Vier Grundsätze der Kapazitätsplanung

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Was sind die Grundlagen moderner Kapazitätsplanung in der agilen Entwicklung, die das Erreichen der Geschäftsziele optimal unterstützen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens für die Zukunft sicherstellen? Ein Leitfaden für strategische Planer – Portfolio-, Produkt- und Entwicklungsleiter –, wie sie realistische und anpassbare Aktionspläne aus ihrer Geschäftsstrategie ableiten können.

Erster Grundsatz: Das Team als Ressourceneinheit

Die Autoren haben mit vielen strategischen Planern gesprochen, deren Aufgabe es ist, die Zukunft ihres Unternehmens im Hinblick auf bestmögliche Ergebnisse zu planen – trotz bestehender Einschränkungen. Eines dieser Hemmnisse ist ein branchenweiter Fachkräftemangel. In der heutigen Ära der Wissensarbeiter können sich die Planer den Luxus nicht mehr leisten, eine unbegrenzte Zahl von Mitarbeitern einzustellen, die sofort mit der Arbeit beginnen können. Das ändert die wertbasierte Analyse vom herkömmlichen Risiko-Rendite-Denken zu einem Kapazität-Marktreife-Modell. Hier im Artikel sei das "Kapazitätsmanagement" genannt, um diese Verschiebung weg vom traditionellen Ressourcenmanagement zu betonen. Kapazitätsplanung konzentriert sich dann zuerst auf die Menschen, da Hardwarekosten an Bedeutung im Vergleich zu den Personalkosten verlieren.

Der herkömmliche Ansatz für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung – gestützt auf die Rollen einzelner Personen, wechselnde Zugehörigkeit zu unterschiedlichen Teams und maximierte Auslastung – bricht zusammen, da sich die Unternehmen dem beschleunigten Tempo am Markt anpassen müssen. Das erfordert neue Konzepte wie dezentrale Entscheidungsfindung, schnellere Feedback-Schleifen, reduziertes "Aufgaben-Hopping" und Einarbeitungszeit für Teams, um hohe Leistungsfähigkeit zu erreichen.

Leider sind viele Portfolio-Manager schlecht gerüstet, um von den Vorteilen ihrer agilen Teams zu profitieren. Das Denken muss sich entwickeln aus: "Welche Personen wähle ich für das virtuelle Team, das ich einem Projekt zuweise, und wann werden diese Personen für das nächste Projekt frei?" zu: "Welche Teams eignen sich am besten zur Arbeit an strategischen Initiativen, und wie stelle ich meine Teams zusammen, damit sie innovativer sind – während gleichzeitig die aktuellen Anwendungen und Produkte weiterhin erfolgreich auf dem Markt sind?". Es ist seit langem bekannt, dass stabile Teams bessere Leistungen erbringen; Teams für spezifische Projekte ständig neu zusammenzusetzen, hat einen negativen Einfluss auf Qualität und Produktivität.

Die Teams mit der höchsten Einsatzrate beenden fast doppelt so viele User Stories wie die mit der niedrigsten Einsatzrate (Abb. 1).
Funktionsübergreifende Teams

Da Unternehmen zunehmend stabile Teams einsetzen, ersetzen diese Einzelpersonen als
Ressourceneinheit bei der Kapazitätsplanung. Aber was ist ein "Team"? Es scheint wie eine einfache Frage, aber es gibt wichtige Nuancen, die beeinflussen, wie effektive Kapazitätsplanung im Team aussieht. Wer an ein Team in einer agilen Umgebung denkt, meint oft ein funktionsübergreifendes Team – eines, das 7±2 Mitglieder haben soll, nach Scrum oder Kanban entwickelt und Fachwissen von Programmierern, Testern und Produktverantwortlichen einschließt. Es wäre schön, wenn sich alle Ressourcen auf diese Weise organisieren ließen, aber die heutige Produktentwicklung ist nicht so einfach. Die Autoren haben noch mit keinem Kunden gesprochen, der ausschließlich funktionsübergreifende Teams einsetzt.

Obschon Feature-Teams, also Teams, die komplette Features unabhängig von anderen Teams liefern können, empfohlen werden, da Unternehmen zunehmend Plattformen zur Produktentwicklung nutzen, sind Komponententeams für agile Softwareentwicklung zurzeit noch nötig, um ebendiese zu skalieren. Komponententeams bauen Domain-Services und -Werkzeuge zur Unterstützung von Feature-Teams. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Komponententeams in der Kapazitätsplanung zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Komponenten zeitgerecht geliefert werden können – nur so lassen sich Features termingerecht realisieren.

Viele Unternehmen haben Experten – etwa für User Experience, Datenbankadministration, Softwarearchitektur, Data Science –, aber zu wenige, um einen in jedes funktionsübergreifende Team einzubetten. So werden diese Experten als ein Team von Experten wahrgenommen, die ihr Fachwissen bei Bedarf funktionsübergreifenden Teams zur Verfügung stellen. Bei der Kapazitätsplanung verursachen diese Experten einen Engpass, weil ihre Ressourcen gewöhnlich die Nachfrage nicht decken können.

Zeitgemäße Kapazitätsplanung muss sich also auf das Team als Grundeinheit der Ressourcen konzentrieren, aber verschiedene Typen von Teams aufstellen, um ihre Verwendung auszubalancieren und die geschäftlichen Anforderungen optimal abzubilden.