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Der US-Kongress erstickt an E-Mails

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Der US-Kongress kann sich der Flut an E-Mails nicht mehr erwehren. Einer Studie des Congress Online Project zufolge stieg die Zahl der eingehenden E-Mails von 20 Millionen im Jahr 1998 auf 48 Millionen im letzten Jahr, mit besonderen Volumenspitzen in Zeiten kontrovers diskutierter politischer Vorgänge.

Das hohe E-Mail-Aufkommen führt gelegentlich sogar zu der Überlastung des gesamten internen Netzes der Kongressbüros, das dann nur noch "im Schneckentempo" arbeitet. Zuletzt sei dies bei der Nominierung von John Ashcroft zum US-Justizminister der Fall gewesen.

Auf der Empfängerseite sehen sich die einzelnen Kongressbüros jeweils mit der E-Mail-Flut alleingelassen, da es weder einen zentralen Mailserver für alle Offices gibt, noch die Büros nennenswerte technische Vorkehrungen für das automatisierte Mail-Handling getroffen hätten. Für diesen Missstand, der dazu führe, dass Tausende und Abertausende von Mails unbeantwortet blieben, macht das Congress Online Project in seiner Untersuchung die schlechte finanzielle Ausstattung der Offices und deren unkluge Budget- und Personalplanung verantwortlich. In alter Tradition habe man bisher darauf gesetzt, möglichst billiges und damit unqualifiziertes Personal einzukaufen und als Kommunikatoren mit externen EDV-Dienstleistern einzusetzen.

Im Zuge des überbordenden Mailverkehrs mit seinen drastisch erhöhten Anforderungen an die technische Infrastruktur räche sich nun diese Dumping-Praxis mit den aufgetretenen Problemen eines nicht mehr beherrschbaren Datenverkehrs. Bis zu 12 Prozent des Jahresbudgets müsse in einzelnen Offices aufgewendet werden, um die nötige Daten-Infrastruktur zu schaffen und zu unterhalten, lautet eine Kernaussage der Online-Studie.

Der Großteil des Mailansturms könne bei klügerem Handling allerdings schon heute bewältigt werden, wenn die Büros nur die in der Hälfte der Fälle bereits vorhandene Software zur automatisierten Mailbehandlung nutzen würden. Vielen Offices ist allerdings überhaupt nicht bewusst, dass sie bereits über die nötigen Einrichtungen verfügen; anderen fehlt einfach die Zeit, die Mitarbeiter in der Nutzung dieser Techniken zu unterweisen. So nutzen letztlich nur 10 Prozent der Büros die Software zum Mailhandling wenigstens in Ansätzen. (klp)