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Finanzministerium veröffentlicht FAQ zur elektronischen Rechnung

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Zum 1. Juli 2011 soll das Steuervereinfachungsgesetz greifen, das die Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen drastisch reduzieren soll. So soll die Pflicht entfallen, elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu unterschreiben. Das Bundesfinanzministerium hat eine Website häufig gestellter Fragen freigeschaltet, auf der die geplanten Vereinfachungen erläutert werden.

Noch haben Bundestag und Bundesrat nicht über das geplante Steuervereinfachungsgesetz entschieden, das bislang nur als Gesetzentwurf existiert, aber zum 1. Juli 2011 wirksam werden soll. Nach Angaben des Finanzministeriums häuften sich jedoch die Anfragen interessierter Unternehmen. Ein Frage- und Antwortkatalog soll Klarheit über die Vereinfachungen bringen. Die Vereinfachungen für die elektronische Rechnungsstellung gelten als wesentliche Voraussetzung für den Start der De-Mail, der Ende des Sommers erfolgen könnte.

Nach der Gesetzesvereinfachung können Rechnungen in Zukunft per Mail, als Text- oder PDF-Anhang, als Web-Download oder eben per De-Mail verschickt werden. Die wichtigste Anforderung ist dabei, dass die Rechnung für das menschliche Auge ohne besondere Hilfsmittel wie einem Barcode-Scanner lesbar sein muss. Die bisher bindende Vorschrift, die Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) zu unterschreiben, entfällt. Hat ein Unternehmen ein "innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft und die Echtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung garantiert", so braucht es keine QES. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren soll dabei nach Möglichkeit EDV-gestützt arbeiten, allerdings können Kleinbetriebe und Freiberufler ohne kaufmännisches Rechnungswesen die Möglichkeit der Kontrolle "von Hand" vorweisen.

Das Steuervereinfachungsgesetz ändert nichts an der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist von Rechnungen. Wer als Unternehmer elektronische Rechnungen ausstellt, muss für diese Aufbewahrungsfrist geeignete Speicherverfahren nachweisen, mit denen die Dokumente "jederzeit" gelesen werden können. Das Ausdrucken und Abheften von elektronischen Rechnungen ist hingegen nicht zulässig. (jk)