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Excel: Einführung in Microsofts mächtige Office-Tabellenkalkulation

Microsoft Excel ist eine umfangreiche Tabellenkalkulation, die der Entwickler als Kaufversion und als Teil seines Office-365-Abonnements anbietet.

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!!! Microsoft Excel: mächtige Tabellenkalkulation fürs Büro und daheim

[Dieser Artikel wird regelmäßig aktualisiert. Letztes Update: 7.8.2018]

Microsoft Excel ist seit rund 33 Jahren ein Dauerbrenner. Gestartet 1985 als erste rein grafische Tabellenkalkulation auf Apples Macintosh, folgte Ende Oktober 1987 mit Version 2.0 ein Ableger für IBM-kompatible PCs. Heute läuft Excel unter Windows und macOS, in funktionsreduziertem Umfang auch als Web App und als App auf iOS- und Android-Smartphones und -Tablets. Mit der Tabellenkalkulation erstellt, bearbeitet und formatiert man Arbeitsblätter und Diagramme, analysiert Daten und bereitet diese auf Wunsch grafisch auf. Seit 1989 ist Excel fester Bestandteil der Software-Suite für Büroanwendungen Office.

Anwender können sich beim Kauf von Excel zwischen Abomodellen und einmaliger Zahlung entscheiden. Microsoft vertreibt seine Tabellenkalkulation sowohl als Bestandteil seines Office-365-Abonements als auch wahlweise als separate Kaufversion namens Excel 2016 und, zusammen mit Word, PowerPoint & Co., im Bürosoftware-Paket Microsoft Office 2016. Bei der Excel-Kaufversion müssen sich Anwender mit dem Funktionsumfang der Erstveröffentlichung vom Herbst 2015 begnügen. Denn im Gegensatz zum Miet-Excel erhält die Kaufversion ausschließlich Sicherheits- und keinerlei Funktions-Updates.

Die Trichter-Diagramme im Miet-Excel eignen sich zum Beispiel, um den Erfolg einer Anzeigenkampagne darzustellen.

Damit fehlen der Kaufausgabe von Microsoft nachgereichte Features, etwa die Statistikfunktionen MAXWENNS() und MINWENNS(), die den Maximal- oder Minimalwert einer Zahlenreihe ermitteln, wenn eine oder mehrere Funktionen erfüllt sind. Auch Trichter-Diagramme und Verbesserungen bei der Bedienung bleiben Office-365-Nutzern vorbehalten: So schlägt das Miet-Excel inzwischen beim Eintippen von Funktionsnamen auch Funktionen vor, die den Suchbegriff an beliebiger Stelle im Namen tragen. Das Kauf-Excel sucht weiterhin nur am Wortanfang

Neue Funktionen lassen sich aber auch ohne die Unterstützung Microsofts in Kauf- und Miet-Version der Tabellenbearbeitung implementieren. Das gelingt zum einen über Makros, mit denen man wiederkehrende Arbeitsabläufe aufzeichnet. Excel erzeugt daraus VBA-Code, den man im Visual-Basic-Editor (Alt+F11) bearbeiten kann. Das ist praktisch, da man so schnell den Rumpf eines neuen Makros erzeugen und diesen zu einer komplexen Lösung erweitern kann. Komplexere Funktionen rüstet man auch über Add-ins von Drittanbietern nach.

So fügt etwa das für den privaten Gebrauch kostenlose ASAP-Utilities 300 Funktionen wie ein Bereichstool ein, mit dem sich markierte Bereiche in mehrere Arbeitsblätter aufteilen oder Dubletten markieren und auf Wunsch löschen lassen. Mit dem kostenpflichtigen Statistik-Paket XLStat kann man Daten nach der Aufbereitung für eine statistische Analyse direkt in der gewohnten Tabellenkalkulation auswerten. Das ebenfalls kostenpflichtige Grafik-Add-in "Graphomate Charts" erweitert Microsoft Excel um Business-Charts, die trotz zahlreicher Anpassungsmöglichkeiten ein einheitliches Erscheinungsbild abgeben.

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Um in Texten zu rechnen, gibt man den gesamten Ausdruck in Anführungszeichen ein. Zwischen zwei Kaufmanns-Und kann man sich auf Zellen beziehen oder rechnen.

