Multitasking verlangsamt Projekte

The World of IT  –  3 Kommentare

Immer wieder werde ich gefragt, wie man denn eine Iteration oder ein Projekt vernünftig planen kann, wenn die Projektmitarbeiter nicht nur in einem, sondern in vielen Projekten gleichzeitig arbeiten.

Wir haben auch in meinen Projekten manchmal das Problem, dass z.B. einzelne Mitarbeiter noch die Wartung eines früheren Projekts mitbetreuen müssen. Dies berücksichtigen wir normalerweise dadurch, dass diese Mitarbeiter für sich weniger Zeit in diesem Projekt einplanen, bzw. wir die Entwicklungsgeschwindigkeit für diese Mitarbeiter niedriger ansetzen. Dabei gehen wir jedoch davon aus, dass auch der Wartungsaufwand in einer Timebox abläuft, d.h. dass die Mitarbeiter nur ein begrenztes Zeitbudget für die Wartungsaufgabe haben.

Liegt die "Notwendigkeit" des Multitasking oder Multiprojecting darin, dass der Mitarbeiter ein absoluter Spezialist ist und deshalb verschiedene Projekte betreuen muss, so wäre mir hier ehrlich gesagt das unternehmerische Risiko zu hoch. Wir sprechen hier meist vom sogenannten Truckfaktor – dieser definiert wie viele Leute vom LKW überfahren werden müssen bis ein (in dem Fall sogar mehrere) Projekte zum Stillstand kommen. In diesem Fall würde ich so schnell wie möglich damit beginnen, dieses Expertenwissen auch bei anderen Mitarbeitern zu verankern und auch dafür sorgen, dass auch der Experte sich nicht nur auf einem Gebiet auskennt.

Die Frage bezieht sich jedoch meist darauf, dass nahezu alle Mitarbeiter in mehreren (die bisher abgegebene Höchstzahl war fünf) Projekten arbeiten, da diese Art Multiprojecting eine Unternehmensphilosophie ist. Meistens wird das Argument vertreten, dass alle diese Projekte von höchster Priorität seien und deshalb alle zur gleichen Zeit ablaufen. Das Problem ist nur, dass durch diese Strategie nicht alle früher, sondern alle diese Projekte später fertig werden.

Das kann man sich ganz einfach ausrechnen: Angenommen wir müssen sechs Projekte fertigstellen, die alle eine Projektlaufzeit von einem Monat haben. Wenn wir jetzt alle Projekte parallel machen, werden alle diese Projekte, na? – genau: in sechs Monaten fertig sein (klar ich gehe gerade vom best case aus, d.h. wir liefern on time...). Machen wir nun ein Projekt nach dem anderen, so wird das erste Projekt bereits nach einem Monat einen Geschäftswert erzeugen, das zweite entsprechend nach bereits nur zwei Monaten und selbst das fünfte Projekt wird noch einen Monat vor der ursprünglichen Multiprojecting-Deadline dem Unternehmen einen Gewinn bringen.

Dazu kommt noch, dass die "Umdenkzeit", d.h. die Zeit die benötigt wird, sich von dem einen auf das andere Projekt einzudenken, wesentlich höher ist als man gemeinhin meint (siehe hierzu auch Tom DeMarcos Buch, Slack bzw. auf deutsch: Spielräume). Das heißt die Projekte werden durch Multiprojecting sogar noch später fertig, da man diese Umdenkzeit noch hinzurechnen muss.

Auch wenn man es oft nicht glauben mag: Multiprojecting führt eher zur Ent- als zur Be-schleunigung.