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KI-Assistenten: Die Suche nach Passierschein A38 im Büro 4.0

Mit ihren KI-Assistenten versprechen Unternehmen einen massiven Produktivitätsgewinn. In Wirklichkeit sabotieren sie den Nutzer und stärken die Bürokratie, kommentiert Moritz Förster.

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KI-Assistenten: Die Suche nach Passierschein A38 im Büro 4.0

Jeder größere Konzern stellt derzeit neue digitale Assistenten fürs Büro vor. Teils agieren sie unabhängig von ihren restlichen Programmen, meist integrieren die Entwickler sie jedoch in ihre bestehenden Angebote. Das zentrale Versprechen: Der Assistent hilft dem Nutzer bei jedem Schritt und erhöht so die Produktivität des Unternehmens. Egal ob der Bot in Slack oder die KI in Microsofts Office 365 – allgegenwärtig und allwissend sollen sie dem Anwender all die leidigen Alltagsaufgaben abnehmen, damit er sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Aber lösen die digitalen Assistenten ihr Versprechen wirklich ein? Gemessen am Ergebnis scheint es vielmehr, als würden sich die Entwickler am Simple Sabotage Field Manual des Office of Strategic Services (OSS), insbesondere Kapitel 6 Sektion a orientieren. Hier fasste der Nachrichtendienst zusammen, wie seine Agenten wirkungsvoll Organisationen und ihre Produktion in die Knie bringen können. Unterteilt in mehrere Richtlinien, lassen sie sich trotz ihrer analogen Herkunft verblüffend genau auf unsere angeblich produktivitätssteigernden KI-Dienste übertragen:

Bestehe darauf, alles durch "Kanäle" erledigen zu müssen. Nimm niemals Abkürzungen, die Entscheidungen beschleunigen würden. Nicht nur, dass Programme wie Slack oder Teams alles in – wortwörtlich – Kanäle unterteilen. Die Assistenten bestehen sogar darauf, dass der Nutzer seine Arbeit durch eine exakt und kompliziert definierte Kette aus Filtern jagt, die jeden noch so winzigen Vorschlag von allen Seiten unter die Lupe nehmen, bunt aufbereiten und immer mehr Abteilungen zum Abnicken mit an Bord holen. Einfach zum Chef zu gehen und ihn zu fragen, ist den Anbietern anscheinend zu einfach.

Wenn möglich, verweise alle Sachverhalte an Arbeitsgruppen. Versuche, alle Treffen so groß wie es geht zu machen – niemals mit weniger als fünf Teilnehmern. Verweise auf bereits im letzten Meeting entschiedene Sachverhalte und hinterfrage die Zweckmäßigkeit dieser Entscheidungen. Meetings sind die Lieblingsbeschäftigungen der Assistenten und Anbieter demonstrieren hier ihre Fähigkeiten mit Vorliebe. Bei jeder Gelegenheit schlagen sie eine neue Sitzung zu den kleinsten Fragen vor und offerieren unverzüglich eine Liste zahlreicher einzuladender Kollegen. Die digitale Errungenschaft des Pre Meeting sollte man besser – so schwer es fällt – nicht für einen bürokratischen Scherz halten.

Thematisiere belanglose Punkte so oft wie möglich. Streite um die genaue Formulierung von Nachrichten, Berichten und Beschlüssen. Bei jedem Stichpunkt, schlägt der Assistent verwandte oder – so der persönliche Eindruck – zufällige Themen vor, selbst wenn sie bei der anstehenden Arbeit wenig bis nicht helfen und nur von ihr ablenken. In der Office Suite soll die KI offiziell bei Vorlagen zur Hand gehen, vielleicht blähen sie sie aber auch nur bis zum Stillstand des metaphorischen Fließbands auf. Statt jemanden das tausendste Sitzungsprotokoll schreiben zu lassen und damit danach zu leben, muss es erst die gesamte Mannschaft absegnen, wodurch es endgültig zur bürokratischen Sisyphusarbeit denn informierenden Dokument verkommt.

Sorge dich um die Korrektheit jeder Entscheidung. Hinterfrage, ob das geplante Vorgehen im Aufgabenbereich der Gruppe liegt oder ob es Regeln einer höhergestellten Verwaltung widerspricht. Immerhin brilliert das Digitale im striktesten, dumpfsten Einhalten von Regeln. Menschliche Hierarchien lassen sich im Zweifel mehr oder weniger leicht umgehen, aber prinzipiell ist die analoge Welt da geduldig. Den KI-Assistenten kann der übereifrige Angestellte eben nicht um seine Chance oder eine Ausnahme anbetteln; mit all den Meetings, Protokollen und nachdem noch der letzte Kollege die Idee mit dem eigenen Senf verwässert hat, ist jedweder Elan verflogen.

Die Richtlinien des OSS stammen aus dem Jahr 1944 und zeigen, dass ein solcher Verwaltungsapparat im Unternehmen nicht an das Digitale per se gebunden sein müsste. Genauso gilt aber auch: Nur weil es sich um die schöne neue KI-Welt handelt, löst ein Assistent noch lange nicht das Versprechen einer erhöhten Produktivität ein. Im Gegenteil kopiert und verstärkt die digitale Assistenz eher die vorhandene Bürokratie, bis sie dem Haus, das Verrückte macht, ähnelt. Und dann laufen die Nutzer im Kreis zwischen der Koordinationsabbteilung des Zukunftsarchivs und der Abteilung für provisorische Rundschreiben – viel zu beschäftigt, um irgendwas zu schaffen. (fo)

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