Die Funktionsvielfalt und die Erweiterbarkeit können vor allem Excel-Einsteiger überfordern – dazu kommt, dass die Entwickler praktische Funktionen hin und wieder verstecken, etwa den Assistenten für Pivot-Tabellen. Diesen steuert man von Haus aus nicht über das Menü beziehungsweise über die Registrierkarten an, sondern aktiviert ihn per Tastenkürzel Alt+N+P. Alternativ lässt sich die Schaltfläche für den Assistenten in die Symbolleiste für Schnellzugriffe zurückholen: Die Schaltfläche versteckt sich unter "Alle Befehle/PivotChart-Assistent".

Für Einsteiger interessant: In Excel kann man mit einem Kniff Formeln und Texte miteinander kombinieren. So rechnet Excel auf Wunsch auch innerhalb von Texten. In einer Rechnung könnte etwa der Satz stehen: "In diesem Betrag sind xx Euro Mehrwertsteuer enthalten". Den gesamten Ausdruck der Text-und-Formel-Kombination gibt man in Anführungszeichen ein:

="In dem Betrag "&(B2)&" Euro sind "&(B2/119*19)&" Euro Mehrwertsteuer enthalten."

Alles, was zwischen jeweils zwei &-Zeichen steht, interpretiert Excel als eine Formel, die berechnet wird. Den Rest betrachtet das Programm als Text. Man kann die Angaben noch erweitern, indem man Daten berücksichtigt, die sich ständig aktualisieren. So lassen sich etwa der Name des Verkäufers oder die Bedingung des Ausstelldatums übernehmen.

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Excel ist zwar für die Bedienung mit Maus und Tastatur ausgelegt, jedoch kommt man bei vielen kleineren Arbeitsschritten schneller zum Ziel, wenn man die Maus rechts liegen lässt und mit Tastatur-Shortcuts arbeitet. So gelangt man etwa über Tastenkombination Umschalttaste+F3 direkt zum Formelassistenten, anstatt den Formel-Assistenten über das Register "Formeln" erst auszuwählen und dann mit einem weiteren Klick zu öffnen. F11 fügt ein neues Diagrammblatt ein und Umschalt + F11 ergänzt ein neues Tabellenblatt. Aber auch die Navigation in Tabellen kann man per Tastaturkürzel beschleunigen. So öffnet F5 den "Gehe zu"-Dialog und Strg+Ende springt zur letzten bearbeiteten Zeile. Microsoft Excel kennt dutzende solcher Abkürzungen, 67 Excel-Tastaturkürzel hat das c't magazin in einem kostenlosen Online-Artikel zusammengetragen.

PlanMaker orientiert sich auch optisch an Excel und bietet hohe Kompatibilität zum Vorbild.

Nach wie vor setzt Microsoft Excel vor allem im Arbeitsumfeld den Maßstab bei Tabellenkalkulationen. Während die Büropakete SoftMaker Office, LibreOffice & Co. in Sachen Textverarbeitung bereits ein gutes Stück auf Word aufgeholt haben, können die Tabellenprogramme der Konkurrenz noch nicht ganz mit Excel mithalten. So importiert etwa SoftMakers PlanMaker noch keine Daten aus Datenbanken oder dem Web und eignet sich daher kaum als Alternative, wenn es um die Verarbeitung externer Daten geht. Das LibreOffice-Pendent Calc hat Probleme beim Import von Netzdiagrammen aus XLSX-Dateien und der Datenbankimport kann sich ebenfalls nicht mit dem von Excel messen.

Gelegenheitsanwender werden solche Details erfahrungsgemäß wenig interessieren. Will man beispielsweise das Haushaltsbudget kalkulieren, eine Inventarliste über die Blu-ray-Sammlung anlegen oder die Abrechnungen des Sportvereins visualisieren, reichen die Tabellenprogramme von SoftMaker, LibreOffice & Co. in der Regel aus. Damit lässt sich im Vergleich zu Excel bares Geld sparen. Und unter Linux läuft Excel, wenn überhaupt, nur auf Umwegen. Mit der kommerziellen Wine-Version CrossOver soll das etwa funktionieren. Der Entwickler Codeweavers stellt eine 14-Tage-Testversion ohne Funktionseinschränkungen zum Download bereit.

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Noch in diesem Jahr will Microsoft mit Excel 2019 und Office 2019 seine Büro-Suite runderneuern und ihr ein aufgeräumteres Design verpassen. Die anstehende Office-Version könnte indes für Ärger bei Nutzern älterer Windows-Versionen sorgen: Nach Angaben Microsofts setzt Office 2019 Windows 10 als Betriebssystem voraus – ältere Windows-Versionen wie 7 und 8.1 wird die neue Office-Suite offiziell nicht mehr unterstützten.

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(mre)

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