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Wer in Projekten arbeitet, sitzt nicht unbedingt immer am Büroschreibtisch. Mit dem Smartphone oder dem Tablet und den richtigen Apps ausgerüstet, geht die Arbeit auch unterwegs leicht von der Hand.

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  • Diane Sieger
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Smartphone- und Tablet-Anwendungen können wahre Produktivitäts-Booster sein. Sie übernehmen Erinnerungsfunktionen, visualisieren Ideen und Gedanken und helfen dabei, im Projektzyklus den Überblick zu behalten.

Wer häufig in länger laufenden Projekten arbeitet, sollte einen Blick auf Timeli werfen. Hiermit lassen sich Projekte auf einem Zeitstrahl anschaulich visualisieren. Auf den ersten Blick erkennt man, welche beendet, welche gerade aktuell sind und welche in Kürze starten. Jedem Projekt kann der Anwender einzelne Aufgaben hinzufügen, die er nach erfolgter Bearbeitung als „complete“ markieren kann. Projekte lassen sich über Farbauswahl Kategorien zuordnen, und der Zeitstrahl kann aus der App heraus als E-Mail-Anhang versandt werden. Die Anwendung ist gratis erhältlich.

Es gibt jedoch weitere Management-Anwendungen, die mehr als nur Zeiträume visualisieren. Auch ganze Projekte können mobile Anwendungen verwalten. Eine besonders gelungene Applikation ist OmniFocus. Projekte lassen sich schnell einrichten, priorisieren und mit Fälligkeitsdaten oder Unteraufgaben versehen. Zusätzlich steht eine Zeitstrahlfunktion für die Visualisierung von Zeiträumen zur Verfügung.

Zum Preis von 35,99 Euro für die iPad- und 17,99 Euro für die iPhone-Version liegt die Anwendung im eher kostenintensiven Bereich. Wer das volle Potenzial von OmniFocus nutzen und seine Projekte mit dem Computer synchronisieren möchte, wird im Mac App Store um weitere 69,99 Euro erleichtert, wenn es um die Installation der Anwendung auf dem Mac geht. Es lohnt sich auf jeden Fall, vor jeglicher Investition die Demovideos auf der Webseite der Omni Group anzuschauen.

Android-Nutzern sei an dieser Stelle das Project Manager’s Toolkit empfohlen. Mit der im Google Play Store erhältlichen Anwendung lassen sich traditionelle PRINCE2-Projekte (Projects in Controlled Environments) einfach und problemlos verwalten. Die kostenlose Version ist eine Sammlung von Vorlagen für Projektmanagement mit PRINCE2. Die eigentliche App ist im Wesentlichen nur ein Einstiegspunkt zu Inhalten der Webseite pmstoolkit.com, nichtsdestotrotz sind die Vorlagen nützlich und können gegebenenfalls direkt auf dem Android-Gerät geöffnet werden. In der Anwendung findet man des Weiteren eine Übersicht über PRINCE2 Process Maps mit deren assoziierten Aktivitäten.

Viele Entwicklungsteams arbeiten nach agilen Methoden und dürften mit dem Konzept des Kanban Board vertraut sein. Hierbei handelt es sich um eine Art Pinnwand, auf der anstehende Aufgaben auf Haftnotizzetteln vermerkt und in Kategorien eingeteilt werden. Bei persönlichen, also auf die eigenen Aufgaben und nicht auf die des Teams fokussierten Kanban-Brettern findet man meist drei oder vier Kategorien: „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ – manchmal gibt es auch eine Kategorie „Warten“ – gedacht für Aufgaben, die zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeitet werden müssen.

Ein Beispiel für eine gelungene Kanban-Board-Anwendung ist das kostenlose iScrumboard. Mit der App lassen sich verschiedene Projekte gleichzeitig im Griff behalten. Durch In-App-Kauf (2,69 Euro) können zusätzliche Funktionen freigeschaltet werden, wie das Benennen von Kategorien nach eigenem Ermessen, sowie das Ergänzen der Notizzettel um neue Farben aus dem RGB-Spektrum. Die Bezahlversion ist zudem werbefrei.

Manchem Nutzer sind diese Optionen jedoch bereits zu viel – immerhin geht es bei Kanban auch um Selbstdisziplin und ebenso darum, die Konzentration auf die aktuelle Aufgabe nicht zu verlieren. In diesem Fall bietet sich Kanbanfor1 an. Das Design ist einfach, aber gelungen, die Bedienung intuitiv. Wer versucht, mehr als zwei Haftnotizen in den Doing-Bereich zu ziehen, bekommt eine visuelle Warnung, um den Fokus nicht zu verlieren. Die Anpassung für Deutschland mit übersetztem Pinnwandtext ist für ein kommendes Release geplant. Dies gilt auch für die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Geräten zu synchronisieren. Kanbanfor1 gibt es bei iTunes für 4,49 Euro. Die Android-Version war zum Druckzeitpunkt noch nicht erhältlich, sollte aber gegen Ende November via Google Play zur Verfügung stehen.

