Erfolgreiche Projektkommunikation mit Visual Facilitation

Eine gemeinsame Sprache sprechen – in IT-Projekten oft größter Wunsch und zugleich größte Herausforderung. Visualisierungen können weiter helfen, als man im ersten Moment denkt.

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Erfolgreiche Projektkommunikation mit Visual Facilitation

Fassungslos blickt der Entwickler seinem Projektleiter ins Gesicht. Sein Projektteam arbeitet schon jetzt am Anschlag. Und nun soll es auch noch um zwei Mitarbeiter verkleinert werden. Gerade jetzt, da es in die heiße Phase der Entwicklung geht. Er war auf seinen Projektleiter zugegangen, um weitere Ressourcen anzufragen, stattdessen werden sie ihm gekürzt. Hat dieser denn das Problem gar nicht verstanden?

Vermutlich nicht, und das liegt ganz einfach daran, dass er kein Entwickler ist und damit keinen genauen Einblick in die Schwierigkeiten und Problemstellungen hat, die Entwicklern in einem Projekt begegnen. Was fehlt, ist ein Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten, der die Lücken der täglichen Kommunikation schließt.

Der Türöffner

Der Schlüssel ist das sogenannte Wissensnetz. Jeder Mensch kennt eine Menge an Dingen, die man sich wie ein großes Netz vorstellen kann. Manche Informationen überschneiden sich oder sind sogar miteinander verknüpft und verbinden so über viele Ecken das gesamte Wissen eines Menschen. Kommt eine neue Information dazu, die vollkommen anders ist als das bisherige Wissen, kann sie an keinem Punkt an das Wissensnetz anknüpfen. Damit rutscht sie einfach hindurch und lässt sich nur schwer verarbeiten. Ist die neue Information jedoch einer bekannten ähnlich, knüpft sie daran an und kann das Wissensnetz erweitern.

Ein einfaches Beispiel dafür ist das Erlernen von Sprachen: Spricht jemand in einer völlig fremden Sprache, verstehen andere nichts und können auch nichts lernen. Ist sie der eigenen ähnlich, lassen sich einzelne Worte oder Satzteile ableiten. Wird jeder Satz auch als Bild oder Handlung gezeigt, ist der Erfolg noch größer.

Beim Arbeiten ist es ähnlich, denn Tätigkeiten, die man noch nie im Detail betrachtet hat oder die einem fremd sind, deren Intensität und Dauer lässt sich höchstens erahnen. Dann kann man nicht einschätzen, welche Arbeitsschritte überhaupt nötig sind, wie lange die einzelnen Schritte dauern und welche Expertise diejenigen mitbringen müssen, die einen Schritt durchführen sollen.

Die Gesellschaft setzt mit dem Prinzip der Arbeitsteilung ganz unbewusst Wissen und Verständnis voraus, das andere aufgrund ihrer Erfahrungen nicht haben können. Selbst in Projekten, in denen alle Teammitglieder an der gleichen Sache arbeiten, ist das Verständnis unterschiedlich. Das liegt an den verschiedenen Perspektiven, die alle auf das Gesamtprojekt haben. Programmierer sehen die
Entwicklungsschritte und die damit verbundenen Aufgaben. Das Project Management Office (PMO) dagegen hat den Fokus auf dem Projektplan und dem Budget. Und der Testmanager richtet sein Augenmerk darauf, realitätsnahe Tests in passenden Umgebungen durchführen zu können.

Es gilt also, eine Sprache zu finden, in der Unerfahrene schnell verstehen können und Erfahrene nicht das Gefühl haben, "bei Adam und Eva" anfangen zu müssen.