Homeoffice: Software zum gemeinsam Bearbeiten

Wir stellen Web-Tools und Programme mit Cloud-Anbindung vor, die Teamarbeit von PC, Mac und Mobilgerät aus ermöglichen.

Lesezeit: 11 Min.
In Pocket speichern
vorlesen Druckansicht Kommentare lesen 155 Beiträge
Von
Inhaltsverzeichnis

Allein im Homeoffice vorm Mac oder PC sitzen und doch mit anderen zusammenarbeiten: Das geht heute problemlos. Viele Web-Tools erleichtern das virtuelle Teamwork und ermöglichen sogar die gleichzeitige Bearbeitung. Ohne großen Aufwand können mehrere Teammitglieder simultan an einem Text feilen, Ideen in einer Mindmap sammeln oder eine Präsentation perfektionieren. Dank der inzwischen obligatorischen Web- und Mobil-Apps lässt sich theoretisch auch am Strand arbeiten – nur der Empfang muss gut genug sein.

Für Mac-Nutzer sind viele Werkzeuge bereits vorhanden, was die Sache weiter vereinfacht, denn Pages, Keynote & Co. sind sowieso schon installiert, Windows-Anwender benutzen einfach die Web-Apps. Die Synchronisation geschieht bequem über die iCloud; sie hält ein Dokument für alle Beteiligten auf dem neuesten Stand. Ums Speichern muss sich also niemand mehr Gedanken machen, das passiert automatisch im Hintergrund. Auch ein chaotischer Mail-Versand von Word-Dokumenten entfällt – "Abschlussbericht-final-5b.docx" ist endlich Geschichte. Am Ende bleibt dadurch mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Schiefgehen kann dabei nicht viel, denn zumeist wacht bei den Apps eine Versionskontrolle darüber, wer was wann wie ändert. Alle Änderungen sind für jeden transparent nachvollziehbar. Mit wenigen Klicks ist ein alter Zustand wiederhergestellt, falls sich ein Team mal völlig verrannt hat. Teuer ist das alles nicht – im Gegenteil: Die meisten Dienste arbeiten heute nach dem Freemium-Modell. Derzeit gibt es sogar besonders viel Software wegen der Coronavirus-Pandemie im Angebot. Basisfunktionen sind kostenlos und reichen für den Schnellstart und auch darüber hinaus oftmals aus. Erst Zusatzfunktionen kosten Geld, gezahlt wird in Monats- oder Jahresbeiträgen. Ob sich die Mehrkosten für eine Premium-Version wirklich lohnen, ist vom Einzelfall abhängig. In der Regel gibt es einen Testzeitraum, um die Extras ohne Risiken auszuprobieren.

kurz & knapp


  • Viele Apps erlauben eine einfache Zusammenarbeit – ortsunabhängig und in Echtzeit.
  • Mehr als ein Browser und eine Internet-Verbindung sind für zeitsparendes Teamwork und effiziente Kommunikation nicht nötig.
  • Die kostenlosen Basis-Versionen der Dienste reichen für kleine Teams oftmals bereits aus.
  • Tools wie Slack lassen sich mit vielen anderen Apps verbinden, was die Zusammenarbeit weiter erleichtert.


Nutzer abonnieren die benötigten Tools für einen gewissen Zeitraum, um ihr Projekt umzusetzen. Teure Software-Pakete müssen nicht angeschafft (und aktualisiert) werden. Auch zähe Installationen sind nicht mehr nötig: Immer mehr Software wandert in den Browser. Zusätzliche Apps entfallen, ebenso das regelmäßige und zeitraubende Einspielen von Updates. Ohne Verbindung zum Internet funktionieren die Tools allerdings oft nicht oder nur noch eingeschränkt. Wer mit anderen zusammenarbeiten will, ist aber ohnehin auf eine gute Verbindung angewiesen.

Dann ist in Echtzeit zu sehen, was die Kollegen so treiben: Bei der Textverarbeitung etwa sind die Cursor der anderen farblich markiert und die eingetippten Sätze tauchen mit wenig Zeitverzögerung auf. Diskutiert wird entweder über eine Kommentarfunktion oder über integrierte Chats. Am besten klappt der schnelle Austausch über eine mächtige Kommunikationsplattform wie Slack, in der Diskussionen feinsäuberlich voneinander getrennt und projektbezogen ablaufen.

Welche Tools Sie verwenden, um gemeinsam zu arbeiten, ist auch abhängig von den anderen: Sind die Kollegen alle bei Google angemeldet, ist zum Beispiel Google Docs die einfachere Wahl, um an einer Produktbeschreibung zu feilen. Mac-Nutzer haben Zugang zur iCloud, also können sie auch gleich Apples Office-Tools verwenden. Gemeinsam haben all die Teamwork-Dienste, wie neue Mitglieder hinzugefügt werden: Entweder startet die Zusammenarbeit über einen Link, den der Eigentümer des Dokuments an die Teammitglieder verteilt. Wer ihn kennt, kann mitmachen – oftmals sogar ohne Einrichtung eines Accounts. Die Alternative dazu sind gezielte Einladungen an Nutzer. Dann muss der Admin die Mail-Adressen seiner Mitstreiter kennen, diese in den jeweiligen Dienst eintippen und die Mitglieder damit freigeben. Die Anwender müssen sich bei dem Dienst einloggen oder zunächst einen Account anlegen, wonach sie dann aber auch die vollen Funktionen nutzen können.

Gefunden in Mac & i EXTRA Workshops

Die Daten landen auf fremden Servern, nur so funktioniert die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit. Deshalb ist Vertrauen in Sicherheit und Datenschutz des Anbieters nötig. Das wissen auch die Dienste und geben sich transparent. Der Datenaustausch zwischen Apps und Browser läuft verschlüsselt ab, zudem haben die Datenschutzbestimmungen der EU (DSGVO) die Rechte der Verbraucher gestärkt. Dennoch ist bei sensiblen Informationen Vorsicht geboten: Wer fahrlässig mit den Zugriffsrechten umgeht, öffnet seine Daten womöglich für Unbefugte. Lesen Sie also die Hilfeseiten der Anbieter genau durch, um die Einstellungen für die Freigabe zu verstehen. Ansonsten gilt: Einfach ausprobieren und schauen, ob der Dienst zu Ihrem Projekt passt oder nicht.

Gerade bei der kreativen Arbeit gibt es dabei kein Falsch oder Richtig. Der eine liebt Mindmaps und würde am liebsten alles damit planen; der andere schwört auf Kanban-Boards wie bei Trello und kann nicht mehr ohne. Bei Teamarbeit sind Offenheit und eine gewisse Kompromissbereitschaft gefragt. Dann macht die Arbeit einfach mehr Spaß.