Jim Benson im Interview zu Personal Kanban

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Jim Benson, Erfinder von Personal Kanban

Personal Kanban soll Entwicklern dabei helfen, ihre Arbeit zu visualisieren und sich den Teller nicht mit neuen Herausforderungen zu vollzuladen. Marcel van Hove hat sich für heise Developer mit Personal-Kanban-Erfinder Jim Benson unterhalten.

heise Developer: Jim Benson, willkommen zum Interview. Könntest du dich kurz vorstellen?

Jim Benson: Ja, gern. Ich bin der Geschäftsführer der Firma Modus Cooperandi und in der IT-Welt sowohl als Kanban-Pionier als auch als Erfinder von Personal Kanban bekannt. Vorher hatte ich eine Firma für Softwareentwicklung, die agile Praktiken genutzt hat. Dadurch wurden mir die Vor- und Nachteile von Agilität klar, wodurch ich mit David Anderson zusammenkam und Kanban für die IT als ein Ideal und eine Methode entwickelt habe. [Anmerkung der Redaktion: Kanban für die IT entwickelte David Anderson 2004 während seiner Arbeit bei Microsoft. Personal Kanban geht auf Jim Benson zurück.]

heise Developer: Also kamst du schon sehr früh mit Kanban und David Anderson zusammen, ihr wohnt beide in Seattle. Und zusammen mit Tonianne De Maria Barry hast du dann Personal Kanban entwickelt und das zugehörige Buch geschrieben?

Benson: Stimmt, die erste Unterhaltung zu Kanban zwischen David und mir fand bei einigen Scotch in einer Kneipe direkt um die Ecke von meinem Haus statt.

heise Developer: Was ist der Kern von Personal Kanban?

Benson: Im Kern hat Personal Kanban zwei Hauptregeln: Die erste Regel ist es, die gesamte Arbeit zu visualisieren, und die zweite Regel lautet, die Tätigkeiten, die man gleichzeitig bearbeitet, zu begrenzen, sich also ein Work-In-Progress-Limit (WiP) zu setzen.

In der Wissensarbeit (knowledge work) und Softwareentwicklung tendieren wir regelmäßig dazu, uns mehr Arbeit aufzuhalsen, als wir eigentlich bewältigen können. Darüber hinaus sehen wir nicht, welche Kosten unsere Wahl der Aufgaben mit sich bringt, da die Aufgaben meist so unterschiedlich und zudem fortlaufend sind.

Die Idee von Personal Kanban besteht daher darin, uns selbst und unserem Team zu zeigen, an was wir gerade und warum wir daran arbeiten, wo sich Möglichkeiten für die Zusammenarbeit ergeben und, das Wichtigste, wo Leute überlastet sind.

Arbeit verbildlichen

heise Developer: Warum ist es so wichtig, die Arbeit zu visualisieren?

Benson: Ein Grund dafür, dass wir uns tendenziell zu mehr Arbeit verpflichten, als wir schaffen können, besteht darin, dass Wissensarbeit unsichtbar ist. Genauso sind es die Versprechen darüber, dass wir diese Arbeit erledigen werden. Wir geben ständig unsichtbare Versprechen, entweder uns selbst oder anderen gegenüber. Wenn wir auf Basis dieser Versprechen arbeiten, sind wir oft überrascht, wie viel Arbeit wir damit wirklich haben. Plötzlich wird uns klar, dass wir ausbrennen, überlastet sind und uns zu viel Arbeit aufgeladen haben.

Das Ziel von Personal Kanban ist es, diese Arbeit in einem Backlog zu visualisieren und zu lernen, wie viele Verpflichtungen ("Commitments") wir wirklich eingehen können. Jedesmal müssen wir nun entscheiden, was das Nächstwichtigste ist, und jedesmal priorisieren wir damit ein Versprechen über ein anderes. Das mögen wir überhaupt nicht, das ist für uns sehr unbequem. Nachdem man jedoch Personal Kanban eine Zeit lang eingesetzt hat, fängt man an zu erkennen, dass man zu viele Dinge verspricht und sich das Backlog mit zu vielen Aufgaben volllädt. Man erkennt, dass man zuerst etwas fertig stellen muss, bevor man noch etwas neues versprechen kann.

heise Developer: Ist das der Unterschied zwischen einer normalen To-do-Liste und Personal Kanban?

Benson: Ja, eine To-do-Liste ist linear, man kann keine Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben sehen, obwohl es immer Beziehungen gibt. Sie ist einfach nur statisch. Wenn man die Aufgaben auf dem Board verschiebt, sieht man den Arbeitsfluss. Du siehst nicht nur die Arbeit, die du noch zu erledigen hast, sondern auch den Zustand deiner Aufgaben. Du siehst, wie lange ein Ticket wirklich benötigt, bis es fertig ist, und welche Aufgaben Spaß gemacht haben und welche nicht. Welche schwierig waren und welche dir leicht von der Hand gingen. Welche dich nervten, welche du niemals wieder machen möchtest. Es ist ein haptisches System, das du mit deinen Händen fühlst. Im Gegensatz zu einer To-do-Liste, bei der du einfach nur die Arbeit durchstreichst, die du erledigt hast, fühlst du die Bewegung der Post-its (Aufgaben) auf dem Board und hast so ein kinästhetisches Feedback. Es entsteht hierdurch eine Art Lernsystem für einen selbst, während du damit arbeitest. Mit dem Durchstreichen der Aufgaben auf einer To-do-Liste löschst du quasi deine erledigten Aufgaben aus.