Zusammenarbeit: MS Teams als Lockangebot in eine geschlossene Microsoft-Umgebung

Die Universität Innsbruck setzt für 5.000 Mitarbeiter und 27.000 Studenten das freie Matrix/Element ein. Microsoft Teams war aus vielen Gründen keine Option.

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(Bild: Universität Innsbruck)

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  • Moritz Förster
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Ob im Homeoffice oder Büro – an einer Kollaborationsplattform wie Microsoft Teams scheint kein Weg mehr vorbei zu führen. Die zentrale Funktion ist der Chat mit den Kollegen. Doch auch große Organisationen müssen hierfür nicht ein proprietäres SaaS-Paket heranziehen – wie die Universität Innsbruck in der Praxis beweist.

iX: Gefühlt die ganze Welt stieg im Zuge der Corona-Pandemie auf Microsoft Teams um – und die Universität entschied sich für einen freien Matrix-Chat in Zusammenarbeit mit Element. Wie kam es zu der Entscheidung?

Universität Innsbruck: Das Thema Echtzeitkommunikation und -kollaboration wurde durch die Online-Lehre und Homeoffice innerhalb von wenigen Tagen zu einer der dringlichsten Herausforderungen an unserer Universität.

Allerdings hatten wir das das Glück, dass wir uns bei unserem Projekt bereits mitten im Auswahlprozess für die Implementierung einer Echtzeitkommunikationsplattform befunden hatten. Im Zuge der Evaluation der verschiedenen Systeme gab bereits Testinstallationen von möglichen Lösungen.

Bei allen Systemen, die zur Auswahl standen, war für uns die Möglichkeit des Betriebes lokaler Server wichtig. Wir betrachten einen Chat-Server als potentiell sehr zentrales Element einer Kommunikationsinfrastruktur. Auch im strategischen universitären Entwicklungsplan wird die Bedeutung der digitalen Souveränität betont. Der Wunsch nach lokalen Systemen war eine für uns logische Folge daraus.

Ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl war für uns auch die Möglichkeit, das Chat-System mit der bestehenden Infrastruktur – vom Lernmanagementsystem über Webkonferenzsysteme bis hin zu Entwicklungssystemen wie GitLab – zu integrieren und zum Beispiel auch bestehende lokale Authentifizierungssysteme (Shibboleth/SAML) zu nutzen. Hier waren Aspekte wie eine vollständige und gut dokumentierte API essentiell.

Für uns war auch die Möglichkeit einer offenen und verteilten Kollaboration mit anderen Organisationen oder Personen (über eigene Server von Organisationen oder auch öffentliche Server, wie den von Element selbst) sehr wichtig. Die grundlegende Herangehensweise bei Matrix/Element hat uns hier überzeugt: Der unbedingte Fokus auf offene, verteilte und sichere Strukturen und Protokolle war für uns ein wichtiger Faktor.

Gleichzeitig haben wir gesehen, dass eine Reihe großer öffentlicher Organisationen (von Regierungsorganisationen bis hin zu Universitäten) auf Matrix/Element gesetzt hatten oder begannen, sich damit zu beschäftigen.

Anhand unserer Kriterien hat sich gezeigt, dass für die Einführung eines neuen Chat-Systems Matrix/Element am besten eignet. Schlussendlich war es wohl eine Kombination aus all diesen Dingen, die uns überzeugt hat: Wirklich offene Konzepte/Protokolle/Systeme, ein sich abzeichnendes starkes Momentum bei der Auswahl zugunsten Matrix/Element sowie eine sehr positive Entwicklung bei der Entwicklungsgeschwindigkeit.

Die Entwicklungen an anderen Universitäten im deutschsprachigen Universitätsumfeld scheinen uns recht zu geben: War Matrix/Element hier vor einem Jahr noch recht wenig vertreten, sehen wir hier seither eine sehr starke Dynamik – immer mehr Universitäten und Hochschulen nutzen Matrix/Element oder experimentieren zumindest damit.

iX: Stichwort interne Kommunikation: Viele Organisationen setzen auch auf einen Anbieter wie Microsoft, weil sie so leichter mit externen Nutzern kommunizieren können. Wie funktioniert das mit einem solchen freien Ansatz?

