Vier Grundsätze der Kapazitätsplanung

Dritter Grundsatz

Dritter Grundsatz: Angebot und Nachfrage aufeinander abstimmen

Dieses Prinzip der Kapazitätsplanung – die Anpassung der Nachfrage an das Angebot – unterstreicht, wie wichtig es ist, Entscheidungen zu treffen. Es ist notwendig, die Gesamtnachfrage für das Portfolio mit den Kompetenzen und Kapazitäten in Einklang zu bringen, die bestehende Teams kurzfristig abdecken können. Gleichzeitig müssen Nachfrage und Angebot des Portfolios langfristig entwickelt und gesteuert werden. Der Abgleich von Nachfrage und Angebot muss über eine reine Zuteilung von Ressourcen hinausgehen und die Interaktionen zwischen mehreren Quellen der Nachfrage und den Kompetenzen der verfügbaren Teams umfassen. Das Endergebnis ist eine effektivere Wertschöpfung, ausgerichtet an der Gesamtstrategie des Unternehmens durch klarere Fokussierung auf die für das Unternehmen wichtigen Dinge.

Erfolgreiche Verwaltung eines Technikportfolios heißt in erster Linie, Entscheidungen zu treffen, welche die Wertschöpfung für das Unternehmen maximieren. Das bedeutet oft, Kompromisse einzugehen, um die Gesamtnachfrage des Portfolios mit verfügbaren Fähigkeiten und Kapazitäten abzugleichen.

Unendliche Nachfrage

Die Portfolionachfrage umfasst alle Arbeitsschritte, die das Unternehmen ausführen soll. Die Nachfrage kann von unterschiedlichen Quellen kommen und verschiedene Formen annehmen. Da die Balance zwischen Angebot und Nachfrage so wichtig ist, ist es entscheidend, alle Quellen der Nachfrage zu verstehen. Dazu zählt alles, was Zeit und Kapazität der Mitarbeiter verbraucht, die wertvolle Lösungen liefern und zu einem reibungslosen Geschäftsablauf beitragen. Das bedeutet, dass alle Möglichkeiten, nicht nur die aufregenden neuen, als Bestandteil eines Technikportfolios zu berücksichtigen sind. Aktivitäten für den normalen Betrieb und zur Aktualisierung der Systeme gehören auch zur Nachfrage, wenn sie sich mit einem Teil des Lieferstroms überschneiden.

Geschäftliche Nachfrage kann in Kategorien wie Projekt, Programm, Initiative, Ziel und wesentliche Tätigkeit fallen. Da alle diese Aktivitäten Kapazitäten verbrauchen, ist es nützlich, sie in einem einzigen Begriff zu verallgemeinern. Eine "Initiative" ist eine Nachfrageeinheit, die für mittel- bis langfristige Planung geeignet ist, da sie die Investitionsentscheidung und die entsprechende Finanzierung zum Ausdruck bringt. Initiativen werden oft von einem bestimmten Geschäftsbereich gefordert, um die Wertschöpfung zu verbessern. Initiativen haben in der Regel:

  • einen bestimmten Zweck mit einem klaren Endergebnis, das sich in einem sinnvollen zeitlichen Rahmen erreichen lässt,
  • eine geschäftliche Rechtfertigung für die Finanzierung und Priorisierung sowie
  • Prognosen für Kosten/Aufwand und Nutzen/Wert.

Ein "ungefähr richtiger" Abgleich kann erfolgen, um Initiativen zu priorisieren, die zum aktuellen und prognostizierten Angebot passen. Wenn gerechtfertigt, verpflichten Produktmanager oder Leiter einer Initiative das Unternehmen, die Liste der vermarktbaren Features zu erarbeiten, die für das Erreichen einer Initiative erforderlich sind.

Unelastisches Angebot

Das größte Hindernis für Technikportfolios im hart umkämpften Markt ist das Angebot an Mitarbeitern mit dem nötigen Fachwissen. Traditionelle Portfolio-Management-Ansätze gehen oft von einem elastischen Angebot aus – Personal lässt sich jederzeit einstellen oder beauftragen, wenn das Projekt eine ausreichende Return on Investment verspricht. Der Irrtum in diesem Denken ist jedoch, dass es mehrere Monate dauert, bis neue Mitarbeiter eingearbeitet sind und effizient zu neuen Entwicklungen beitragen. Entsprechend frühzeitig sind Fachkräfte anzustellen oder zu beauftragen. Die Prognose des Bedarfs an Mitarbeitern in einem Planungshorizont von 6 bis 18 Monaten ist ein wichtiger Teil des Portfolio-Managements. Umgekehrt ist es die beste Strategie für das laufende und das nächste Quartal, die Kompetenzen der vorhandenen Mitarbeiter möglichst wertbringend einzusetzen.

Das Portfolioangebot wird realisiert durch die Menschen, Techniken und andere Ressourcen, die kombiniert die Fähigkeit und Kapazität haben, wertvolle Arbeit für das Geschäft zu liefern. Herkömmliches Projekt- und Portfolio-Management ist oft nur auf die Zählung von Ressourcen für Entwicklungsarbeit fixiert; die Fähigkeit und Kapazität, jede Chance zu nutzen und effektiv umzusetzen, ist jedoch ein ebenso wichtiger Faktor. Portfolio-Manager sollten auch prüfen, ob es versteckte Kosten gibt, um neue Initiativen zu konzipieren, zu rechtfertigen, zu planen, zu starten und zu nutzen.