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E-Government und "Effizienter Staat": Stein-Hardenberg 2.0, Montgelas 3.0, Verwaltung 4.0

Vom Sachbearbeiter über die Registraturfachkraft bis zum Ministerialdirigenten freuen sich die Behörden auf die E-Akte, die nach den Vorgaben des E-Government-Gesetzes 2020 die Papier-Akte ablöst. Auf der Messe "Effizienter Staat" wurde sie vorgeführt.

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Auf der Messe Effizienter Staat in Berlin standen die Verwaltungs- und Entscheidungsprozesse der Behörden in der digitalen Welt im Mittelpunkt des Interesses. Unter dem Motto "Verwaltung 4.0" wurde dort über Hemnisse und Fortschritte beim elektronischen Verwalten diskutiert.

Versionsnummern sind nicht nur in der Softwarebranche beliebt, auch die Verwaltungswissenschaften besitzen anscheinend eine ausgeprägte Vorliebe für sie. So steht "Verwaltung 4.0" für die Verschmelzung von Industrie 4.0 und Behörden, wenn Städte zu "Smart Cities" umgebaut werden und Zigtausende von Sensoren Werte messen und melden, von der Beleuchtung über den Lärmpegel bis zur Asphaltqualität. In diesem Szenario ist der Bürger gut behütet und überwacht, aber auch aktiv, wenn er Missstände meldet und seine Strafzettel vor Ort mit Smartphone und Paypal bezahlt, wie Aussteller auf der kleinen Messe demonstrierten.

Auf dem Messe-Kongress wurde der bayerische Finanzminister Markus Söder gelobt, der eine umfassende Digitalisierungsstrategie unter dem Titel Montgelas 3.0 eingeleitet hat, die in der Verwaltung eine Milliarde Euro pro Jahr sparen soll. Über das zentrale Portal Bayern.de sollen die Bürger mit dem neuen Personalausweis (nPA) alle Behördengänge digital erledigen erledigen können, von der KFZ-Ummeldung bis zur Krippenanmeldung.

Was der Verwaltungsreformer Maximilian Carl Joseph Franz de Paula Hieronymus Graf von Montgelas für Bayern war, waren Karl Freiherr vom Stein und Karl August Fürst von Hardenberg für Preußen. Dort, wo die Krippe Kita heißt, ist das Forschungsprojekt Stein-Hardenberg angesiedelt, dessen Ergebnisse in Berlin vorgestellt wurden.

Shared Services im eGovernment unterliefen das klassische Prinzip der Ressorthoheit, erklärte Projektleiter Tino Schuppan vom Potsdamer eGovernment Competence Center. Noch wichtiger sei die Erkenntnis, dass eine ununterbrochene Legitimationskette in einer vollkommen vernetzten Verwaltung nicht mehr überall erforderlich sei. Nach Markus Nüttgen von der Universität Hamburg liegt die Zukunft des eGovernment in der universalen Vereinfachung der Verwaltungs-Informatik. Er wünschte sich eine Software, die in einem Appstore in einer Cloud unter einer European Public Licence abrufbar und mit dem Qualitätssiegel "Made in Germany" versehen ist.

Ein Workshop zur elektronischen Schriftgutverwaltung zeigte, was die Verwaltungsfachleute bewegt. Wie Heike Stach vom Bundesinnenministerium ausführte, ist die gesetzlich vorgeschriebene Umstellung auf die E-Akte zum 1. Januar 2020 auf einem guten Weg. Die nach dem Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit standardisierten Systeme sollen ab 1. Juli 2014 mit einem elektronischem Zugang über den nPA ausgestattet, dem zum 1. Januar 2015 ein kompletter eID-Service für alle Verwaltungskräfte folgen soll. Im Basisdienst soll es zunächst darum gehen, Akten zu speichern und zu verwalten, langfristig sollen Kollaborationsverfahren und der komplette Workflow von Aktenläufen hinzukommen.

Die Firmen Atos, IBM und PDV-Systeme demonstrierten ihre Aktensysteme live jeweils am PC und am Tablet, auf dem Akten oder eine Tischvorlage in eine Sitzung mitgenommen werden können. Was möglich ist, zeigte Robert Lentz von C-Brain. Seine Firma hat in Dänemark sieben Ministerien vollständig digitalisiert und damit nach Ansicht des Fraunhofer Fokus-Institutes eine Zeitersparnis von 30 bis 45 Minuten pro Mitarbeiter erzielt.

Alle Besucher von "Effizienter Staat" und dem parallelen "Bundeskongress Haushalt und Finanzen" konnten per QR-Code eine Seite des Fraunhofer Fokus aufrufen und über die kommenden Trends in Behörden und Verwaltungen abstimmen. Eindeutiger Sieger war das Thema Mobility in der Verwaltung. Als kurzfristig ansteigender Trend wurden Wearables ausgemacht, während langfristig der digitale Nachlass zum wichtigsten Trend gewählt wurde. (anw)