Universität Innsbruck: Wie oben Beschrieben war ein wichtiger Grund für die Wahl von Matrix/Element die Möglichkeit der Föderation – der nahtlosen Zusammenarbeit über verteilte Server hinweg. Als Universität sind internationale Kooperationen eher die Regel als die Ausnahme. Ein interner "Walled Garden" hätte diese Use-Cases nicht abgedeckt. Erfreulicherweise gibt es bereits dutzende Hochschulen, die ein kompatibles System betreiben. Die TU Dresden führt hierzu eine Liste. Aber auch hunderte öffentlichen Server können genutzt werden, um externen Personen Zugriff zu relevanten Kommunikationskanälen zu bieten.

Wir sehen natürlich, das Microsoft Teams sehr weit verbreitet ist – aber es ist eine geschlossene System- und Kommunikationslandschaft, die nicht für jeden einfach zugänglich ist. Zudem sehen wir die behauptete großflächige Durchdringung nur bedingt.

Und diese Geschlossenheit ist wohl eine Design- und Systementscheidung. Sie erschwert die Zugänglichkeit des Systems und die Integration mit anderen Systemen. Und wir sehen auch die Gefahr, dass sich die Geschichten um Office oder später Exchange wiederholen – dass es ein neues „Lockangebot“, ein neuer Eintrittspunkt in eine geschlossene Microsoft-Umgebung ist – und damit gezielt offene Entwicklungen/Systeme/Standards in einem heterogenen Umfeld verhindert.

iX: Freier Software hängt der Ruf nach, dass Administratoren sie lieben und die Anwender mit ihr kämpfen. Welche Erfahrungen hat die Universität Innsbruck mit ihrer doch umfangreichen Nutzerbasis gemacht?

Universität Innsbruck: Wir haben ein breites Studienangebot (über 120 Studiengänge), über 5.000 Mitarbeitende und zirka 27.000 Studierende. Unsere Services werden also von Personen mit sehr unterschiedlichen Interessen und Schwerpunkten verwendet. Zugänglichkeit (und Barrierefreiheit) sind daher wichtige Argumente bei der Auswahl und Entwicklung von Lösungen.

Unabhängig von Softwarelizenzen bevorzugen viele Personen verständlicherweise Lösungen, mit denen sie bereits vertraut sind. Man stößt also bei der Einführung neuer Services fast zwangsweise auf kritische Stimmen, weil eine Alternative eine bestimmte Funktion mehr hat, "einfacher ist" oder aus anderen Gründen bevorzugt werden sollte. Derartige Diskussionen gibt es genauso unter den Kolleg:innen in der IT. Dieser sachlich-kritische Zugang und die offene Diskussion zeichnet die Universität als Arbeitsumfeld aus.

Der Support-Aufwand korreliert viel mehr mit der Komplexität eines Softwareproduktes. Bei einem Chat-Tool ist diese Einstiegshürde kaum ein Problem. Um den Einstieg so einfach wie möglich zu gestalten, setzen wir auf ein Webinterface als primären Zutrittspunkt und haben dies an einigen Stellen angepasst.

Zusätzlich arbeitet die Universität Innsbruck stetig daran, das Schulungsangebot für die Angehörigen der Universität an neue Anforderungen anzupassen und auszubauen.

Speziell in der Phase der Systemauswahl war uns bewusst, dass Matrix/Element im Bereich der Bedienbarkeit gegenüber anderen Lösungen noch deutliche Nachteile aufwies. Aber auch hier haben wir eine sehr positive Dynamik wahrgenommen – und dies war ein wesentlicher Teil unserer Entscheidung für Matrix/Element. Im letzten Jahr hat es hier sehr große Fortschritte gegeben. Und mit Blick auf bevorstehende neue Versionen wissen wir, dass Matrix/Element diese Lücke schon sehr bald noch weiter schließen wird.

iX: Als weiteres Hindernis gelten meist die nötigen Investitionen. Bei SaaS-Angeboten lassen sich die Preise meist leicht berechnen, bei einem freien Ansatz gelten nötige Schulungskosten für die IT-Abteilung oft als versteckte Kosten. Kann die Praxis diese Vorstellungen untermauern?

