Erfolgreich im Homeoffice arbeiten

Gleichberechtigte Kommunikation in Videokonferenzen

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Ein wichtiges Werkzeug für die Zusammenarbeit im Homeoffice sind Videokonferenzen. Diese sind gegenüber Telefonkonferenzen unbedingt zu bevorzugen, da Präsenz, Gestik und Mimik zu einer effektiven Kommunikation dazu gehören – auch wenn die laufende Webcam für den Einzelnen anfangs gegebenenfalls als unangenehm empfunden wird.

Das dauerhafte Arbeiten mit einem Headset empfinden viele als unangenehm. Nutzen sollte man daher ein gutes, gerichtetes Mikrofon mit Geräuschunterdrückung. Videokonferenzen im Homeoffice sind damit ohne Headset deutlich angenehmer. Empfehlenswert sind hier Podcaster-Mikrofone.

Neben einem guten Mikrofon ist die Positionierung der Kamera entscheidend. Abbildung 1 zeigt drei unterschiedliche Einstellungen. Ganz links sieht man die Person nur von der Seite; es lässt sich kein Augenkontakt aufbauen. Das passiert, wenn man an einem externen Bildschirm mit dem Videostream arbeitet und der Laptop mit der Kamera daneben steht. Die Person in der Mitte schaut von "oben herab" in die Kamera – ein typisches Bild bei Personen, die lediglich mit einem Laptop ohne separate Kamera arbeiten. Die dritte Person schaut direkt in die Kamera, und eine Kommunikation auf "Augenhöhe" ist damit möglich. Dazu wird eine Webcam auf dem externen Bildschirm positioniert.

Auf "Augenhöhe" kommunizieren durch die richtige Positionierung der Webcam (Abb. 1)

Eine gleichberechtigte Kommunikation ist essenziell für erfolgreiches Arbeiten als verteiltes Team. Wer einmal zu einer Vor-Ort-Besprechung per Telefon zugeschaltet war, weiß, dass man nur die Hälfte der Informationen und praktisch keine nonverbale Kommunikation mitbekommt. Diese Informationsasymmetrie führt dazu, dass man nicht gleichberechtigt an der Diskussion teilnehmen kann. Man ist Teilnehmer zweiter Klasse. In einer Videokonferenz ist daher die Disziplin erforderlich, dass sich jeder Teilnehmer separat an seinem Rechner in die Videokonferenz einwählt – auch dann, wenn ein Teil der Gruppe gemeinsam an einem Standort ist.

Die Gretchenfrage für das Arbeiten im Homeoffice aber lautet: Wie arbeite ich mit meinen Teamkollegen produktiv zusammen? Der Wechsel zur Remote-Arbeit erfordert ein Umdenken und lässt sich nicht eins zu eins von der bisherigen Arbeitsweise im Büro übertragen. Letztlich gibt es zwei grundsätzliche Möglichkeiten der Zusammenarbeit: synchron und asynchron. Beide haben ihre Vor- und Nachteile, und jedes Team muss für sich entscheiden, wie es am besten zusammenarbeiten möchte. Im Folgenden seien beide Varianten mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt.

Das Arbeiten im Homeoffice schätzen viele aufgrund der zeitlichen Flexibilität. Jeder kann so arbeiten, wann es am besten zur persönlichen Leistungsfähigkeit und den Lebensumständen passt. Die asynchrone Arbeit schlagen auch David Heinemeier Hansson und Jason Fried im Buch "Remote: Office not Required" [1] beziehungsweise GitLab in ihrem "Guide to Remote Work" vor.

Das zeitversetzte Arbeiten erfordert Arbeitspakete, die sich eigenständig bearbeiten lassen. Dazu müssen die Schnittstellen zu den Kollegen und anderen Abteilungen klar definiert sein und wer wann etwas benötigt. Idealerweise liegen Dienstleistungen anderer Abteilungen als Self-Service vor, sodass notwendige Informationen und Prozesse ohne Verzögerung und manuelle Interaktion abgefragt beziehungsweise ausgeführt werden können. Wenn das nicht der Fall ist, dann ist bei der Aufteilung der Arbeitspakete eine klare Abstimmung bei Abhängigkeiten notwendig.

Aus dem Lean Management und der Kanban-Methode kommen die Ideen der Visualisierung von Prozessen und Aufgaben. Die Transparenz hilft auch verteilten Teams bei der Abstimmung und der zielorientierten Wertgenerierung von Produkten. Hier kommen Tools wie Trello und JIRA, aber auch Methoden wie Hill Charts und "Getting Things Done" [2] zum Einsatz.

Durch die Distanz verändern sich auch Kommunikationsstrukturen: Die Hürde ist höher, mal eben informell mit einem Kollegen etwas zu besprechen. Etabliert haben sich daher themenspezifische Chat-Räume (wie in Slack oder Microsoft Teams), in denen sich mit Kollegen bei Fragen unkompliziert und informell Rücksprache halten lässt. Der Vorteil dieser Art der Kommunikation liegt darin, dass sie den Arbeitsfluss anderer nicht unterbricht – Notifikationen sollten nur mit Bedacht verwendet und aktiviert werden. Vor allem dient es zur Wissensverbreiterung, da die Kanäle firmen- beziehungsweise abteilungsöffentlich sind und interessierte Kollegen mitlesen können.

Die höhere Kommunikationsdistanz und das alleinige Vor-sich-Hinarbeiten kann auch zu Qualitätsproblemen führen, wenn die Abstimmungen mit den Kollegen nicht stattfindet. In der Softwareentwicklung hat sich daher das 4-Augen-Prinzip in Form von Codereviews und Merge-Requests etabliert. Code wird nur dann in die Anwendung übernommen, wenn mindestens eine andere Person die Änderung analysiert, bewertet und freigegeben hat. Gerade die Diskussion führt zu besseren Ergebnissen und trägt enorm zur Wissensverbreitung bei. Ein Nachteil ergibt sich jedoch: Durch diese Wartebeziehungen zwischen dem Erstellen des Merge-Requests und den Reviews kommt es zu mehreren Kontextwechseln, die für Ersteller und Reviewer anstrengend sind und eine zeitliche Verzögerung bedeuten.

Das gravierendste Problem des asynchronen Arbeitens ist auf Dauer wohl die soziale Isolation, da der menschliche Kontakt zu den Kollegen fehlt und Diskussionen in Chats meist nur fachlich oder oberflächlich bleiben.