm wie „Wiso MeinGeld“ verwenden, das manuell heruntergeladene Auszüge in eine Excel-Datei exportieren kann. Nach dem Herüberkopieren der darin verzeichneten Zahlungseingänge in die Übersicht der Verkaufserlöse erledigt eine bedingte Formatierung von Excel den Rest: Sie durchläuft alle Verkaufserlöse und hinterlegt jeden Betrag, der in der Liste der Zahlungseingänge enthalten ist, mit einer farbigen Markierung. Der mühselige und fehleranfällige Einzelabgleich entfällt somit komplett.

Zum Einrichten der bedingten Formatierung markieren Sie sämtliche Verkaufserlöse, die im abgebildeten Beispiel in den Zellen A2 bis A15 gespeichert sind, und wählen „Format/Bedingte Formatierung“. Stellen Sie das Drop-down-Listenfeld unter Bedingung 1 auf „Formel ist“ ein, und tippen Sie die folgende Formel in das rechts angrenzende Feld:

=SVERWEIS(A2;$C$2:$C$7;1;FALSCH)>0

Nun wählen Sie die Schaltfläche Format und aktivieren die Registerkarte Muster. Markieren Sie eine relativ helle Farbe, die Sie zur Kennzeichnung des Zellinhalts verwenden möchten, und schließen Sie alle Dialogfelder mit OK. Die Formel prüft bei jeder Zahl in der A-Spalte, ob diese in der Liste der Zahlungseingänge (Zellen C2 bis C7) enthalten ist. Bei einem Treffer weist Excel der jeweiligen Zelle die gewählte Hintergrundfarbe zu.

Das Verfahren lässt sich auf jede Aufgabe übertragen, in der es um den automatisierten Abgleich von unübersichtlichen (und zumeist ungeordneten) Listen geht, etwa könnte man damit den vollständigen Erhalt bestellter Waren oder die Übereinstimmung getippter Lottozahlen mit den amtlichen Ziehungsergebnissen überprüfen.

Der Einsatz einer bedingten Formatierung hat jedoch einen kleinen Schönheitsfehler: Taucht im Beispiel in den Außenständen ein Wert mehrmals auf, genügt ein passender Zahlungseingang, um sie alle als bezahlt zu markieren. (se)

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