Universität Innsbruck: Für uns als Techniker bedeutet Arbeiten in der IT, dass Weiterbildung ein wichtiger Teil des Alltags ist und bleibt. Es können, bei Bedarf, formelle Schulungen absolviert werden. In erster Linie bedeutet jedes neue Projekt, dass man sich in neue Tools und Konzepte einarbeitet.

Allgemein rechnen sich Investitionen in das Personal langfristig. Die Universität Innsbruck nimmt hier ihre gesellschaftliche Verantwortung wahr und bekennt sich dazu, hochqualifiziertes Personal auszubilden und zu beschäftigen. Das Wissen und die Fähigkeiten unserer Mitarbeiter zeichnen uns aus und verschaffen uns Gestaltungsmöglichkeiten, die (speziell kleineren) Firmen oft fehlen.

Die Kalkulation als Organisation die im öffentlichen Auftrag mit (großteils) öffentlicher Finanzierung arbeitet, beinhaltet hier auch nachhaltigere Ideen als die reine kurzfristige Kostenoptimierung.

Personalkosten sind für uns nicht per se „versteckte Kosten“. Uns ist bewusst, dass wir für die Umsetzung, die laufende Pflege und den Betrieb der Systeme Personal benötigen. Aber wir können den Personalbedarf abschätzen und auch langfristig kalkulieren. Damit sind die Kosten langfristig für uns weit besser kalkulierbar und weniger versteckt als bei kommerziellen Angeboten, bei denen zu erwartende zukünftige Preissteigerungen weit mehr die Eigenschaften wirklich „versteckter“ (zukünftiger) Kosten haben.

iX: Falls sich eine Institution oder ein Unternehmen ebenfalls überlegt, eine freie On-Premises-Software einzufügen: Auf welche Hindernisse und Stolperstellen sollten sie nach den Erfahrungen der Universität Innsbruck vorbereitet sein?

Universität Innsbruck: Wie schon erwähnt verfügen wir über hochqualifiziertes IT-Personal. Der Einsatz von On-Premises-Lösungen ist ohne das Vorhandensein qualifizierter Mitarbeiter:innen nicht empfehlenswert oder praktikabel umsetzbar.

Eine lokale Lösung wie Matrix/Element bietet auch deutlich mehr Möglichkeiten zur lokalen Integration oder Automatisation (bis hin zu “Bridges” zur Einbindung anderer Chat-Systeme). Hier sollte man nicht einfach alles umsetzen, was irgendwie möglich erscheint – sondern gezielt die Bedürfnisse der Nutzer:innen adressieren, um sich hier nicht in den technischen Möglichkeiten zu „verirren“ und den Blick auf das Wesentliche zu verlieren.

Unabhängig davon, ob man nun eine lokale Lösung oder ein SaaS-Angebot wählt: Unserer Erfahrung nach ist diese Entscheidung zwar (in Kontext von Strategie oder der vorhandenen Infrastruktur) sehr wichtig. Oft wird dabei aber vergessen, dass für den Erfolg ganz andere Dinge wesentlich sind: Natürlich sind auch gute technische und inhaltliche Einführungsprojekte wichtig. Aber Dinge wie eine Kommunikationsstrategie, eine offene Kommunikationskultur und eine unterstützende Unternehmenskultur sind essentiell, um die Akzeptanz für Chat-Lösungen zu verbessern. Ein Chat-System sollte daher nicht als isoliertes technisches Projekt einer IT-Abteilung betrachtet werden. Die Zusammenarbeit mit HR, (internes) Marketing/Öffentlichkeitsarbeit etc. ist – je nach Ziel/Stoßrichtung – essentiell.

Das Interview wurde geführt mit Michael Redinger (Leiter des Zentralen Informatikdienstes), Matthias Weiler (zuständiger Systemadministrator) und Katharina Köhle (Projektleitung).

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(fo)