Bereits seit einiger Zeit für Android-Geräte erhältlich ist eine Anwendung mit dem schlichten Namen „Kanban Board“, eine einfach gehaltene Implementierung einer solchen Pinnwand, die leider nicht an die Qualität der hier vorgestellten iOS-Anwendungen herankommt. Kanban Board bietet nur drei Spalten: „Todo“, „Doing“ und „Done“. Nutzer können in der „Todo“-Spalte (sehr kleine) Notizen in den Farben Grün oder Gelb erzeugen und sie in die „Doing“- oder „Done“-Spalten verschieben. Die kostenlose App ist für einfache Anwendungsfälle und einen geradlinigen Arbeitsfluss durchaus geeignet, man kann jedoch weder die Spalten den eigenen Bedürfnissen anpassen noch Notizen anlegen oder andere Farben wählen.

Mind Mapping ist die richtige Methode für alle, die ihre Gedanken visualisieren und Zusammenhänge durch Verknüpfungen darstellen möchten. Auf Mobiltelefonen ist der Nutzen komplexer Mind Maps aufgrund der Bildschirmgröße eingeschränkt. Auf dem Tablet jedoch mit einer größeren Arbeitsfläche lohnt sich die Erstellung von Mind Maps schon eher.

Eine gelungene App zum Anzeigen und Bearbeiten von Mind Maps ist „SimpleMind mind mapping“. Die Anwendung ist für Android-Geräte sowohl in einer kostenlosen als auch einer kommerziellen Version für 4,83 Euro erhältlich. Für das iPhone gibt es ebenfalls eine kostenlose sowie eine kostenpflichtige Version zum Preis von 5,99 Euro. Beide Versionen erlauben das Erstellen einfacher Mind Maps, die Vollversion bietet darüber hinaus Funktionen wie Crosslinks zwischen bestehenden Themen, Hyperlinks und Werkzeuge wie Collapse und Expand zum besseren Verwalten der Mind Maps. Wesentliche Vorteile der Vollversion sind der Datenaustausch mit Dropbox sowie die Möglichkeit zum Öffnen von Dateiformaten anderer Mind-Map-Werkzeuge wie FreeMind. „SimpleMind mind mapping“ ist aber auch in der kostenlosen Version gut bedienbar und unterstützt das Android-System ab der Version 2.2.

Wer auf seinem Android-Gerät Office-Dateien wie Word-, PowerPoint- oder Excel-Dokumente bearbeiten möchte, dem sei Kingsoft Office empfohlen. Dateien lassen sich lokal speichern oder über den Menüpunkt „Cloud Storage“ an Dienste wie Dropbox, Google Drive sowie BOX.NET senden. Darüber hinaus können Nutzer Verbindungen zu anderen, nicht lokalen Speicherorten mithilfe von WebDAV und FTP aufbauen. Die Benutzeroberfläche orientiert sich am für Office typischen Ribbon-Style. Natürlich bietet Kingsoft Office bei Weitem nicht so viele Funktionen wie eine Installation von Microsoft Office oder OpenOffice auf einem Desktop-Computer, es ist jedoch eine gute Alternative für den mobilen Einsatz auf einem Android-Handy oder -Tablet.

SwiftKey 3 zum Preis von 3,99 Euro ist eine eher indirekt wirkende Produktivitäts-App für Android. Diese alternative Tastatur für die mobilen Geräte kann gleichzeitig mit bis zu drei Sprachen arbeiten und verspricht durch semi-intelligente Vorschläge während des Tippens ein effizienteres Arbeiten mit Android. Bei der Kürze des durchgeführten Tastaturtests lässt sich schwer objektiv feststellen, ob das wirklich der Fall ist. Der von der App hinterlassene subjektive Eindruck ist jedoch gut. Um die Qualität der Vorschläge zu verbessern, kann man die Tastatur an seine eigenen Twitter- oder Facebook-Konten koppeln und die Tastatur-App deren Datenströme auslesen lassen. SwiftKey3 bietet eine Vielzahl verschiedener Einstellungen, und der Einsatz des Keyboards schien die Tippfehlerrate spürbar zu minimieren.

Ein weiteres Tastatur-Highlight ist Swype, ebenfalls für Android erhältlich (öffentliche und kostenlose Beta nach Registrierung unter beta.swype.com). Swype erlaubt dem Nutzer, in einer Zickzacklinie über die Tastatur zu fahren, was das Eingeben von Wörtern sehr erleichtert. Die Erkennungsrate ist bereits direkt nach Installation der Anwendung erstaunlich hoch und kann auch in Swype durch Kopplung mit Facebook-, Twitter- oder Gmail-Konten verbessert werden. Swype unterstützt mehrere Sprachen, allerdings immer nur eine zur gleichen Zeit. (ka)