Kommunikationsmittel wechseln

Well Organized Michael Keller  –  2 Kommentare

In diesem Blog geht es darum, aktiv auf das passende Kommunikationsmittel zu achten. Und es bei Bedarf auch zu wechseln.

Ich weiß nicht, wie es euch geht, aber kommuniziert ihr auch so viel? Und das nicht erst seit Corona? Vielleicht geht es ja nur mir so, aber manche Tage fühlen sich in der Hinsicht wirklich "verrückt" an: Telefonieren, Zeit in Online-Meetings verbringen, E-Mails schreiben, Feierabend. Ergebnis: Gefühlt nichts gearbeitet – was natürlich nicht so ist. Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit. Genau deswegen darf man hier auch gerne nach Optimierungspotenzialen Ausschau halten.

Ein Potenzial ist mir in meinem Arbeitsleben ziemlich früh aufgefallen: Aktiv auf das passende Kommunikationsmittel achten und es bei Bedarf wechseln. Was meine ich damit? Bei verschiedenen E-Mails stellte ich fest, dass sich Themen wiederholen. Auch während diverser Telefonate. Beispiel: Verschiedene Personen einer Fachabteilung fragen nach ein und demselben Thema. Zwar in verschiedenen zeitlichen Abständen, was das Erkennen von solchen Themen etwas erschwert, aber die Anfragen wiederholen sich. Ganz offensichtlich mangelt es auf der Gegenseite an Abstimmung untereinander. Brav antwortet man in jedem Einzelfall per E-Mail. Et voilà, das kostet Zeit. Manchmal auch Nerven. Wiederholung der immer gleichen Themen ist bekanntermaßen der Motor des Fortschritts

Irrsinnigerweise gibt es in dem Zusammenhang auch ein kleines Situationsleckerli: Man antwortet zunächst dem Kollegen Hr. Mustermann. Zwei Monate später antwortet man zur selben Frage der Kollegin Fr. Mustermann. Und nein, die Kollegin ist nicht neu im Unternehmen. Dann kommt entweder prompt oder mit einem Abstand von zwei Wochen eine E-Mail von der Kollegin mit "aber Sie hatten doch meinem Kollegen Hr. Mustermann vor einiger Zeit Folgendes geschrieben ...". Sieh da, da hat doch eine Form von Abstimmung gefunden. Ist ein bisschen wie Organisationsarchäologie. Dass manche Themen einem zeitlichen Wandel unterliegen oder auch durch ständige Neubetrachtung neue Facetten offenbaren ... ach, egal.

Jetzt kann man sich auf den Standpunkt stellen, dass sich die Personen der Fachabteilung besser abstimmen müssen. Wohlgemerkt: Man kann. Und vergibt damit die Chance auf Eigeninitiative. Proaktiv sieht für mich hier nämlich anders aus. Es muss eine zentrale Stelle mit einer Dokumentation des Themas her. Viele Unternehmen besitzen (inzwischen) Wiki-ähnliche, interne Plattformen für den Wissensaustausch (über die Vor- und Nachteile eines Wiki möchte ich in diesem Beitrag nicht schreiben). Genau auf eine solche zentrale Plattform gehört das für mich hin. So können die Kollegen und Kolleginnen jederzeit den einen aktuellen Stand zu dem Thema einsehen. Aktiv bei Änderungen informiert werden. Ja, sogar daran mitarbeiten. Natürlich nur wer möchte. Möglicherweise gilt ja auch in Unternehmen die Ein-Prozent-Regel. Nur verschärft. Unterhalb von einem Prozent ist noch viel Luft nach unten. Auf jeden Fall antwortet man, wenn überhaupt per E-Mail, mit dem Verweis auf den zentralen Wiki-Artikel.

So, das war nur ein Beispiel für einen Wechsel. Natürlich an dem Alltagsthema, der E-Mail. Das geht in allen erdenklichen Situationen, in verschiedene Richtungen und mit unterschiedlichen Medien. Von einem Telefonat zwischen zwei Personen kann man beispielsweise auf ein Online-Meeting mit zusätzlichen Teilnehmern wechseln. Ist natürlich auch ein Stück weit abhängig von der Ausstattung an Hard- und Software. Analog kann in dem Zusammenhang auch nett sein. Zu besonderen Anlässen statt der E-Mail mal einen persönlichen Brief auf hochwertigem Papier und mit echter Tinte schreiben. Das zeigt schön das Wertgefühl, das man dem Empfänger entgegenbringt. Denn da hat man sich schließlich Zeit genommen. Und Zeit ist etwas sehr Kostbares.

In diesem Sinne, bleibt gesund und organisiert
euer Michael